試析在辦公自動化環(huán)境下如何做好電子文書檔案管理工作

張靜

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷普及和發(fā)展，電子信息技術(shù)被運(yùn)用到各行各業(yè)，醫(yī)院系統(tǒng)也實(shí)現(xiàn)了辦公的自動化。與傳統(tǒng)的文書檔案管理不同，信息時(shí)代背景下的、辦公自動化環(huán)境下的電子文書檔案管理有不同的要求。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 電子文書檔案 檔案管理工作

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）10-00-01

辦公自動化即信息時(shí)代的電子文書檔案的信息化管理，把現(xiàn)代通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分的融入檔案的管理、開發(fā)、建設(shè)中去。這能夠有效的提高醫(yī)院辦公的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的先進(jìn)化，但其中尚存在有待完善的問題，這就需要人們在實(shí)踐中不斷的去完善。

一、辦公自動化環(huán)境下電子文書檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

1.優(yōu)點(diǎn)

1.1高效。與傳統(tǒng)文書檔案管理相比，在辦公自動化環(huán)境下的信息管理系統(tǒng)辦公實(shí)現(xiàn)了自動化，更加的高效、快捷，強(qiáng)大的信息處理能力是辦公自動化的一大優(yōu)勢。在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)代，醫(yī)院檔案的收集、整理、編目、入庫等一系列工作全部靠手工操作，需要花費(fèi)大量的人力和精力。

1.2穩(wěn)定。紙質(zhì)文檔的保質(zhì)期較短，而電子文檔的保存時(shí)間更長，因電子文檔不易受周圍環(huán)境的影響，亦不存在紙張耐久性問題，電子文檔信息不易丟失。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，資料保存可以根據(jù)需求選擇最適宜的載體，如U盤、移動硬盤等。這些存儲的方式占用的位置小且信息儲備空間大，受外部環(huán)境的影響小，穩(wěn)定性較強(qiáng)[1]。

1.3安全。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在使用過程中易發(fā)生丟失、損壞等情況，醫(yī)院文件長距離的傳遞也只能靠運(yùn)輸、郵寄等方式，途中難免有各種不可抗力（如惡劣的天氣、道路的堵塞、政治因素），有文件丟失或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。但是自動化辦公環(huán)境下，借助信息技術(shù)文件可以瞬間進(jìn)行傳遞，既快又安全。

1.4易于共享。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作靠手工展開，大量的資料均以紙質(zhì)的形式儲存于信息庫中，經(jīng)過長年累月的積累，文件多而雜，醫(yī)院工作人員或其他相關(guān)人員要想找到自己所需要的文件無疑是大海撈針。因此，鮮少有人到文庫中去尋找資料，這就導(dǎo)致相關(guān)資料發(fā)揮不了自身的價(jià)值，有些甚至變成了一堆廢紙。辦公自動化環(huán)境下，檔案信息和載體分離利用，信息系統(tǒng)之間相互關(guān)聯(lián)，信息共享十分便捷，實(shí)現(xiàn)了資源的高效利用。

2.缺點(diǎn)

2.1保密性變?nèi)?。電子文書的?nèi)容易于修改和傳輸，因此文件的保密性有待加強(qiáng)。與紙質(zhì)版的文書不同，電子版文書修改后痕跡不明顯，人們可以隨意選擇電子文書的字體、排版等，然后隨意進(jìn)行傳輸[2]。且電子文書無蓋章、親筆簽名，人們很難判斷一份電子文書到底是原件與否，這些都是電子文書在保密性方面的缺陷與不足。

2.2對工作人員的要求更高。傳統(tǒng)的檔案管理工作人員不需要太多的知識和技能，只要能對文檔進(jìn)行分類、歸檔、整理、入庫等就足夠了，他們的綜合素質(zhì)普遍偏低。但是要想在辦公自動化環(huán)境下做好電子文書檔案管理工作，除了具備傳統(tǒng)的檔案管理工作技能，還應(yīng)懂得如何操作現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化。因此，要想做好辦公自動化環(huán)境下的電子文書檔案管理工作，醫(yī)院必須提高原有的傳統(tǒng)文書檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用素質(zhì)，或者選聘這方面的專業(yè)人才。

二、如何做好辦公自動化背景下的電子文書檔案管理工作

1.與時(shí)俱進(jìn)，重視電子文書檔案辦公自動化管理

醫(yī)院文書檔案資源是開展檔案管理工作的前提，也是不可逆的記錄社會發(fā)展和進(jìn)步歷程的資料，做好檔案資料的安全保管工作是每個(gè)檔案人的不可推卸的責(zé)任?，F(xiàn)代化背景下，文書檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化，檔案管理的方式日益多元化，除了傳統(tǒng)的手工整理，還有現(xiàn)代化的多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖片信息等數(shù)字檔案管理方式。要想做好電子文書檔案管理工作，必須緊跟時(shí)代前進(jìn)的步伐、與時(shí)俱進(jìn)，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)早日科學(xué)、有效的運(yùn)用于文書檔案管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

1.1科學(xué)管理，制定系統(tǒng)全面的文書檔案管理制度

信息技術(shù)的日益發(fā)展使得在辦公自動化環(huán)境下的電子文書檔案管理逐漸變得高效、快捷，隨著而來的弊端也逐漸顯現(xiàn)出來，因此，需要制定系統(tǒng)全面的科學(xué)管理制度。其一，對電子檔案的建立過程嚴(yán)格把控，逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；其二，在建立后應(yīng)根據(jù)發(fā)展的需要不斷進(jìn)行完善和調(diào)整，以適應(yīng)制度和體系發(fā)展的需要，最終實(shí)現(xiàn)電子文書檔案管理工作的規(guī)范化、程序化、制度化。

1.2適應(yīng)需求，建設(shè)高素質(zhì)的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)

辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理有著諸多的益處，我們要從自身的實(shí)際情況出發(fā)，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，不斷完善自身的劣勢，更好的為醫(yī)院的檔案管理工作服務(wù)。

1.3對原有的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。 因此，文書檔案管理負(fù)責(zé)人對文書檔案管理隊(duì)伍中原有的工作人員要進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的技能培訓(xùn)，以提高其專業(yè)技能。其次，還要加強(qiáng)相應(yīng)的政治理論知識培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心和道德素養(yǎng)。再次，文書檔案管理的工作人員要有不斷完善自我的精神，與時(shí)俱進(jìn)、終身學(xué)習(xí)，不斷的拓寬自己的知識面，順應(yīng)文書檔案管理工作發(fā)展的需要。

2.選用專業(yè)的人才，展開專業(yè)的檔案管理工作

隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)院的相關(guān)信息和文檔必定會越來越完善和全面，這就需要專業(yè)的人才來處理文書檔案管理工作。專業(yè)的文書檔案管理工作者有較強(qiáng)的責(zé)任心、較高的道德水平，此外還有過硬的計(jì)算機(jī)管理操作技能，有與時(shí)俱進(jìn)的、終身學(xué)習(xí)的先進(jìn)意識，對自己要求嚴(yán)格、做事認(rèn)真細(xì)致，是綜合素質(zhì)較高的人才。

2.1完善相應(yīng)的軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好文檔的保密工作

電子文書檔案管理部門要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的發(fā)現(xiàn)自身的不足與缺陷，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做好醫(yī)院電子文書檔案的保密工作。強(qiáng)化醫(yī)院辦公系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)之間的隔離措施，借助路由器過濾掉被屏蔽的IP地址及服務(wù)，并設(shè)置防火墻，提高醫(yī)院電子文檔信息的保密性[3]。如此，醫(yī)院相關(guān)的電子文書檔案管理工作才能更加高效、無憂的展開。

三、結(jié)語

綜上所述，在辦公自動化背景下做好醫(yī)院的電子文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，不僅需要有與時(shí)俱進(jìn)的精神，還要有素質(zhì)較高的工作團(tuán)隊(duì)和嚴(yán)密、先進(jìn)的軟硬件設(shè)施。相信通過各方的不斷努力，醫(yī)院文書檔案管理工作定能高效、有序的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]李莉.在辦公自動化環(huán)境下如何做好電子文書檔案管理工作[J]. 城建檔案，2016（02）：51-52.

[2]王安妮. 關(guān)于電子文書檔案管理工作的思考[J]. 黑龍江檔案，2016（03）：104.

[3]王輝. 電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析[J]. 管理觀察，2016（20）：117-119.