e-Sciencee背景下重大科技項目檔案收集歸檔研究

李盛楠 王芳

摘要：在e-Science背景下，重大科技項目檔案收集歸檔對于以數據分析為核心的科學研究范式具有重要意義。本文運用案例研究方法，對中國科學院6個戰略性先導科技專項進行研究，分析了重大科技項目檔案收集歸檔存在的問題，并從建立檔案收集工作網絡與責任體系、落實“四同步”制度、明確檔案的歸屬與流向、編制研究過程文件歸檔范圍等四個方面提出了建議。

關鍵詞：檔案收集工作網絡檔案歸屬與流向研究過程文件歸檔范圍案例研究

Abstract： Under the background of e-Science， archives collection and filing of major science and technology projects is of great significance to the scientific research paradigm centered on data analy？ sis. This paper uses case study method to re？ search six strategic pilot technology projects of the Chinese Academy of Sciences. We analyzes the problems existing in archives collection and filing of major scientific and technological projects， and puts forward some suggestions from four aspects， including the construction of archives collection work network and responsibility system， the imple？ mentation of the "four synchronization" system， the ascription and direction of the archives， and the compilation of the file filing scope of the research process.

Keywords： archives collection work network； ascription and direction of the archives； research process documents； filing scope； case study

一、引言

黨中央高度重視我國科技發展，十九大報告從戰略高度強調創新是引領發展的第一動力，要擴展實施國家重大科技項目，建立技術創新體系。[1]重大科技項目是體現國家戰略目標，致力于突破前沿基礎科學和戰略高技術問題，為我國開辟產業發展新方向、保障國家安全提供強大支撐的科學技術研究。[2]項目投資規模大，實施周期長，具有多學科、多目標、多主體、多地域特點。

重大科技項目產生的文件材料包括科研管理文件、研究過程文件（設計文件、技術配方、工藝參數、實驗數據、測試記錄）[3]和科技成果文件、儀器設備文件等。隨著大數據、“科研信息化”（e-Science）的發展，以“數據密集型科學”的科學研究第四范式興起，科學發現越來越依賴于對數據的收集和分析處理[4]，而實驗數據、關鍵技術等研究過程文件的收集歸檔對于以數據為核心的科研活動愈發重要，因此做好重大科技項目檔案收集歸檔工作顯得格外迫切。

二、文獻回顧

（一）科技檔案收集歸檔難的原因分析

國內研究者們主要從四方面探討科技檔案收集歸檔難的原因。一是歸檔意識方面，顧林國等人認為領導檔案意識不強是導致科技檔案收集歸檔難的主要原因。[5]二是法規制度方面，徐擁軍等提出由于科技檔案工作內外環境的變化，原有的科技檔案管理法規制度不能滿足現行的科技檔案形勢。[6]三是標準規范方面，畢建新提出科研檔案中原始記錄收集一直未能得到有效解決的原因，在于科技檔案標準規范中未提出原始記錄的歸檔要求。[7]四是人才隊伍方面，研究者們提出檔案人員不懂科技業務，[8-9]不能很好地對檔案完整性進行審核。

（二）科技檔案收集歸檔策略

為了提高科技檔案歸檔率，研究者們從法律制度、納入機制、歸檔質量控制等方面進行探討。加小雙等指出在頂層法律層面缺乏科技檔案管理制度的設計。[10]此外多位研究者們對納入機制進行了研究，認為納入機制的落實是確保檔案完整的有力保障。張斌等指出納入機制包括“三納入”“四參加”“四同步”制度[11-13]，在執行落實納入機制的基礎上，研究者們提出歸檔質量控制概念[14-15]，讓檔案人員提前介入，掌握一手資料，切實做好歸檔質量的審核。

上述文獻對科技檔案收集歸檔難的原因、對策進行了較全面的探索，但重大科技項目是新興科學研究活動模式下的產物，給檔案工作帶來了新情況、新問題，需要探索新做法。此外，大部分對策具有宏觀性，缺乏可操作性。因此，本文采用案例實證研究方法，聚焦于對問題的發現與深度追問，提出可操作性對策，一方面推動檔案收集歸檔工作規范有序開展，另一方面對檔案管理研究提供理論支持。

三、研究設計

為保證研究結果的科學性，筆者以6個中國科學院戰略性先導科技專項（以下簡稱“先導專項”）作為研究對象，其中3個為前瞻戰略科技研究方向、3個為基礎研究方向，研究領域涉及能源科學、生態環境等。先導專項是經國務院批準由中國科學院（以下簡稱“中科院”）組織院內外優勢力量共同實施的重大科技任務。[16]

本研究對案例的調研工作時間為2017年4月至11月，共持續7個月。數據收集方式主要有文獻調研、深度訪談、實地觀察。數據收集內容主要包括先導專項的文檔材料，如政策性文件、先導專項檔案文件；對6個先導專項的13位科研人員、7位檔案人員進行深度訪談的數據；實地考察科學裝置、實驗過程的數據，并采用開放式編碼數據分析方法通過閱讀、提取、分析，進而對數據進行對比與分類，歸納提煉出主要問題類別。

四、存在問題

近年來，國家高度重視重大科技項目檔案收集歸檔工作，科技部研究制定了《國家科技重大專項（民口）檔案管理規定》[17]，明確規定了歸檔質量與范圍、過程管理與保存、檔案驗收等內容。雖印發了規章制度，但實驗數據、關鍵技術文件歸檔不齊全現狀依然普遍存在，通過編碼分析發現問題主要為：

（一）缺少檔案收集的工作網絡與責任體系

重大科技項目研究目標宏大、任務層級多，往往需要多部門協調、多單位合作，因而檔案收集主體多，涉及人員包括項目負責人、課題負責人、項目（課題）參與人員、檔案管理人員、兼職檔案人員，因此重大科技項目檔案收集工作需要各單位、各部門人員職責明確、相互配合。但筆者調研發現，目前整個收集工作流程缺少溝通和審核機制，人員職責不明確。一是項目（課題）參與人員未按照歸檔范圍進行預立卷工作，只是隨意將文件材料進行收集，待項目結束后交給兼職檔案人員；二是兼職檔案人員接收到材料后，整理后直接向檔案管理人員移交，這樣一來兼職檔案人員既沒有對歸檔材料進行質量審核，也沒有和檔案管理人員進行清點、簽字等交接手續；三是項目（課題）負責人在檔案移交至綜合檔案室前，并未對所承擔任務形成檔案的完整性、真實性進行檢查；四是檔案管理人員逐一審核發現問題時，找不到工作對接人，處于“無人回應”的狀態。

（二）檔案收集歸檔來與項目同步進行

目前，檔案收集歸檔工作大多是在項目（課題）驗收階段布置，導致很多重要的研究過程文件收集困難。由此可見，檔案收集歸檔工作嚴重后滯化，處于科學研究工作鏈的末端，并且在項目（課題）立項、年度工作匯報、中期檢查等關鍵節點未開展檔案監督檢查工作。科研人員為了驗收而“驗收”，無法確保檔案的完整、準確、系統性。

（三）缺少對檔案歸屬與流向的制度保證

結合重大科技項目檔案收集工作實際，筆者發現制約檔案收集歸檔關鍵原因是檔案歸屬與流向規定模糊。第一，重大科技項目涉及的研究單位眾多，包括研究機構、高校、企業。這些研究單位在檔案行政管理上不存在隸屬關系，無法根據檔案部門管理體制來要求檔案的歸屬與流向。第二，檔案的歸屬流向問題并無明確、具體的規定，導致重大科技項目檔案報送、接收、保管工作沒有相應的制度依據來約束。

（四）缺乏研究過程文件歸檔范圍

實驗數據、觀測數據等研究過程文件不僅是科學發現的基礎，也是科學研究全過程的反映。面對以PB級別增長的研究過程文件，如何保存高價值、高質量的科學數據，明確研究過程文件歸檔范圍至關重要。目前重大科技項目任務承擔單位參照執行的是普適文件歸檔范圍，并沒有根據不同的研究特點判斷形成文件是否具有保存價值。例如野外科考、地質勘測，它們的原始記錄及科考照片、音視頻具有極高保存和利用價值，但能夠完整保存下來的少之甚少。

五、對策建議

（一）建立“自上而下、協同推進”的檔案收集工作網絡與責任體系

重大科技項目檔案收集需要構建工作網絡，明確收集主體和職責，實行“抓主體、責任實”的檔案收集管理。組成檔案收集工作網絡的任務層級是指項目、課題，人員主要包括各任務層級負責人、檔案管理人員、兼職檔案人員。基于此形成的“自上而下、協同推進”的工作網絡（見圖1）。

以檔案工作網絡為基礎，明確收集主體與職責。一是各任務層級負責人是檔案收集第一責任人，對所承擔任務形成檔案的完整性、真實性負責；二是兼職檔案人員既是科研人員、同時也是兼職檔案人員，是科學研究與檔案管理銜接的橋梁，所處的角色至關重要，因此不僅要負責所屬任務層級的歸檔工作，還應配合檔案管理人員做好質量審核及相關工作。三是檔案管理人員負責業務指導與檢查，對所屬任務層級形成的檔案進行質量審核。四是科研參與人員不能拒絕歸檔，應嚴格按照歸檔范圍做到應歸盡歸。

（二）落實檔案工作的“四同步”制度

“四同步”是在《科學技術研究檔案管理暫行規定》中明確規定的制度。但是由于缺乏強有力的監督管理，使得“四同步”制度流于形式，沒有得到貫徹落實。真正將“四同步”制度落到實處，需要重大科技項目管理層自上而下的推動，層層傳輸壓力，激發干勁，一級帶著一級落實。首先，檔案工作主管部門應通過制修訂制度、參加重大科技項目啟動會和工作年度會、監督指導等措施推動“四同步”制度的實施。其次，重大科技項目牽頭單位對各任務承擔單位宣貫“四同步”制度，通過查閱文件材料、訪談、審核檔案質量等方式檢查落實情況，并通報檢查情況。最后，各任務承擔單位根據上級工作的安排，認真完成“四同步”要求。

（三）建立檔案的歸屬與流向制度

建立重大科技項目檔案歸屬與流向制度，可以使檔案收集工作規范化、有序化，并使“由誰移交，誰來保管”一目了然。第一，確定報送與接收要求。項目、課題承擔單位應向項目牽頭單位報送有關重大科技項目檔案，其中項目牽頭單位系統內及直屬單位報送檔案目錄，項目牽頭單位系統外的合作單位保存各自產生的檔案，將檔案復印件報送至項目牽頭單位。

第二，明確項目承擔單位的檔案報送范圍。不僅應報送科技成果文件、科研管理文件、還應報送研究過程文件（設計文件、技術配方、工藝參數、實驗數據、測試記錄等）和照片、音視頻、電子文件等特殊載體檔案。項目牽頭單位系統外的合作單位不能因研究成果是“自己創造的”而拒絕報送，凡是使用重大科技項目經費所產生的研究成果均應報送。

第三，建立“目錄集中、實體分散”的保管模式。重大科技項目具有地域分散的特性，所形成的檔案具有多地域的特點，因此“檔案實體統一保管”的傳統檔案保管模式無法適應新時期下重大科技項目檔案的形成規律。鑒于此，項目牽頭單位除保存自己產生的檔案和系統外合作單位的檔案復印件，還需保存全套檔案目錄，以便日后查詢利用；各任務承擔單位保管本單位形成的檔案。

（四）編制研究過程文件歸檔范圍

研究過程文件的收集是科學研究的基礎，編制研究過程文件歸檔范圍，才能保證重大科技項目檔案收集工作的有序開展。具體編制方法如下：

首先，掌握編制原則。研究過程文件應通過圖、文、聲、像互補方式復原出科研的全過程，即包括不同載體的原始記錄。對于處于國際領先或填補相關領域空白的研究，其產生的各階段科學數據應體現“從寬”原則。其次，明確適用范圍。與適用于各任務層級的重大科技項目歸檔范圍不同的是，研究過程文件歸檔范圍僅適用于某一課題層級（真正科研活動一般存在于最低任務層級，如課題層級）。最后，談談編制方法。一是制訂工作方案，確定組成人員及工作流程。一般來說，是由檔案管理人員、檔案主管部門負責人、課題兼職檔案人員、課題科研人員、課題負責人組成。先由課題兼職檔案人員和綜合檔案室檔案人員編制研究過程文件初稿，然后與課題組科研人員確認編制是否合理，經科研人員修訂后，由檔案主管部門負責人、課題負責人審批后發布執行。二是明確編制依據，其中調查研究、深入實際是做好編制工作的基礎。調查研究是指根據年度工作計劃及結題驗收報告，找出重點研究成果及每個研究成果的實驗階段，根據每一步實驗階段探討應產生的文件材料。深入實際是指深入到科研第一線，了解科研活動的特點和規律。需要說明的是，研究過程文件歸檔范圍的實施是一個動態的過程，如實驗階段發生了變化，或是因為學科布局而調整研究思路，那么研究過程文件歸檔范圍也要作出相應的調整。

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作者單位：1.中國科學院檔案館2.南開大學商學院信息資源管理系