論新時期如何做好報社檔案管理工作

李正平

摘 要：科技的高速發(fā)展以及社會生產(chǎn)力的顯著提升使得信息化容量越來越大，資料作為信息資源的一種也發(fā)揮著越來越重要的作用。在這樣的新時期里，檔案管理不再局限于簡單地保管資料，而是提高工作效率與質(zhì)量不可缺少的部分。所以本文就以報社檔案管理為對象，探討其主要特征以及新時期的工作策略，為報社的管理與發(fā)展保駕護航。

關(guān)鍵詞：報社；檔案管理；工作策略

在以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為代表的先進技術(shù)不斷發(fā)展的新時期里，報社檔案管理面臨巨大挑戰(zhàn)。報社不但要保管報紙業(yè)務(wù)檔案、文書檔案、財務(wù)檔案以及科技檔案、人事檔案等資料，還要做好檔案科學(xué)管理。所以為提高報社的檔案管理科學(xué)化水平，在新時期做好檔案管理工作是擺在報社面前的重要課題，必須加強探究。

1 報社檔案管理的主要特征

報社的領(lǐng)導(dǎo)體制以及管理形式都較為特殊，其檔案管理和行政機關(guān)、企事業(yè)單位等也存在差異，具備自身的特征，這主要體現(xiàn)在：

一是檔案管理涉及范圍較廣。因為報社工作要向社會各個領(lǐng)域、行業(yè)延伸，對于材料的收集歸檔不能只關(guān)注內(nèi)部活動材料，還要拓寬視角，豐富庫藏，以免遺漏。二是檔案具有較高保存價值。因為報社是宣傳輿論機關(guān)，社會效益是最高準(zhǔn)則，黨性鮮明，必須以服務(wù)于社會主義建設(shè)、服務(wù)于人民為辦報宗旨，這決定著其檔案具有巨大的價值。三是檔案管理的難度較大。因為報社并沒有垂直的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)管理機關(guān)，各部門業(yè)務(wù)也處于交叉狀態(tài)，形成的材料與檔案較為雜亂，增大整理與管理的難度。四是檔案被頻繁利用。因為報紙具備時效性，需要報社不停運行，不僅工作時間長，檔案被利用的機會也較多，上級部門查找領(lǐng)導(dǎo)人的文稿、題詞、字畫以及活動照片，用于編著書刊或出版紀(jì)念冊、畫冊，還是相關(guān)單位查找能反映大事件的照片、報道等，用于編史修志，或者是個人查找自己寫的文稿，用于提供作品、申報職務(wù)等，以及地方報業(yè)史、新聞志等的編寫均需要利用報社檔案[1]。

報社檔案管理的這一系列特征充分表明，在新時期做好檔案管理工作勢在必行，這不僅是集中統(tǒng)一管理檔案的現(xiàn)實需要，也是順應(yīng)發(fā)展形勢的客觀需要，具體可從以下方面進行。

2 新時期做好報社檔案管理工作的策略建議

2.1 不斷學(xué)習(xí)，增強檔案管理工作意識

檔案管理的專業(yè)性較強，尤其是在新時期里，要求報社檔案人員必須增強工作意識，具備高度責(zé)任感以及優(yōu)良職業(yè)道德，用細致的態(tài)度、一絲不茍的作風(fēng)、扎實的理論知識、專業(yè)技術(shù)特別是運用現(xiàn)代化手段提升檔案管理工作技能，自覺不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，持續(xù)拓寬知識面，提升綜合素質(zhì)，這是新時期做好報社檔案管理工作的根本保障。檔案管理的科學(xué)化與信息化是新時期報社檔案人員面臨的新要求，是檔案管理必然的改革與發(fā)展方向，檔案人員學(xué)會用計算機取代手工工作模式，能使檔案管理工作事半功倍[2]。例如：在實際中，檔案人員要基于計算機將人工立卷模擬出來，接著依據(jù)類別打印出條目范圍以內(nèi)的內(nèi)容，作為傳統(tǒng)手工立卷的案卷目錄檢索的替代物，或依據(jù)形成文件檔案的先后順序進行排列、打印，減少人為因素對文件歸檔工作質(zhì)量的影響，同時充分發(fā)揮計算機的作用，減少手工操作，顯著提高檔案管理工作效率。

2.2 依法治黨，豐富報社庫藏檔案體系

依法治黨是報社在新時期做好檔案管理工作的基本原則與前提。報社的檔案人員要遵守國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合實際情況完善建立自身檔案管理制度，促使檔案的收集、歸檔以及存放、查閱等都有章可循。報社要加強對檔案人員的工作檢查與指導(dǎo)，促進檔案管理水平的提升，同時要求檔案人員在學(xué)習(xí)與培訓(xùn)中提高工作能力，在歸檔新聞信息時注意加強檢查、過濾，從而有序整理、科學(xué)管理，方便查閱。例如：檔案人員要依法加強對報社檔案的編研，建立有實效的、豐富的庫藏檔案體系。不管是報紙服務(wù)性還是讀者多樣性，都對檔案人員編研報社檔案資料提出較高要求，同時為規(guī)范收集、整理、編研檔案指明方向。為滿足讀者需求，為更好地服務(wù)于人民，檔案人員要基于收集的材料多層次、多角度開展編研工作，依據(jù)報紙的內(nèi)容、專欄等分門別類整理檔案，在編研中發(fā)掘報紙的內(nèi)在價值，提高報社檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性。

2.3 增加投入，加強網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)

面對新時期的信息化建設(shè)要求，報社要注意順應(yīng)時代發(fā)展需要，增加對檔案管理硬件設(shè)備的投入，為實現(xiàn)檔案的信息化管理提供條件[3]。報社應(yīng)結(jié)合計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建設(shè)檔案信息平臺，構(gòu)建良性發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，在方便報社管理檔案、利用檔案的同時面向社會提供檔案服務(wù)。且隨著社會的進步與發(fā)展，報社應(yīng)從長遠考慮，推進檔案信息化設(shè)施建設(shè)，有效促進檔案管理工作的改革，提供便捷、豐富的檔案信息服務(wù)，促進報社實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，取得更大經(jīng)濟效益、社會效益。與此同時，為在信息化建設(shè)中保證檔案信息的安全，報社還應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。例如：因系統(tǒng)軟件通常存在設(shè)計漏洞，很容易讓不法分子有機可乘，只要系統(tǒng)被黑客攻擊，如果防范措施不夠嚴(yán)密，就會使報社的檔案信息被盜竊或篡改，造成巨大損失。這有可能是計算機的問題，也有可能是人為因素造成。在傳輸檔案信息的過程中，磁場極易對其產(chǎn)生干擾，影響信息傳輸，加上網(wǎng)絡(luò)具備開放性，也對檔案信息安全不利，所以安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是報社順利運行檔案管理信息系統(tǒng)的保障，在檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)注意提升網(wǎng)絡(luò)安全性能，使用可靠的軟件，且在軟件的安裝環(huán)節(jié)應(yīng)檢查、確認未知安全漏洞，對檔案管理操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等的登錄用戶實施身份標(biāo)識與鑒別，同時注意使用防火墻，加強網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備的物理保護，盡量記錄網(wǎng)絡(luò)上的所有檔案管理活動，保證網(wǎng)絡(luò)安全，更好地開展檔案管理工作。

2.4 共享資源，促進報社檔案開發(fā)利用

報社不僅要建立檔案管理信息系統(tǒng)，還應(yīng)通過最新信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新系統(tǒng)，搭建檔案信息資源共享平臺，在幫助檔案人員規(guī)范科學(xué)地處理檔案材料的同時方便檔案信息的查找與利用。報社檔案管理的信息化不僅是升級檔案基礎(chǔ)設(shè)施的過程，還是報社信息化與精細化管理的過程，加強檔案信息化建設(shè)能為個人、報社乃至全社會提供便捷服務(wù)，有效推動報社檔案管理工作的優(yōu)化，促進報社實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。例如：報社檔案文化信息的傳播就應(yīng)緊跟時代步伐，建立暢通運行的、便捷實用的檔案信息資源共享平臺，在檔案管理信息化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的導(dǎo)向下構(gòu)筑信息網(wǎng)絡(luò)，向報社內(nèi)部與外部開放，提高共享檔案信息資源的水平。報社還要從數(shù)字文化網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展中尋找突破口，為報社檔案的利用者提供遠程服務(wù)，將檔案信息的價值充分發(fā)揮出來，通過檔案為報社的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)，從而更好地開展新聞采編工作。

3 結(jié)語

在新時期，報社的檔案管理工作任重而道遠，檔案工作者要綜合考慮報社檔案的涉及范圍廣、保存價值高、管理難度大以及利用頻繁等特征，注意更新理念、學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)，增強檔案管理意識，并堅持依法治黨，豐富庫藏檔案體系，同時報社要增加投入，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全，通過共享資源促進檔案的開發(fā)與利用，最大限度發(fā)揮報社檔案的價值，提高新時期報社檔案管理的科學(xué)化與信息化水平。

參考文獻

[1]楊柳青.報社檔案管理思考[J].新聞前哨，2015（05）：88-89.

[2]蘇靜.報社依法管理檔案工作的實踐與探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）：116.

[3]張靜.對當(dāng)前報社檔案管理工作的思考[J].新西部（理論版），2014（12）：105.