辦公室行政事務(wù)管理的若干問題分析

朱中香

摘要：辦公室行政管理工作對于單位有著重要影響，需要引起關(guān)注。同時，辦公室行政事務(wù)管理屬于行政事務(wù)管理的關(guān)鍵內(nèi)容，可以發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)作用。辦公室管理工作有著較強(qiáng)的綜合性，而且有著廣泛的接觸面。相關(guān)人員需要承上啟下，加強(qiáng)各部門的聯(lián)系。辦公室工作人員工作范圍比較廣，同時需要參與政務(wù)，所以需要進(jìn)行有效協(xié)商和工作落實(shí)。

關(guān)鍵詞：辦公室 行政事務(wù) 問題

在當(dāng)前的發(fā)展中，辦公室的職能受到了一定的重視，并且在單位中發(fā)揮了不可替代的關(guān)鍵作用和調(diào)節(jié)作用。在辦公室行政事務(wù)管理工作中，涉及到文化傳播、職員溝通以及人員調(diào)配等方面的內(nèi)容。辦公室行政管理工作比較零碎和復(fù)雜，所以相關(guān)人員需要加強(qiáng)對業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的研究。

一、行政事務(wù)管理工作的意義和內(nèi)涵

為了保障工作的高效運(yùn)行，必須重視行政事務(wù)管理工作，這是為了服務(wù)單位事務(wù)的實(shí)踐活動。如果從性質(zhì)層面對行政事務(wù)管理進(jìn)行分析，有著綜合性和服務(wù)性的基本特點(diǎn)。行政事務(wù)管理工作的影響范圍比較大，工作內(nèi)容比較多，在許多狀況下需要聯(lián)動多個部門進(jìn)行管理。相關(guān)事務(wù)管理著需要根據(jù)事物的復(fù)雜性以及數(shù)量的特點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)管，這樣可以有效處置綜合性的事物管理工作。同時，行政事務(wù)管理的對象是人，所以需要遵循以人為本的原則，做好相關(guān)的服務(wù)工作，優(yōu)化工作服務(wù)質(zhì)量，這樣可以體現(xiàn)行政事務(wù)管理的性質(zhì)，發(fā)揮自身作用。行政事務(wù)管理在單位的運(yùn)行和發(fā)展中有著關(guān)鍵作用和意義，主要體現(xiàn)在這兩個方面：第一可以為單位部門職能的發(fā)揮提供保障，這樣可以為單位的運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展奠定基礎(chǔ)。第二，如果行政事務(wù)管理系統(tǒng)比較完善，可以在單位的行政管理活動中提供制度性和規(guī)范化保障，這樣可以顯著提升工作質(zhì)量和效率。

二、辦公室行政事務(wù)管理工作的常見問題

第一，管理人員的素質(zhì)不符合要求。一些辦公室管理者的綜合素質(zhì)能力不符合要求。許多管理者經(jīng)過了短期的培訓(xùn)和專業(yè)學(xué)習(xí)，但是并不具備較強(qiáng)的實(shí)踐工作能力。他們的服務(wù)性較差，而且缺乏對于工作性質(zhì)的全面了解，無法根據(jù)單位的實(shí)際狀況開展相關(guān)工作，沒有提出可以促進(jìn)自身發(fā)展的意見，無法提供有效的服務(wù)。

第二，缺乏對工作的科學(xué)界定。當(dāng)前背景下，辦公室行政管理涉及到單位的方方面面，所以相關(guān)管理人員需要有效應(yīng)對較大的工作壓力和繁多的事務(wù)，有效處理從業(yè)人員問題。在工作中，管理者沒有有效總結(jié)和歸類相關(guān)信息。為了加強(qiáng)對工作的了解，需要花費(fèi)大量的時間參與相關(guān)項(xiàng)目活動，否則會面臨來自于單位領(lǐng)導(dǎo)的壓力，所以引發(fā)了職員之間溝通不暢的問題，這提升了辦公室行政管理的難度，對管理者造成了心理壓力。

第三，工作效率比較低。當(dāng)前背景下，許多單位都設(shè)置了企業(yè)文化管理制度、人事管理制度以及薪酬管理制度，這樣可以提升辦公室行政管理的效率。但是，在落實(shí)制度的過程中，這些制度發(fā)揮的作用比較有效。辦公室行政管理和制度之間存在一定的沖突和矛盾，解決問題往往需要經(jīng)過負(fù)責(zé)和繁多的持續(xù)，所以對于工作效率有著較大的影響，影響企業(yè)的正常發(fā)展和運(yùn)行。

三、辦公室行政事務(wù)管理的策略研究

（一）重視管理服務(wù)的主動性

辦公室屬于督促檢查工作、綜合協(xié)調(diào)內(nèi)外、反饋群眾意見以及貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策的重要中樞機(jī)構(gòu)。相關(guān)的工作人員需要具備一定的服務(wù)意識，這是他們在工作中需要具備的。在實(shí)際工作中，需要轉(zhuǎn)變被動服務(wù)的觀念，引入主動服務(wù)的思路。需要立足于發(fā)展和改革的大局，圍繞中心開展工作，這樣可以提升工作的計劃性、預(yù)見性和主動性，如果可以想的遠(yuǎn)一點(diǎn)，謀略的深一些，可以落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)意見，并且為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的素材和基礎(chǔ)。同時，需要從以往的事務(wù)型服務(wù)轉(zhuǎn)向政務(wù)型服務(wù)。利用辦事、辦公和辦文的核心環(huán)節(jié)，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)辦好關(guān)，其中包括依法行政、文件質(zhì)量和工作程序方面的關(guān)。相關(guān)人員需要重視改革服務(wù)，并且具備創(chuàng)新意識和發(fā)展思想，這樣可以具備勇于創(chuàng)新的精神、銳意進(jìn)取的意志和創(chuàng)新意識。依據(jù)新任務(wù)的要求，積極思考思路和問題，不僅需要善于提出問題和發(fā)行價問題，還需要在創(chuàng)造性和求真務(wù)實(shí)的執(zhí)行中解決相關(guān)的實(shí)踐問題。

（二）提升自身的綜合協(xié)調(diào)能力

綜合協(xié)調(diào)能力是辦公室行政事務(wù)管理人員的核心能力素養(yǎng)。在辦公室工作的方方面面都涉及到綜合協(xié)調(diào)，如果無法發(fā)揮這樣的作用，就會影響工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室工作屬于承上啟下的關(guān)鍵紐帶和橋梁，需要遵循領(lǐng)導(dǎo)的要求和意圖進(jìn)行思考，進(jìn)而有效處理、安排、籌劃和思考問題，協(xié)調(diào)各個方面的關(guān)系，這樣可以形成共識并且統(tǒng)一自己的思想[1]。在工作中，需要關(guān)注科學(xué)決策，做好相關(guān)工作的部署，這樣可以和自己的領(lǐng)導(dǎo)保持一致，并且確保政令的暢通。在做好協(xié)調(diào)工作的流程中，需要了解全局，并且遵循標(biāo)準(zhǔn)程序辦事，這樣可以提升工作效率，促進(jìn)工作的創(chuàng)新。圍繞自身的工作重點(diǎn)，需要踏實(shí)工作并且按部就班，不僅需要獻(xiàn)計獻(xiàn)策，還需要未雨綢繆。對于重大問題的處理，需要提升自己的敏銳性，進(jìn)而發(fā)揮自己的主心骨作用。對于重大活動和會議的安排，需要提升自己的計劃性，這樣可以結(jié)合靈活性和計劃性。辦公室工作的內(nèi)容沒有小事，所以需要嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致完善各個環(huán)節(jié)的工作，這樣可以克制求穩(wěn)怕變、求穩(wěn)怕亂的負(fù)面思路，加強(qiáng)對新情況的研究和探索，利用創(chuàng)新拓展自己的思路，同時解決新出現(xiàn)的問題[2]。

（三）協(xié)調(diào)辦公室人員的人際關(guān)系

一般來說，確定工作內(nèi)容和做法，屬于管理工作的簡單任務(wù)。最關(guān)鍵是人事和管理方面的工作。對于辦公室人員來說，每個人都有自己的責(zé)任。所以是，常識、耐心、公正和信任屬于解決人問題的基本要求。對于成功辦公室管理者來說，需要博得下屬的忠心和尊敬，這樣可以確保部門保持較高的效率，讓他們有較強(qiáng)的個人品質(zhì)。管理人員需要像對朋友一樣對待下屬，避免傷害到相關(guān)人員的尊嚴(yán)。管理者避免過于親近自己的下屬，這種親近可能導(dǎo)致過于寬厚，進(jìn)而失去信任和尊重。如果采取過于嚴(yán)格和冷淡的幾率，也難以成功。管理者如果是從一個工頭的思路進(jìn)行管理，就會到另一個極端，不利于有效合作，同時會破壞相關(guān)部門的高效運(yùn)行，所以必須具備坦率和公正的辦事思路。對于具體的問題，需要公平解決問題，在接近下屬的工作成，需要善于聽忠告，進(jìn)而有效處理私人和個人問題，保持自己的寬容和耐心[3]。

（四）利用信息平臺提升反應(yīng)速度

對于領(lǐng)導(dǎo)來說，信息是有效耳目，通過積極報送和收集信息資料內(nèi)容，可以為領(lǐng)導(dǎo)及時掌握合理能接情況，做出科學(xué)有效的決策，屬于比較關(guān)鍵的辦公室行政事務(wù)管理服務(wù)。在鉆研和研究業(yè)務(wù)和形勢的前提下，需要有針對性、及時、快捷地，對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重點(diǎn)問題和具體情況、突發(fā)性事件、社會民意等等，做出準(zhǔn)確和有效反饋。這種信息工作是在主動查找不足以及總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的流程中進(jìn)行的，需要了解到領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際需求，站在較高的角度上，進(jìn)而多層次和多方面分析問題，擴(kuò)展自己的思路并且有效收集信息，盡可能全方面反映工作的變化和復(fù)雜性。信息的關(guān)鍵是真實(shí)性，相關(guān)人員需要喜憂兼報。同時，需要加強(qiáng)對信息內(nèi)容的整合，這樣可以提煉有效價值的情報和信息，完善當(dāng)前的信息參考服務(wù)[4]。

四、結(jié)語

辦公室行政事務(wù)管理常常給相關(guān)工作人員帶來較大的壓力，如果缺乏完善的秩序和制度，難以發(fā)揮辦公室行政事務(wù)管理的效果，在辦公室行政事務(wù)管理中，需要切實(shí)優(yōu)化工作流程，重視自身能力提升和提升信息素養(yǎng)的重要意義。通過促進(jìn)管理的流程化和規(guī)范化，可以獲得顯著的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙春梅.淺談做好辦公室行政事務(wù)管理[J].企業(yè)導(dǎo)報，2014，（04）.

[2]李威.對辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識及探討[J].低碳世界，2014，（13）.

[3]彭彩鳳.淺談辦公室行政事務(wù)管理工作[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013，（20）.

[4]李欣.淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（01）.

（作者單位：江蘇省無錫市衛(wèi)生和計劃生育委員會）