大數據時代的企業檔案信息化建設

羅瑛

摘 要：大數據時代的來臨，促使檔案信息化建設成為企業管理和發展的重要方向，也是現代化建設的客觀需求。信息技術和互聯網技術為企業的檔案信息化建設奠定了良好基礎，但我們也應認識所面臨的挑戰和問題。本文就新時期的企業檔案信息化建設作出深入分析，提出科學的應對策略，提升信息資源的服務水平。

關鍵詞：大數據 信息化 企業檔案 策略

引言：隨著互聯網、電子商務等技術的發展，數據挖掘、分析、處理、共享也隨之崛起。企業作為我國產業的大頭，面對國際市場的激烈競爭和國內市場格局的不斷變化，科學地開發數據資源，發揮內部檔案的核心價值具有一定的現實意義。即企業要積極突破傳統檔案管理方式，實行信息化管理，開創高效、優質的數據運用平臺，促進經濟效益的提升。

1.大數據時代下企業檔案信息化建設的現狀

我國已經進入信息化發展的新時期，數據分析成為企業能力的綜合體現，而檔案的信息化管理也是企業發展的重要戰略制度。互聯網技術的發展衍生出大量的數據，而檔案的信息化建設是指運用計算機高效的技術處理優勢來完善現有的管理模式，實現檔案實時化、安全化、共享化的目標，使企業的檔案管理更能適應時代的飛速發展。同時實現多部門的協同管理和多環節的配套生產。大數據時代下的企業檔案信息化建設存在諸多問題，檔案信息資源的開發有待加強。

1.1橫向發展不平衡

部分資金實力雄厚的大型企業對檔案信息化建設的投入力度大，相比之下，一些中小型企業由于技術的限制、資金投入相對不足，在人才的引進和培養上也存在局限性。檔案信息化建設，需要配套相應的計算機、服務器等，需要專業人員設計數據庫并進行日常的維護管理，不管是硬件設施還是軟件資源的控制管理，都離不開資金的支持。同時，還要完善企業的網絡建設，優化內部制度，為開展檔案信息化建設創設良好的環境。對于中小型企業來說，他們自身的生產和發展都面臨各種困境，更無暇進行信息化建設。

1.2落后的檔案管理理念

雖然大數據時代早已來臨，一些有戰略眼光的企業家也已把握了市場的發展動向，對內部進行了及時的調控，管理模式也得到了更新。但大部分企業的管理者都沒有真正意識到檔案信息化建設的重要性，管理意識不強，僅僅將檔案管理作為普通的企業信息管理工作，對傳統紙質化檔案的依賴性較強，認為電子檔和網絡化的檔案管理缺乏安全性，這些都制約了檔案的發展，企業檔案也沒有發揮應有的信息服務作用。

2.加強企業檔案信息化建設的有效措施

總的來說，大數據時代下企業要想加強檔案的信息化建設，應從以下幾個方面進行：一是在現有技術的支撐下，不斷豐富系統平臺資源，加強檔案的數字化管理；二是拓寬檔案的共享渠道，全面整合信息資源，實現數據的深度發掘和分析利用，加強各部門的聯系；三是提取有效的數據和信息，使其成為檔案建設的關鍵。

2.1完善軟、硬件的基礎建設

企業的檔案信息化建設和管理涉及了多項工作內容，包括數據的收集、分析處理、儲存整理、傳遞共享等，相應的也需要配套的軟件和硬件支撐。不同企業應根據實際發展需求和內部管理制度，配置相應的硬件設施，如計算機、掃描儀等。在網絡環境良好的情況下，以企業的內部網站作為檔案儲存和管理的平臺，引入信息化管理系統，實現檔案信息數字化。企業網站具有對外開放性，是企業與市場聯系的窗口。在設置檔案數據庫的過程中，應根據戰略目標設置檔案信息管理、查詢和利用等內容，面向用戶提供信息服務。同時要對檔案的數據庫進行規范操作，要求信息與企業的產品和形象

一致。

2.2建立健全的信息化建設體系

信息化時代所帶來的大量數據，實現檔案信息化建設，需要科學合理的建設管理標準和規范，立足制度建設。 我國針對企業的檔案信息化建設已經出臺了各項標準和管理規范，但由于企業性質的差異較大，內部管理制度建設還需結合自身特點。一些企業在對檔案管理進行革新時，由于新建數據庫與原有數據庫的開發語言的差異，導致兩者得不到有效融合，容錯性較低，很多信息都只能單向傳遞，資源對接有著嚴重的滯后性。因此，企業在參考國際和國內相關標準與技術的基礎上，應健全內部檔案建設體系，實現檔案系統的高效運行。除此之外，要積極完善檔案信息的安全防護體系。大數據在為企業帶來極大便利性的同時，也帶來了不可預料的威脅。企業除了運用信息技術抵御不法分子的系統入侵和控制之外，還應加強重要檔案信息的保護，在資源共享時應做到實時監督，切實保障重要信息不被竊取，從根本上解決核心商業數據泄露風險。

2.3加強對人才隊伍的培訓

檔案信息化建設關系著企業獲取國際市場與國內市場的能力，需要一支高素質、職業能力強的人才隊伍作為支撐。大數據時代下各類信息的關聯已不完全是技術層面的限制，還需要業務人員的識別。在進行檔案信息化建設的過程中，只有具備專業管理知識，熟練掌握各類辦公軟件的綜合性人才，才能擁有信息管理的能力。企業可以從以下幾個方面出發，加強對技術人才的引進和培養。一是加強校企合作。高校是培養人才的主要渠道，企業可以通過與高校的聯系，以定向培養作為吸引人才的機制。二是完善獎勵機制。企業不僅要引入人才，更要留住人才。定期組織對管理人員的培訓，提高他們的計算機處理水平，同時加大對優秀員工的獎勵，加強他們的責任意識和歸屬感。

3.結論

大數據時代的企業檔案信息化建設是一項復雜、綜合性工程，企業必須堅持與時俱進的時代觀念，不斷拓展檔案服務領域，創新管理機制，滿足市場的發展需求，這是提高檔案利用效率的必經之路，也是促進企業健康發展的重要手段。

參考文獻：

[1] 李燕芬. 淺析企業檔案信息化建設存在問題及對策[J]. 中小企業管理與科技（上旬刊）. 2010（04）

[2] 邱麗琴. 試析大數據時代的企業檔案信息化建設[J]. 辦公室業務. 2017（13）.