醫院檔案精細化管理的實現及意義探尋

張靜

摘 要：精細化管理現代企業最為重要的管理模式，在提升管理效率和質量上發揮重要作用。近年來，隨著醫療改革深入，精細化管理在醫院檔案管理中逐步應用開來，并取得了良好效果。本文主要探討醫院檔案實施精細化管理的現實意義及實踐情況。

關鍵詞：高校 圖書館 精細化管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）09-00-01

醫院檔案就是醫院建設、發展的重要信息記錄，涵蓋醫療、臨床科研、設備采購、財務等方面，是醫院經營、管理及上級監管的重要依據。伴隨我國現代醫療衛生事業的發展，對醫院檔案管理有更高要求，不但要及時、完整保存各類檔案，還需提升檔案=應用率，更好服務于臨床醫療[1]。檔案精細化管理就是把具體工作細化，嚴管細節，讓整個過程始終處在受控狀態。具體而言，就是在檔案的收集、歸檔、借閱、保存、利用等方面細化，做到精益求精。

一、醫院檔案精細化管理的現實意義

精細化管理最初用于企業的生產管理中，是基于“精、準、嚴、細”理念的管理方法。具體而言，就是通過培養和提升企業員工的職業素養與專業技能，改進并優化工作流程，細化過程，注重部門和人員間的溝通和協作，從整體上提升企業生產和經營效益，達到發展目標。

對于醫院而言，檔案管理的第一要務就是服務于醫院日常工作，通過精細化管理，提升檔案利用效率最為主要的目的[2]。具體而言，醫院檔案精細化管理，一方面能夠把醫院醫療、科研、管理、等方面的信息、資料更為集中、清晰、完整地歸集和反映出來。另一方面，能有效地推進醫院檔案信息化、規范化建設，同時為醫護人員、患者、上級部門提供更為為及時、優質的檔案服務。此外，可不斷改進和強化檔案管理工作，充分發揮好檔案的作用，以提高醫院的醫療質量和管理水平。

二、醫院檔案精細化管理的實現

1.細化檔案管理內容

1.1完善管理體系，保證檔案順利歸集。一方面，應轉變以往醫院檔案分散管理的方式，由醫院檔案管理部門統一管理，并制定切實可行的檔案借閱管理制度，把借閱批準權集中到管理部門，并嚴格執行收、借兩線管理，各個科室檔案須及時收集、處理，同時嚴格制度借閱檔案。另一方面，在檔案權限管理上，在收集各類檔案時，除了制定管理制度外，同時還需實施“一把手”負責制，全面、及時地了解和掌握醫院檔案管理整體狀況，以確保檔案的收集、歸檔、借閱、保存的系統性。醫院檔案主要來自各個科室，集中于人、財、物等方面，為保證檔案資料及時、完整地收集，檔案管理人員必須不斷強化學習，定期到一線科室，了解和掌握每個科室日常工作內容、流程，并要與科室人員一同交流、座談，了解其對檔案的需求，把檔案的管控關口往前移動，讓檔案管理和專業醫護工作密切結合。基于“多溝通、少抱怨”的原則，通過服務柔性彌補檔案資料收集剛性，以提升檔案管理能力。

1.2優化檔案結構，滿足發展需求。檔案質量的直接體現在檔案的管理、服務、利用等方面。在醫院檔案的管理工作中，要想創新和改進管理方法，首先要詳細掌握需建立檔案室的基數，然后對全部檔案有效鑒定、剔除，對需要檔案及時修正、補充、完善，再按照醫院檔案分類原則歸檔，以便提升歸檔質量；與此同時，對臨床科研成果、試驗資料、醫院史志、政策等檔案進行特色化建設[3]；一方面，要轉變檔案形式結構，自以往單一紙質文檔擴展到影像、聲像資料、數字信息、實物保存等多形式檔案，不斷完善檔案形式；另一方面，定期分析醫院檔案價值，明確檔案保存時間的合理比，以實現檔案的社會效益和經濟效益，更好地服務于醫院和患者。

2.優化管理方法與制度

2.1建立完善組織架構。醫院檔案管理在外部上受上級檔案局與市衛計委指導、監督、檢查，在內部則是副主任以上分管，各科室設置兼職檔案管理員，負責日常檔案的歸檔、整理、保存等事務。如此明確檔案管理的作責任，細化工作內容，同時和各科室的績效掛鉤，以實現閉環管理。

2.2建立規范管理制度。醫院檔案管理制度主要包括崗位責任制度、檔案材料收集與歸檔制度、檔案分析和鑒定制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統計制度、檔案日常管理制度及檔案銷毀制度等。上述制度的建立在醫院檔案精細化管理中有著重要的基礎作用：一方面，明晰與規范醫院檔案管理工作職責，讓各項工作有章可循，減少管理的盲目性與隨意性；另一方面，及時把檔案管理中出現的問題及相應解決方法予以書面化，讓這些寶貴經驗與知識得以有效保存，避免后續管理中發生相同問題。

同時，制定檔案管理人員的獎懲和績效考核制度，一是要求管理人員樹立檔案管理的時效觀；二是要樹立檔案管理的動態觀。醫院管理者必須通過合理方法和對策進一步改進和完善檔案管理制度，以保障檔案管理有效性。同時，在實際管理中，各環節、步驟均應仔細、科學劃分，可進行PDCA分析，以便檔案管理質量得以持續改進。并要對檔案管理人員進行定期考核，讓其職業素養和專業技能能夠進一步提升，以保證醫院檔案管理工作創新和發展。

3.實施“檔案清單”制

可學習和借鑒現代工程項目檔案管理先進經驗，對重要的人、財、物等檔案，實施“檔案清單”制，如此不但保證檔案建立的完整性，還保證檔案管理各環節有據可查。

3.1強化檔案管理人員法制意識

依法依規是醫院管理最為重要和基本的準則。無論是臨床醫學中的科研交流、學術研究，還是醫患糾紛、行政管理，均與醫院檔案管理密切相關。因而，檔案管理人員在日常工作中并基于《檔案法》及相關配套行政法規，嚴格執行國家檔案管理部門、衛計委等制定的《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》、《醫學科學技術檔案管理辦法》，并要結合新時期醫療衛生改革實際制定適合醫院檔案管理的規章制度，讓檔案管理更為標準化、規范化[4]。

三、結語

總而言之，精細化管理是一個系統、全面、復雜的工程。在醫院檔案管理中踐行精細化理念，有助于提升檔案管理效率和質量，同時可提升檔案利用效率，發揮檔案更大價值，同時有利于促進醫院檔案的規范化管理。在實踐中，應根據醫院檔案管理實際，結合醫院經營和管理需要，以提供優質檔案服務導向，建立一個完善的精細化管理管理體系。

參考文獻

[1]劉茵.醫院檔案管理中精益管理理念的整合及意義探尋[J].辦公室業務，2017，5（23）：125.

[2]朱永梅.新形勢下醫院檔案管理發展趨勢探討[J].山西醫藥雜志，2018，9（03）：352-353.

[3]黃新金.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].科技資訊，2017，15（07）：125-126.

[4]阮美麗.醫院檔案為醫院持續發展提供正能量[J].中國醫學創新，2017，14（27）：145-148.