談縣級醫院檔案管理工作的創新

李瑩

檔案管理是醫院管理運行之中重要的環節。顯而易見，只有真正發掘當前檔案管理中存在的問題，與時俱進，促進醫院管理體制健全，服務質量的進一步提升，實現檔案管理的改革與創新，才能順應醫療改革趨勢，成長成就一批醫療工作者，并促使醫院成為新形勢下的排頭兵。

1 目前醫院檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 傳統的醫院檔案管理觀念陳舊，亟待調整

長期以來，醫院檔案管理工作一直處于行政、從屬的地位。正因如此，管理者很難充分重視這一工作的重要性，往往基于被動留檔需要進行崗位設置、工作內容安排。這就導致在保管上關注不足，資金人員配備不夠、保管技術陳舊。很少有人提出對歷史資料二次整理、開發以及利用。所以檔案就成了一堆廢紙，盡管可以體現出救治經驗、管理問題等，并沒有真正起到相應的警示、借鑒作用。

1.2 檔案管理不成體系，標準化規范化程度低

現行的檔案管理工作位于一種條塊分割、系統性較差的狀態，具體來說，人事檔案由人事部門進行保管，科研檔案則由科技研發部整理登記，病歷系列檔案經由病案室保管，而諸如檢查圖像、病理切片檔案則分屬病人治療的各個業務科室管理。這就導致由于各個科室、各個部門各自為政，他們的檔案編號手段、排序方式都不相同，標準化、規范化程度不高，效率難免低下。同時這種各成體系的狀況并未得到充分重視，信息資源的整合性嚴重不足，勢必導致檔案管理的條理性不夠，引發管理思路的混亂。

1.3 數字化、信息化程度不足，高科技在檔案管理中作用難以體現

隨著醫療技術的進步，不少先進的儀器日益被廣泛使用于臨床中，如核磁共振掃描儀、螺旋CT機、準分子激光治療儀、多功能數字攝影機（ DR）等，這些設備的輸入與輸出與原先大有不同，然而，作為醫院管理的重要支持模塊，檔案管理卻沒有得到相應的禮遇?？傮w上來說，目前醫院的檔案管理仍處于手工操作的初級階段，文件的分類、更新、儲存、整理都是人工化操作的，缺乏統計、整合等處理工作。

1.4 人才的專業與綜合能力不足，制約管理工作創新

如前所述，由于檔案管理工作尚未得到充分的重視，所以這一部門也就成為了各科室中無足輕重的部門，在人員配置時對人員要求沒有嚴加限定，這又反向制約了檔案管理工作的進一步創新。另一方面，這些部門往往又被不少人視作“清水衙門”，能力強、素質高的不愿意進入這一部門，一些學歷偏低、就業困難的又特別想進入這一部門工作，由此不少核心骨干的家屬安排在此，有些人責任心不強、敷衍了事，也造成了檔案管理工作創新的瓶頸。

2 醫院檔案管理工作創新的舉措

2.1 落實創新理念

1） 檔案工作創新與基礎的關系。醫院檔案工作的創新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創新必須在原有基礎之上進行。以我們巨野縣人民醫院檔案管理工作多年的發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，檔案事業得到了較快發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們巨野縣人民醫院今后的工作具有較強的指導意義，是創新的根基，因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。

2）創新與學習、借鑒的關系。學習是創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新。

3）創新與實踐的關系 創新是事業發展的動力，但創新絕不能是虛無飄渺的創新，理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗，凡是對事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

2.2 實踐創新，更好發展

2.2.1 服務手段創新。1）建立檔案室網頁，開展網上利用服務。隨著檔案室內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

2）建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

3）開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替

2.2.2 增添設施，配備好軟硬件。要加快檔案信息化的建設，就要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，實現檔案網絡化管理。計算機是現代化管理手段不可缺少的工具。用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，加快了工作效率。

同時，利用微機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密度。微機的儲存量豐富而廣泛，由計算機編印出的文件分類、主題等目錄，有一整套安全可靠的檢索系統，無論是對醫院本身查找資料，還是對其他查閱檔案的人都會快捷而準確。

所以，縣級醫院應從實際情況出發，創造條件，力爭全用電子計算機管理工具，連成一體，實現檔案管理的自動化、網絡化、現代化。

2.2.3 創新意識，提高管理水平。一個縣級醫院的檔案管理系統，必須具備有現代化管理水平的檔案管理者，否則現代化檔案管理無法實現。醫院檔案工作者在現代化檔案管理工作中，不僅要具備自己檔案管理專業知識的培養，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。 醫院檔案管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項實現醫院檔案管理工作規范化、制度化、科學化、現代化的高標準系統工程，是檔案工作人員面臨的新的課題。這就要求檔案工作人員要不斷發奮工作，刻苦學習新業務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。

2.2.4 注重“反饋”，深層次開發醫院檔案信息。反饋方法在醫院檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。

2.3 建立健全衛生技術人員業務檔案

建立衛生技術人員檔案，對專業技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛生技術人員檔案包括：

1）基礎材料：個人基本情況；學歷、學位證明；繼續教育及專業技術進修證明、證書；專業技術工作總結；參加支邊、支農和衛生下鄉等醫療、防疫工作。

2）專業技術資格任職材料：專業技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表；專業技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。

3）衛生技術成果材料：著作專題研究報告，學術論文（分級），專業技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。

4）其它材料：醫德、醫風評價材料；參加專業學術會議的證書、證明；優秀醫務工作者的材料、證書和獎狀；專業技術失誤差錯材料。這些為專業技術人員提供了有效的服務，為醫院管理提供了準確及時的信息。