聯絡員制度在高校人事檔案材料收集中的應用

[摘 要] 人事檔案材料收集是人事檔案管理工作的首要環節。建立聯絡員制度，完善人事檔案材料收集體系，有助于形成暢通的人事檔案材料收集網絡。構建有效的人事檔案材料收集責任制，是切實做好人事檔案收集歸檔工作的有力保障。

[關鍵詞] 人事檔案；聯絡員；收集

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 15. 064

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）15- 0158- 04

0 前 言

人事檔案材料收集是人事檔案工作的基礎，其工作質量的好壞直接影響到后續的整理、保管、利用等環節。當前時期，高等院校多實行校院兩級管理制度，雖然高校人事檔案根據權限一般由組織人事部門統一管理，但人事檔案管理絕非完全依靠管檔部門。如人事檔案材料的收集，就需要其他各二級單位，特別是檔案材料形成單位的協助。而現行的檔案材料收集主要依靠檔案管理人員主動索要，使材料收集工作存在不及時、不全面等問題[1]。人事檔案聯絡員制度是保證人事檔案材料收集完整性、時效性的有效途徑。建立聯絡員制度，完善人事檔案材料收集體系，有助于形成暢通的人事檔案材料收集網絡、構建有效的人事檔案材料收集責任制。

1 建立人事檔案聯絡員制度

1.1 聯絡員對象及職責

健全人事檔案聯絡員制度，首先要在校內各單位（含職能部門、二級學院）設立人事檔案工作聯絡員，并由人事檔案管理部門備案。選取的聯絡員須為在編在崗人員、中共黨員，要求政治可靠、責任心強。聯絡員應保持相對穩定，如因工作調動或其他情況需要調整的，應盡快重新上報并做好工作交接。其次要明確聯絡員的工作職責。總的來說，人事檔案聯絡員的職責如下：參加人事檔案管理部門的培訓，接受業務指導；負責做好本單位人事檔案材料的收集和報送工作，對本單位產生的檔案材料，應在規定時間內及時報送人事檔案室歸檔，并按規定履行接收和移交登記手續；協助學校管檔部門做好人事檔案信息工作。

1.2 聯絡員工作要求

健全人事檔案聯絡員制度，還須對聯絡員的工作要求做出規定：

（1）檔案材料一經產生，須于一個月內送交人事檔案室歸檔，并按規定填寫《人事檔案材料報送單》履行移交登記手續，不得積壓、延誤或擅自扣留。

（2）收集、送交的檔案材料須為對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備、辦理完畢的正式材料，嚴禁涂改、貼補或做其他任何技術處理。

（3）歸檔材料一般應使用A4紙型（長297 mm，寬210 mm）。材料左邊應留有25 mm的裝訂邊。表格或文本要居于版面正中，雙面打印的材料正反面的內容要對齊、不錯位，文字必須是鉛印、膠印、油印或藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍墨水和復寫紙書寫。

（4）歸檔材料一般應為原件。證書、證件等特殊情況需要復印存檔的，必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或其人事關系所在單位組織（人事）部門公章。

（5）檔案材料在收集、報送過程中，不得丟失、損壞材料，不得泄露材料的內容。

2 完善人事檔案材料收集體系

人事檔案聯絡員的基礎任務是妥善收集人事檔案材料，保證材料收集的完整性。人事檔案管理人員在此基礎上對檔案材料進行補充收集，保證材料收集的時效性。人事檔案聯絡員、管理人員共同組成了檔案材料收集隊伍，聯絡員分散收集、管理人員集中補充的方式構成了檔案材料收集體系。無論是聯絡員還是管理人員，都應明確人事檔案材料收集范圍以及材料報送的程序和時限。

2.1 人事檔案材料重點收集范圍

由于各部門形成的材料不同，為便于開展工作，人事檔案管理部門可根據學校工作實際，有針對性地細化、明確收集范圍。現將高校人事檔案主要材料名稱、涉及的責任單位及注意事項列出如表1“清單”，以供參考。

在進行人事檔案 材料的收集時，還需注重材料的完整性和規范性。如履歷表須貼照片、本人簽字、蓋公章；證書復印件須由組織人事部門蓋章；榮譽證書、表彰決定復印件要歸檔的，每份材料要核對后加蓋組織人事部門公章；對于處分材料，要注意其成套性，手續要齊全。

2.2 人事檔案材料的報送時限及程序

形成和審批材料的二級單位聯絡員要明確掌握檔案材料的形成信息，將材料由事后收集變成事前介入、事中參與，在一定程度上保證材料的真實可靠[2]。對于一些有固定形成時間的常規材料，聯絡員應在確定的時間內移交，如年度考核表、工資審批表等應在工作完成后的一個月內收集完畢并移交；對非固定時間形成的材料，通常一年收集并移交一次。應歸檔材料收集后，須填寫《人事檔案材料報送單》，由聯絡員確認、分管領導審批后統一報送至人事檔案部門，由人事檔案管理人員進行整理歸檔。除接收聯絡員上報的材料之外，管理人員還應密切關注學校各相關部門工作動態，及時了解教職工職務、職稱、學歷學位變動等情況，以便第一時間與相關聯絡員取得聯系，跟蹤收集補充相應的任免、職稱評審、學歷學位等材料，以提高教職工人事檔案的完整性[3]。

3 結 語

建立聯絡員制度，完善人事檔案材料收集體系，是切實做好人事檔案收集歸檔工作的有力保障。在制度制定層面，要確定聯絡員人選及聯絡員職能、明確材料收集范圍及報送要求。除此之外，在制度落實層面，須注意以下兩點。首先，要加強教育，提高認識[4]。人事檔案部門要不定期對聯絡員進行培訓，在人事檔案政策、知識方面給予指導，將其培養成為技術水平高、業務能力強的干部，更好地為人事檔案工作服務。其次，要細化要求，強化責任。切實執行校、院兩級聯絡員制度，形成由聯絡員經辦、二級單位領導分管的責任制，并定期檢查制度執行情況，把聯絡員的檔案工作實績作為其年度考核的重要方面。檔案管理員要加強與各聯絡員的聯系，對其工作進行督促和指導，對存在的問題提出改進意見和建議。

主要參考文獻

[1]寧愛鳳，柴艷杰，盧伶俐.校院兩級管理中，學院人事檔案收集利用管理初探[J].消費導刊，2008（5）：102.

[2]閆冬.加強制度創新提高干部檔案管理水平[J].神州，2013（2）：256.

[3]錢劍群.學校干部人事檔案材料收集三大要務[J].浙江檔案，2012（7）：61.

[4]劉煥.廣水市組織人事部門聘請檔案聯絡員嚴把檔案材料“入口關”[J].湖北檔案，1999（3）：43.