醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進(jìn)程經(jīng)驗分析

文俊

摘 要：近年來，在信息化時代背景的影響下，醫(yī)院已逐漸意識到數(shù)字化進(jìn)程的重要性，并對醫(yī)院內(nèi)的綜合檔案管理開始實施數(shù)字化管理，以此方便醫(yī)護(hù)人員對醫(yī)院內(nèi)的綜合檔案進(jìn)行使用。因此，本文針對醫(yī)院綜合檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程經(jīng)驗進(jìn)行分析，促使醫(yī)院綜合檔案管理可以與時俱進(jìn)，使醫(yī)院的管理水平得到進(jìn)一步的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；綜合檔案；數(shù)字化管理

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化時代的來臨，越來越多的信息化產(chǎn)品得到廣大群眾的喜愛，并將其廣泛的應(yīng)用到生活和生產(chǎn)中。因此，醫(yī)院也要有自己清晰地認(rèn)知度，明確在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)發(fā)展的新時代，要想提高醫(yī)院的工作效率和綜合管理質(zhì)量，就要合理利用信息數(shù)字化管理。

1 醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化的含義

一般情況下，將醫(yī)院成立初期至醫(yī)院發(fā)展至今的整個過程所涉及到的一系列相關(guān)文件檔案、會計檔案以及一些科研檔案等進(jìn)行實時記錄、整理、存檔以及保管等，上述的行為稱之為醫(yī)院綜合檔案管理。而利用先進(jìn)的信息技術(shù)對這些檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描、整理和存儲，使其轉(zhuǎn)化為一種分類明確、排列有序的結(jié)構(gòu)性信息管理庫，是綜合檔案能夠最大化的發(fā)揮其自身的有效性和及時性，并且在一定范圍程度內(nèi)，可以達(dá)到資源共享的行為統(tǒng)稱為醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化管理。

2 醫(yī)院綜合檔案實施數(shù)字化管理的重要意義

醫(yī)院綜合檔案實施數(shù)字化管理，不僅可將復(fù)雜化的綜合檔案資源以簡化的方式被應(yīng)用，還將傳統(tǒng)檔案管理模式中的時間和空間限制打破，使其發(fā)揮最大的優(yōu)勢，并且在查閱檔案資源時，還可按照自己的需求對綜合檔案進(jìn)行排序，以此來提高檔案的使用率及查準(zhǔn)率。近年來，由于我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)一直處于改革的進(jìn)步階段，為各大醫(yī)院提供相應(yīng)的數(shù)字化建設(shè)政策。同時，在新信息技術(shù)飛速發(fā)展的影響下，大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)開始采用新型的信息系統(tǒng)對醫(yī)院進(jìn)行全方位的操作管理，數(shù)字化管理模式已在慢慢的取代傳統(tǒng)的管理運作模式，以此提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。由于醫(yī)院不斷引進(jìn)新型的信息化系統(tǒng)，加快醫(yī)院的數(shù)字化管理進(jìn)程，而傳統(tǒng)紙質(zhì)形式的醫(yī)院綜合檔案資源已經(jīng)無法滿足醫(yī)院工作正常開展的需求。故而，醫(yī)院綜合檔案應(yīng)選擇適宜的數(shù)字化進(jìn)程對其進(jìn)行管理，這樣不僅可以對醫(yī)院的綜合檔案進(jìn)行優(yōu)化，也可以滿足醫(yī)院實施數(shù)字化建設(shè)的客觀要求。

3 醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進(jìn)程實施的困難點

3.1 醫(yī)院檔案管理人員的思想觀念比較落后

對于醫(yī)院綜合檔案傳統(tǒng)的管理方法而言，主要是以紙質(zhì)形式將信息資料進(jìn)行記錄，后分類歸檔、整理以及對信息資料進(jìn)行保管，并在人們有需要使用資料的情況下，管理人員只需將使用者想借閱的資料有關(guān)信息告知或者幫助使用人找到借閱資料即可，但是數(shù)字化技術(shù)管理相對來說就顯得比較復(fù)雜，它主要是借助計算機(jī)以及一些相關(guān)的設(shè)備將綜合檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔形式，在使用者進(jìn)行借閱使用時，管理人員需要時不時地對其進(jìn)行幫助，并且還要不定時的對計算機(jī)和相關(guān)設(shè)備進(jìn)行必要的系統(tǒng)更新，避免系統(tǒng)等級過低，影響電子文檔無法使用查閱的情況出現(xiàn)，保證電子文檔的可行性。由于數(shù)字化進(jìn)程管理自身的原因，管理人員仍在使用傳統(tǒng)的管理方式，造成數(shù)字化技術(shù)無法得到實施。

3.2 檔案數(shù)字化進(jìn)程管理實施導(dǎo)致管理人員職能分工產(chǎn)生沖突

對于醫(yī)院綜合檔案管理工作的傳統(tǒng)管理方式來說，主要分為文件管理和檔案管理兩個部分，文件管理主要是負(fù)責(zé)文件歸檔前的搜集資料、處理整合以及使用，而檔案管理工作主要是對歸檔后的文件進(jìn)行保存和使用等，二者互不相干，各有各的職能。傳統(tǒng)的管理方法一直存在一個嚴(yán)重的弊端，那就是由于檔案管理人員并未參與前期文件搜集處理工作當(dāng)中，致使管理人員對保存文件的價值性無法進(jìn)行有效判斷，對綜合文檔無法實施統(tǒng)一管理。而數(shù)字化管理將二者相結(jié)合，完成綜合檔案管理工作。這樣就導(dǎo)致實施數(shù)字化管理工作比較困難，大大影響數(shù)字化管理的廣泛應(yīng)用。

3.3 管理人員綜合素質(zhì)比較低，無法適應(yīng)數(shù)字化管理進(jìn)程

對于綜合檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，需要依靠計算機(jī)軟硬件的使用才可以進(jìn)行，同時，我國為了數(shù)字化管理進(jìn)程能夠得到健康有序發(fā)展，針對電子檔案的整理工作、鑒定、檢查以及檔案使用的有效性和安全性等進(jìn)行明確規(guī)定，確保綜合檔案管理從根本操作形式上有所改變、另外，醫(yī)院相關(guān)管理人員在錄用檔案管理人員是，常常會忽略管理人員的素質(zhì)，致使管理人員的專業(yè)水平、相關(guān)的管理知識以及計算機(jī)的相關(guān)操作應(yīng)用技術(shù)等比較低，阻礙數(shù)字化管理里應(yīng)用的進(jìn)一步使用。

4 醫(yī)院綜合檔案實施數(shù)字化管理的有效措施

4.1 明確醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要性

作為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者，要明確綜合檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要性，不要簡單的認(rèn)為綜合檔案管理就是將信息資料保存即可。要明確知曉，若想醫(yī)院在未來的發(fā)展道路上走的更遠(yuǎn)更長，這些綜合檔案就是發(fā)展的堅強后盾，因此，要不斷對管理人員進(jìn)行監(jiān)督，提高管理人員的工作態(tài)度，促使數(shù)字化管理進(jìn)程得到落實應(yīng)用。

4.2 對各部門信息子系統(tǒng)進(jìn)行合理整合

醫(yī)院為提高自身高效、統(tǒng)一的醫(yī)院檔案信息，并且保證其高質(zhì)的使用效率，醫(yī)院選擇采用數(shù)字化管理，但為了能夠更好的為使用者提供快捷的信息服務(wù)，醫(yī)院還應(yīng)該對各部門的信息子系統(tǒng)進(jìn)行整合，將檔案文件進(jìn)行歸納、整理，最終匯總到醫(yī)院的總信息平臺之上。

4.3 對醫(yī)院綜合檔案的管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)

醫(yī)院綜合檔案一旦采用數(shù)字化管理，其要求檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求比較高。作為數(shù)字化進(jìn)程管理人員，不僅能夠使用計算機(jī)對電子文檔資料進(jìn)行整理、存檔以及管理等工作內(nèi)容，還需要管理人員能夠利用計算機(jī)進(jìn)行一些比較特殊的操作。因此，醫(yī)院要對檔案管理人員的計算機(jī)熟練程度進(jìn)行了解，并且不定期的對其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提高管理人員的綜合蘇子能力以及信息化幾首，為醫(yī)院綜合檔案管理事業(yè)獻(xiàn)出一份貢獻(xiàn)。

4.4 制定相應(yīng)的醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理制度并且完善

對于醫(yī)院綜合檔案信息來說，其涉及的內(nèi)容比較廣，部門比較多，所以利用計算機(jī)設(shè)備轉(zhuǎn)化形成的數(shù)字化文檔均會呈現(xiàn)在醫(yī)院所有部門的子系統(tǒng)上，在一定程度上影響相應(yīng)部門的使用效率。故而，要根據(jù)各部門的職能對綜合檔案進(jìn)行分類整理，是檔案信息得到完善優(yōu)化，促使數(shù)字化管理具體落實到位，實際應(yīng)用到工作中。

5 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院綜合檔案實施數(shù)字化進(jìn)程管理，不僅是因為科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步和社會發(fā)展趨勢的影響，也是醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化建設(shè)的客觀要求，是醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)水平的有效措施。故而，醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合醫(yī)院自身的實際情況以及社會的發(fā)展需求，制定合理的計劃，引進(jìn)新型信息系統(tǒng)，保障醫(yī)院各項事務(wù)能夠得到全面快速的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王新立.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（22）：157.

[2]孟麗.醫(yī)院綜合檔案管理數(shù)字化進(jìn)程[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2013，（22）：234.

[3]于福家.醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化管理及其應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理，2016，（9）：215.