新時期醫院檔案管理存在的問題和對策

趙艷麗

【摘要】醫療信息化、檔案資料的多媒體化、醫療數據的大數據化、辦公的自動化，這些變化都給醫院檔案管理帶來了新的機遇和挑戰。本研究分析了在當前醫院檔案管理中普遍存在的領導重視不足、管理人員水平較低、軟硬件配置不夠、管理理念滯后等問題，提出了通過轉變管理人員意識、改善管理人員水平、健全管理制度和加強信息化管理等途徑應對新時期醫院的檔案管理工作。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；問題；對策

【中圖分類號】G271

【文獻標志碼】A

【文章編號】1005-0019（2018）09-276-01

醫院檔案內容豐富、范圍廣泛，種類多、數量大，囊括了病歷、基礎建設檔案、設施設備檔案、人事檔案、文書檔案以及科學研究成果等。并且隨著醫院的發展，檔案信息的范圍也越來越廣，涉及到醫院影像、B 超、病歷檔案、患者健康檔案等醫療服務系統中，同時也包括醫院行政辦公郵件、超文本標記語言、報表、資源等數據。這些檔案一方面記錄了醫院的發展歷程、發展軌跡、發展中的重大事件，另一方面還保存著大量的醫療、科研和教學工作的成果，是醫院醫療工作以及醫療工作研究者的重要參考數據，故醫院檔案對于醫院發展舉足輕重。鑒于此，醫院應做好檔案管理工作，充分發揮檔案管理的重要作用。傳統的醫院檔案管理工作包括兩大類，分別為醫療檔案管理與醫院行政檔案管理。其中醫療檔案管理的工作內容主要包括記錄和整理醫院日常的醫療服務工作，而行政檔案管理工作涉及的范圍比較繁多，比如醫院發展、行政、建設、綠化、裝修、設備運行、水電氣、清潔等。

一、新時期醫院檔案管理存在的問題

1檔案管理在醫院管理中屬于弱勢業務，領導重視不足。

正如前文提及的那樣，醫院檔案一方面記錄了醫院的發展歷程、發展軌跡、發展中的重大事件，另一方面還保存著大量的醫療、科研和教學工作的成果，是醫院醫療工作以及醫療工作研究者的重要參考數據，因此，醫院檔案對于醫院發展舉足輕重。但是檔案管理作為醫院行政管理的一個分支，在醫院行政管理里中的排序靠后。對于醫院而言，其第一要務是醫療服務，如何能夠提高醫院的醫療服務水平而取得更好的社會效益是醫院領導最為重視的業務；其次為醫院的科研、教學工作，行政管理排名靠后，而在行政管理中的檔案管理更容易被忽視。在實際工作過程中，很多醫院領導對此不夠重視，醫院領導干部在安排醫院議事日程或進行醫院醫療的規劃工作過程中，總是忽略了檔案管理，以至于醫院的檔案管理工作總是因缺乏指導，人力資源配備不足。

2專業的檔案管理人員嚴重缺乏。

檔案管理工作是醫院眾多工作的一部分，不屬于主流業務，但是檔案管理作為一項工作具有其專業性的特點，需要有專業的人員來負責。但是由于醫院招聘和編制數量限制的原因，檔案管理人員配置不足或者由其他崗位的人員兼職，缺乏系統的檔案管理的培訓，檔案管理質量和水平也會達不到合格的標準，檔案管理專業人員的缺乏很難保證業務的開展，更難以做好檔案管理工作。更深一步地講，由于領導的不重視，醫院在人員崗位設置方面特別是對于檔案管理人員的準入機制和崗位設置方面沒有明確的規劃，也沒有界定檔案管理人員的綜合素質和專業素質，這樣就很難招聘和聘用適合檔案管理工作的專業人員。

3醫院尚未提供保證檔案管理工作開展所需的各類軟、硬件。

當前，很多醫院檔案管理制度不完善，有的醫院甚至尚未建立檔案管理制度。由于重視程度不夠，在檔案管理工作過程中，部分醫院沒有根據實際情況成立專門的負責小組實施檔案管理工作或者缺乏明確的職責分工。其次，由于缺少了科學且合理的崗位制度，檔案管理人員“力不從心”，難以以一己之力扭轉檔案管理混亂的局面，更沒有依據可執行檔案管理的要求。此外，由于缺少了考核制度與標準，檔案管理人員工作時，就會比較隨意，這些制度和標準的缺失，就會使得檔案管理人員在工作中缺乏依據，難以約束自己，無法達到相關的要求；他們也會因為獎懲制度的缺失而缺乏激勵。

4新時代帶來了新的情況，醫院檔案管理理念滯后。

在現代化的大數據背景中，隨著信息技術、網絡技術和數字化技術越來越趨于成熟，而醫院也開始出現大量的電子文件，醫療行業已經成為一個信息高度密集的行業，也是一個高度依賴信息處理的行業。信息化已經不是趨勢，而是現實。信息化中大數據挖掘技術可以為實現網絡信息服務的智能化、個性化與精品化提供支持工具。利用大數據信息處理技術，可以全方位實現檔案信息智能檢索服務、檔案信息定制與定題服務、檔案信息決策服務、檔案信息跟蹤與推送服務。醫院檔案管理的標準化、數字化與現代化已成為大勢所趨，以電子病歷為代表的現代化手段已廣泛應用于醫院管理中，醫院信息化的成就會倒逼醫院檔案管理的現代化進程。對于當前醫院信息化不可阻擋的進程，醫院檔案管理則固步自封，沒有做好醫院檔案管理信息化的準備，無論是在管理理念還是在準備應對方面都嚴重滯后。

二、新時期醫院檔案管理的對策

1強化醫院檔案管理人員的管理意識。

檔案管理工作是醫院歷史的傳承、信息的存儲，是醫院中藥的資產。所以，無論是醫院的領導、檔案管理人員還是醫院的職工，都應當從上至下，樹立檔案信息是無形資產，是醫院中藥的戰略資源的理念。醫院管理者更是要在思想上提高對檔案信息化建設重要性和緊迫性的認識；從醫院長久發展的高度，將醫院檔案信息化建設工作列入醫院管理重要的組成部分，建章立制，成立專門的領導機構和業務主管部門，明確責任分工，動員各科室積極啟動檔案信息化建設，并不斷向前推進。在實際的檔案管理工作過程中，對醫院檔案管理展開嚴格、規范化的管理，讓檔案管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，加強管理人員的信息化意識，充分利用互聯網的優勢，借助醫院的信息化建設，在醫院的系統中增加檔案管理的子系統，實現檔案管理的信息化和網絡化。

2多種手段提高檔案管理人員的水平。

就現階段醫院檔案管理人員的綜合素質較低，檔案管理人員年齡較大、缺乏專業的檔案管理理論知識和專業的管理技能等問題，醫院可以通過引進先進的檔案管理專業人才，來提高醫院的檔案管理水平，加大高素質、專業型檔案管理人才的引進力度。在實際的醫院檔案管理過程中，醫院還需要根據檔案管理人員的實際管理水平，對檔案管理人員開展針對性的檔案管理專業理論知識和專業管理技術等方面的培訓，提高檔案管理人員的檔案管理理論知識和專業的管理技能；同時設置專門的培訓經費，估計檔案管理人員走出去，多學習，借鑒其他醫院的先進管理技術和經驗。

3健全檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系。

好的制度是工作開展的重要保障，在檔案管理工作也應如此。醫院應當綜合調查研究當前醫院檔案管理的現狀和存在的問題，同時借鑒其他醫院先進的管理經驗和制度，建立健全醫院檔案管理制度。醫院通過構建科學、完善、符合醫院實際的檔案管理制度，將有助于醫院檔案管理工作的科學化和規范化，有效提高醫院檔案管理水平。同時，檔案管理制度制定后應當嚴格按照制度的要求進行執行，確保制度的效力。為了能夠更好的順應時代發展對醫院檔案管理的新要求，醫院定期對檔案管理制度進行不斷的改革和完善，通過構建完善的檔案管理規章制度，開展針對性較強的管理工作，保證醫院檔案工作持續完善開展。此外，還必須將檔案管理工作和科室的績效考核和獎懲聯系起來，明確要求科室領導要要清楚本科室檔案管理的具體工作要求和內容，使檔案管理工作更加標準化、規范化、制度化。

4加強醫院檔案管理信息化、網絡化建設。

當前醫院信息化建設如火如荼，門診系統、住院系統、人力資源系統、物質采購系統等等，一個個系統相繼成立整理，使得醫院逐步邁入信息化階段。借此之機，醫院應當轉變過去陳舊的檔案管理方式，順應時代發展的潮流，積極將信息化和互聯網管理技術應用在醫院檔案管理工作中。最直接有效的方式，就是醫院加大對檔案管理工作的財力投入力度，為醫院檔案管理信息化建設提供有力的資金支持，充分利用互聯網的優勢，借助醫院的信息化建設，在醫院的系統中增加檔案管理的子系統，實現檔案管理的信息化和網絡化。

5檔案管理的信息化建設需要重視多媒體技術的應用。

多媒體技術是醫院進行檔案信息化的基礎。把多媒體技術應到檔案信息化建設中，能夠把多媒體的接受度高、傳播迅速、直觀性強、信息量大等優點充分地發揮出來，通過將檔案材料進行多媒體化，進而實現檔案管理的信息化，可以將檔案管理工作中的一些流程和操作步驟進行簡化，一方面檔案管理人員能夠方便地進行檔案的整理歸檔和存儲等，另一方面也能夠使其他用戶更加方便地查閱和維護檔案信息；此外，通過多媒體技術也減少了檔案信息管理的工作量，節省了檔案信息的存儲空間，使檔案信息化管理的質量和效率都得到了提高。

因此，醫院檔案管理工作必須順應新時代的發展方向，針對醫院的實際情況，全面落實醫院檔案管理工作，實現檔案管理工作高效化、信息化、自動化，促進醫院管理水平的提升，推動醫療事業的不斷進步。

參考文獻

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