試析新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策

張澤宇 張澤永 王紅

摘 要：社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案影響社會保險經(jīng)辦部門內(nèi)部的工作效率，也關(guān)系了一個參保職工的切身保障，能夠為經(jīng)辦工作提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。因此，當(dāng)前的檔案管理模式必須要順應(yīng)時代的發(fā)展，對管理方式進行不斷調(diào)整。本文介紹了社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性，分析了這項工作存在的問題，然后，提出了做好這項工作的有效對策。

關(guān)鍵詞：社會養(yǎng)老保險；檔案管理；對策

目前，我國社會養(yǎng)老保險制度正在不斷完善，依然存在諸多問題，這些問題將會對養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作造成一定影響，據(jù)此，相關(guān)部門應(yīng)對檔案管理加以規(guī)范，提高檔案的完整性、安全性。筆者將分別從：社會養(yǎng)老保險檔案管理實施的意義、社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀、新形勢下社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理對策研究等方面來闡述。

1 社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的特點

1.1 涉及面廣。我國是一個人口大國，且有2/3的人口分布在農(nóng)村區(qū)域，同時我國城鎮(zhèn)居民也有較大的數(shù)量，因而社會養(yǎng)老保險的對象數(shù)量遠遠超于其他同類型的保險。同時，社會養(yǎng)老保險在工作內(nèi)容上也呈現(xiàn)步驟繁瑣、流程較長的態(tài)勢，包括居民保險登記、保險費用的收取、個人賬戶的轉(zhuǎn)接等多個工作流程。因此，我國的社會養(yǎng)老保險勢必會涉及諸多的內(nèi)容，需要社會各職能單位共同參與，才能更好地服務(wù)社會與廣大人民群眾。

1.2 變動性大。社會養(yǎng)老保險的受眾對象以農(nóng)村居民和城鎮(zhèn)居民為主，而其擁有一類共性即沒有固定的工作崗位，其戶籍的流動性也較大，這一現(xiàn)象在女性居民因結(jié)婚而導(dǎo)致的戶口遷移尤為突出。尤其是近年來農(nóng)村的青壯年勞動力大規(guī)模地向城市遷移工作，并較長時間不歸家鄉(xiāng)，導(dǎo)致其社會養(yǎng)老保險始終處于流動狀態(tài)，其保險方法與繳納征收工作也因此難度較大，故而其連帶的檔案管理工作也較難良好展開。

2 新形勢下做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

在改革開放后，我國十分重視社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)，對其檔案管理工作進行了不斷的完善，根據(jù)檔案，可以體現(xiàn)每一個參保群從養(yǎng)老保險工作賬戶的變化過程，對養(yǎng)老保險的未來發(fā)展提供了重要參考依據(jù)，而且，對養(yǎng)老保險的保障功能具有關(guān)鍵的作用，因此，養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作一定要進一步完善，加大重視。為了使養(yǎng)老保險的檔案管理工作穩(wěn)健的發(fā)展，且符合現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢，一定要打破傳統(tǒng)的管理理念，對檔案管理制度進行改革和創(chuàng)新。養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理水平的高低直接反應(yīng)了一個經(jīng)辦機構(gòu)的管理能力，不僅決定了整個社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的資源配置，還影響了本社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的工作效率。所以，從宏觀的層面來分析，實現(xiàn)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案科學(xué)的管理，可以提升本社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的核心競爭力，尤其是網(wǎng)絡(luò)化的時代，必須調(diào)整社會養(yǎng)老保險的檔案管理工作，適應(yīng)時代發(fā)展，做好這項工作具有重要的意義。

3 社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

3.1 參保人員建立的業(yè)務(wù)檔案資料不健全。現(xiàn)階段，社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理中還存在諸多問題，主要表現(xiàn)在參保人員建立的業(yè)務(wù)檔案資料不健全方面，這一問題通常表現(xiàn)在參保人員材料身份證、戶口等證件的缺失，另外參保人員提供的參保資料中未為填寫姓名、時間以及單位名稱，且資料中沒有相關(guān)責(zé)任人簽字，基于這種情況下極易發(fā)生爭議事件，使養(yǎng)老保險真實性有效性大大降低。

3.2 檔案管理制度不規(guī)范。社會養(yǎng)老保險檔案管理工作還在起步階段，雖然在推進社會養(yǎng)老保險工作中，按照上級有關(guān)要求建立了業(yè)務(wù)檔案管理辦法，但由于業(yè)務(wù)檔案管理工作政策性強、涉及面廣、變動性大，標(biāo)準(zhǔn)要求高，現(xiàn)有的管理制度和管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和細致度還不夠，使得在業(yè)務(wù)檔案管理中，對材料的歸檔選擇、分級、分類管理及銷毀沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以遵循。

3.3 缺少專業(yè)的檔案管理人員。根據(jù)目前的管理現(xiàn)狀而言，相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)偏低，掌握的專業(yè)知識十分有限，而且有的人員身兼數(shù)職，檔案管理只是一個兼職工作，不僅專業(yè)水平較低，且管理的能力也不高，長此以往，這項檔案管理的工作效率一定會有所下降，進而制約了社會保險經(jīng)辦機構(gòu)中各項工作的正常運行。

4 做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的策略

4.1 強化社會養(yǎng)老保險檔案管理意識。通過強化社會養(yǎng)老保險檔案管理意識，有利于進一步提高社會養(yǎng)老保險檔案管理質(zhì)量。這就需要在實際工作加大對社會養(yǎng)老保險檔案工作的宣傳力度，提高檔案管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的社會保障意識，從而加大對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作的重視，給予資金上的支持，全面提升社會養(yǎng)老保險檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)創(chuàng)造良好的條件。在日常工作中需要重視檔案管理人員檔案意識的培養(yǎng)，提高其工作中的責(zé)任心，為社會養(yǎng)老保險檔案管理水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

4.2 創(chuàng)新工作方法，提高檔案工作效率。在我國信息化科技力量不斷發(fā)展的形勢下，傳統(tǒng)的只采用紙質(zhì)化檔案和手工操作的方式已經(jīng)不能適應(yīng)與滿足我國檔案管理工作的發(fā)展需求。只有切實利用好信息力量，才能更好保證檔案管理工作的高效率與高質(zhì)量。相關(guān)職能部門可設(shè)立電子信息庫，將紙質(zhì)化的檔案錄入至計算機系統(tǒng)中，實現(xiàn)信息的高度整合與共享，以供各工作人員與參保居民的調(diào)度使用。

4.3 完善制度，實行檔案規(guī)范化管理。檔案管理工作時間跨度長，是一項繁雜、嚴謹、細致的工作，建立健全業(yè)務(wù)檔案管理一系列合理性、科學(xué)性、可操作的制度，才能實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化，一方面要根據(jù)城鄉(xiāng)居民保工作實際情況，建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、整理、資料收集等一系列制度，并下達檔案管理目標(biāo)任務(wù)，制定獎懲辦法，加大考核力度；同時要依據(jù)《社會保險法》和《檔案法》等相關(guān)政策法規(guī)，制定出社會養(yǎng)老保險檔案分類大綱及各類檔案保管期限，針對每一類檔案制定不同的管理制度，將各個子制度構(gòu)建成一個完整的制度體系，使檔案管理工作有章可循、規(guī)范操作，確保檔案管理工作的法制化、制度化、規(guī)范化。

4.4 引進專業(yè)的管理人才。專業(yè)的管理人才對于企業(yè)的未來，優(yōu)秀的員工、以及專業(yè)的管理人員必不可少。不僅能提升社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的競爭實力，還能營造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。因此，要加大資源的投入，招聘更出色的管理人才，從而為做好這項工作做好鋪墊。例如：通過校園途徑來招聘，給優(yōu)秀的大學(xué)生提供就業(yè)的機會，這樣會獲得良好的創(chuàng)新效果，而且，營造一個良好的氛圍，不僅影響員工的工作環(huán)境，也影響組織的正常運行。

4.5 提高信息化檔案管理水平。隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)得到了有效優(yōu)化，并在各行業(yè)中得到普遍運用，檔案管理工作也不例外。與傳統(tǒng)檔案管理相比，利用信息技術(shù)促進檔案管理效率的提升，傳統(tǒng)下檔案管理是以紙質(zhì)書面為主，致使工作量劇增。基于這種情況下，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中能大大縮短工作時間，提高了工作效率。據(jù)此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對檔案管理的重視，對檔案管理現(xiàn)狀加以改善，為檔案室購置各種電子管理軟件，從而提高檔案管理效率。

5 結(jié)語

根據(jù)對社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的全面闡述，認識到了社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題，對檔案管理部門的積極影響，以及消極的影響，然后，分析了如何才能做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)的檔案管理工作。為了將這項工作進行有效的落實，促進組織的良好發(fā)展，所以，提出了相應(yīng)的管理策略，這對有利于促進社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的長久發(fā)展，在競爭中能具有核心競爭力，由此可見，必須要制定符合社會保險經(jīng)辦機構(gòu)實際情況的管理制度，從而在根本上對管理誰水平進行綜合的提高。

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