檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

任根才

摘 要：隨著信息科技的發(fā)展，檔案的信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案管理的主要形式，可以預(yù)見，在未來的一段時間內(nèi)，信息化檔案管理都是檔案管理的主流。這種方式不僅僅有利于檔案的管理保存，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享與融合，因此進行檔案信息化建設(shè)的研究有著重要的意義。目前我國的檔案信息化建設(shè)與檔案的管理仍然存在一些問題，所以，對檔案信息化建設(shè)與管理中存在的問題進行分析并提出改進措施有著重要意義。

關(guān)鍵字：信息化；檔案管理；建設(shè)

對檔案進行信息化管理就是把檔案當(dāng)中的內(nèi)容進行保存方式的轉(zhuǎn)變，從實體保存轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒈４妫@樣能夠達到保存的信息多，而且保存的信息長久等目的，方便查閱與共享，也提高了檔案管理的能力。目前我國的很多機關(guān)與企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是目前如何進行科學(xué)的檔案信息化建設(shè)仍然處在摸索的階段，障礙重重。如果不對這些問題進行分析研究，歸類整理，并提出改進措施，會降低檔案管理的效率與質(zhì)量，所以應(yīng)當(dāng)重點分析與思考。

1 影響檔案的信息化建設(shè)與管理的原因

1.1 缺乏對檔案信息化的正確認識

檔案的信息化革新了人們對于檔案保存與管理的認識，改變了傳統(tǒng)的檔案保存方式，因此具備符合時代發(fā)展的先進性。但是一些工作人員對于檔案的信息化缺乏正確的認識，沒有認識到信息技術(shù)的發(fā)展對于檔案管理產(chǎn)生的積極影響，而且由于年齡等問題，一些還在崗的工作人員缺乏對計算機的學(xué)習(xí)，能力不足以勝任信息化管理檔案的需求，管理能力相對較差，無法對信息化建設(shè)的資源合理利用，造成資源的浪費。信息技術(shù)對于檔案管理的積極影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一、利用信息技術(shù)的能力能夠大大地提高檔案管理部門的效率，增加檔案的存儲量。第二、檔案管理如果實現(xiàn)了信息化的建設(shè)能夠便于檔案的查閱與管理，這樣能夠大大提高工作部門的個人工作管理效率，真正為需要的人民提供方便。第三、信息化管理與建設(shè)檔案方便實現(xiàn)資源的共享，提高檔案的組織管理效率。目前，一些檔案管理人員并沒有認識到信息化檔案建設(shè)帶來的優(yōu)勢，甚至有一些人阻礙檔案的信息化建設(shè)，放慢了檔案的信息化建設(shè)速度，也對檔案管理的效率造成了一定的影響。所以，影響檔案信息化的一個重要因素就是缺乏對檔案信息化的正確認識。

1.2 對檔案信息資源的運用存在一定的錯誤認知

影響檔案的信息化建設(shè)與檔案管理的其中一個原因是對檔案的信息資源運用存在一定的錯誤認知，這個因素的存在阻礙了工作中檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)的檔案管理理念一般認為，檔案管理就是把檔案存放在檔案館中，做好目錄，能夠找到就可以了，而且還能夠較為長久地進行保存。但是現(xiàn)代信息化檔案的管理目的卻是實現(xiàn)資源的共享，把管理的核心從長久保存、能夠找到轉(zhuǎn)向檔案資源的共享上來，以便于更好地利用檔案資源為大眾服務(wù)，提高檔案資源的利用率，充分發(fā)揮檔案管理的價值與作用。然而部分管理人員的觀念偏向于傳統(tǒng)管理，還是比較注重檔案的管理與保存，并不注重檔案的共享與合理利用，所以使得檔案的管理效率降低，管理水平低下。

2 加強檔案信息化與檔案管理的建議

2.1 加強電子文件的管理

隨著信息化的發(fā)展，越來越多的信息被傳到網(wǎng)上，所以電子文件的檔案管理非常重要。加強電子文件管理需要建立專業(yè)的電子信息與檔案資源維護的技術(shù)部門，保證電子文件的歸檔并做好相關(guān)的處理工作，定期復(fù)制以免檔案丟失。另外還需要購買必要的設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)檔案的信息交換、共享。另外還要建立健全的管理制度，改進傳統(tǒng)的管理制度，以適應(yīng)當(dāng)前新時代背景下的信息管理，達到提高信息化管理手段的目的。

2.2 提高信息化檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的從業(yè)素質(zhì)直接決定著檔案管理的質(zhì)量與效率，所以提升檔案管理人員的素質(zhì)與技術(shù)水平非常重要，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力主要有以下幾點：第一是需要選擇具備專業(yè)技術(shù)能力的檔案管理人員，這些人員的工作內(nèi)容不僅僅是存放檔案與查找檔案還需要能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)上對檔案的存儲與接收工作爛熟于心，能夠做好，還能夠完成對檔案格式以及一些內(nèi)容的修改工作。因此工作人員應(yīng)當(dāng)提升自己的計算機使用技能，不斷提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力。第二是要對人員定期進行培訓(xùn)，因為信息化技術(shù)在不斷發(fā)展，因此從業(yè)人員的能力也需要不斷提高，以滿足檔案管理工作對于工作人員能力的要求，定期進行組織培訓(xùn)能夠提高從業(yè)人員的知識儲備，促使從業(yè)人員提升自己的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)，做到與時俱進。第三是要建立競爭機制，發(fā)揮管理人員的主動性，設(shè)置合理的崗位，保證能夠發(fā)揮每一個人才的作用，激發(fā)每一個檔案管理人員的積極性。

3 結(jié)語

信息化檔案的建設(shè)與檔案管理是很重要的工作，信息化能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理的能力，使資源得到充分利用。想要做好這個工作需要對工作中存在的問題進行研究與剖析。本文研究了信息化與檔案管理中存在的問題，提高了信息化建設(shè)與檔案管理的能力，提出了合理化建議，具有一定的價值。

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