關于圖書分編工作流程的問題與對策探討

宋雪

摘要：隨著信息技術的飛速發展，圖書館的書籍數量在逐年增加，體現了一所高等院校的綜合水平。然而，當下圖書的分編流程亟待優化，分編流程中的任何一個環節出了差錯或者次序出現混亂，都會使圖書管理質量受到嚴重影響。

關鍵詞：圖書分編;工作流程;問題;對策

圖書分編工作工序復雜、技術性強、工作量大，同時又是多工種、多人協作的綜合性工作。有些圖書館分編工作不規范，館員崗位安排不當，且沒有制定出工作流程，經常出現工作相互推諉、扯皮現象，各道工序的銜接出現混亂，經常相互影響，工作窩工的現象時有發生，工作中一旦出現差錯，由于責任不清，工作范圍及工作內容不明確等，以致相互指責，互相推卸責任，極大地影響了工作效率和工作質量。而主管領導每天忙于應酬，協調各方關系，不能充分發揮工作人員的積極性，即使有個別人員能力突出，也會成為眾矢之的。

一、分編工作確定合理流程的重要性

分編工作包括的工序較多，各道工序雖然各自獨立，但又相互聯系，各道工序之間的銜接非常重要，若銜接不好，便會出現差錯，勢必會影響工作進程。各道工序之間的順序也不能顛倒，否則會引起工作節奏的混亂，影響分編工作的質量。各道工序的操作過程是相互制約的，如果某道工序產生積壓，勢必影響下道工序的操作，延長圖書分編時間，影響新書及時流通。同時，各道工序的操作也是嚴格的，任何一道工序出現差錯，都會影響幾道工序，以至全部工作流程。

（一）確定合理的工作流程，是實施合理工作量的重要依據。

采編工作實行定額管理，定額管理打破以往圖書館管理制度中的“大鍋飯”，充分體現了“公平競爭”的原則。但定額管理也必須以合理的流程做依據。否則，僅憑數量指標，難以合理地確定各道工序的工作量。只有制定合理的工作流程，才會最大限度地減少圖書著錄的誤差，將錯誤降到最低點。

（二）確定合理的工作流程，可以提高工作人員的積極性。

由于分編工作的各工序勞動強度、工作難度不一，有些工序是復雜勞動，需要一定的科學技術知識，有些工作是簡單勞動。若僅憑主觀判斷，而沒有合理的工作流程，各工序的勞動量不均衡，勢必造成工作人員的攀比心理，從而影響工作質量和工作人員積極性的發揮。

（三）確定合理的工作流程。

使各工序職責分明，可以提高工作質量，使工作人員有章可循哪道工序出現問題，哪道工序及時解決，杜絕互相推諉和誤工現象，提高分編工作的效率和質量，加速在編圖書的周轉。

二、確定合理工作流程的原則和條件

合理工作流程的確定與各館規模，每年進書量，人員多少及是否實行計算機管理等密切相關，不能簡單一概而論，要視各館具體情況而定，以下提出的一般原則及條件，僅供參考。

（一）最佳性

在當前條件下，分編工作的工序和操作過程及實施辦法是合理的，力求減少各工序間不必要的重復工作。

（二）直流性和緊湊型

確定工作流程盡可能走直線，盡量減少曲線和回線，各工序間銜接緊湊、有序，在加工圖書的移動次數最少，傳遞方式適宜，減少勞動消耗。例如，在加工圖書時采用分批方式，用樣本書和工作單在各工序間流動，既減輕勞動強度，又減少在加工圖書的整體移動次數，加快了圖書加工的進程。

（三）節奏性和均衡性

分編圖書時要掌握一定的節奏，注意各道工序的均衡，各工序加工圖書既不產生負擔過重，又無窩工現象，使工作人員勞逸結合。

三、當前圖書館管理中存在的問題

圖書館管理的目的是提高服務質量，為讀者提供更好的閱讀服務。而就我國當前的圖書館管理狀況來說，由于館內所配置的管理系統的種類很多，比如書籍保存管理系統，借閱管理系統等，這些同時存在的管理系統因種類過多，使得圖書館管理變得一片混亂，嚴重降低了圖書館管理質量。我國境內現有圖書館在管理工作中存在的主要問題有：

1.圖書館內部存在多個管理系統共存現象，這些系統在實際運行時容易發生交叉管理，不利于館內資源的共享和利用。

2.在圖書分編上，由于不同圖書館都具有自己的、不同的圖書分類體系，因此當圖書館進行合并，統一之后的圖書館在圖書分類上會存在多個分類體系，這一現象同樣會阻礙圖書館分編工作的開展。

3.圖書館合并之后，統一化下的圖書館在目錄檢索體系上也會出現做種目錄體系并存的問題，這一問題與前兩個問題一樣，很可能造成圖書館內部分管理工作發生交叉，使用目錄檢索時，相同的目錄在聯合總目錄中多次、重復出現，影響圖書館信息管理質量。

四、實現圖書館分編工作流程最優化的措施

（一）盡量進行小批量作業

所謂的小批量作業，是指把進購的大批圖書按照具體需要和標準，分成若干小批，把每一小批作為一個單元，按照流程進行收納，直至做完入庫。在分批過程中，每個小批的數量可多可少，作業時間可長可短，具有很強的靈活性，這樣就可以根據客觀需求，把某個時段急需的任務完成，不是急需的便可以延后，這樣交書速度快，提高了圖書利用率，而且一旦出錯就可以及時查出，由于是小批量，改正比較簡單。

（二）優化采編流程的內部工作

圖書館采編流程優化的內部工作是指在信息流程過程中采用BPR模式處理，通過這一技術將信息采集流程優化。在工作過程中，通過對于圖書的優化整合，合理分析目前的信息使用情況，達到提高采集流程效率的目的。在整個優化過程中應當以讀者的需求為最先考量基準，應當對整個信息庫進行整合利用優化，而不是以任何局部的綜合分析為依據，無法照顧全局。

（三）完善圖書分編工作流程管理制度

目前圖書分編工作流程管理制度還不夠健全，主要是對工作人員管理力度還不夠，工作人員沒有必須遵守的規章制度，因此，圖書館管理人員要不斷完善圖書分編工作流程管理制度。首先要制定分編流程規范制度，工作人員必須嚴格按照這種規范和規定開展工作，分編工作主要包括采購、分類、歸檔等方面工作，這些工作必須有明確的工作標準規范，這樣工作人員才能提高工作責任心，認真做好本職工作。

總之，對于圖書館的整體工作而言，圖書分編是必不可少的重要環節之一。一個統一、嚴格、科學的圖書分編流程是圖書分編工作規范化的重要保證，圖書館應抓住機遇，提升管理水平，與時代同步，與國際接軌。應該勇于變革與實踐，摒棄落后、狹隘的管理模式，積極探索更好的管理和服務模式，優化館藏結構，更好地服務學生，服務人民。

參考文獻：

[1]周明華.編目工作流程設計中的幾種關系處理.圖書情報知識，2015，（6）

[2]桑萍.圖書分編工作質量控制的探討.華章，2016，（11）