先付后審破解報銷難題

（中國航天科工集團有限公司財務部 北京）

一、常規報銷流程及其缺陷

1.常規報銷流程的基本步驟和主要特點

企業對于費用報銷流程通常是這樣設計和執行的。第1步：填單提交。即業務人員在報銷系統中填寫報銷單、掃描原始票據并提交審批。第2至N步：審批審核。即業務部門、歸口管理部門、企業負責人按照企業規章制度中規定的審批流程和權限，逐級完成所有審批環節；財務部門完成財務審核環節，如果達到金額標準，還會觸發多級財務審核。第N+1步：付款制單。即出納將已審定的付款信息（收款方名稱、開戶行、賬號、付款核定金額、用途等）通過手工或銀企直聯等方式在銀行結算系統填制付款單。第N+2步：復核到賬。即付款復核崗核對出納提交的付款單的準確性，確認無誤后審核通過并完成款項支付。

這種報銷流程一般可稱為常規報銷流程，其主要特點是先審后付，即所有審批審核環節通過之后進行報銷付款，支付到賬是整個報銷流程的最后一步。

2.常規報銷流程的缺陷

一是流程冗長。對于沒有建立財務共享中心的企業，常規報銷流程最少是五步，即第1步：企業員工填寫并提交報銷單，第2步：一位業務部門領導審批，第3步：一位財務人員審核，第4步：出納付款制單，第5步：付款復核并資金到賬。對于建立財務共享中心的企業，常規報銷流程最少是七步，即在上述五步流程的基礎上增加共享中心審核和復核兩個步驟。對于大型企業集團，由于經營規模大、管理層級多、管理鏈條長、內控要求高以及建立了財務共享中心等多因素影響，一筆普通費用報銷的全流程通常多達十多個步驟和環節。

二是報銷款到賬慢且到賬日期無規律。由于流程冗長，以及各級審批審核人員無法實現即收即審的實時效率等各種原因，大家普遍感覺報銷周期特別長、報銷款到賬特別慢。同時，由于各級審批審核人員的處理時間不可預測，導致整個審批周期、到賬日期無法提前確定。這種不確定性很容易導致報銷人員產生焦躁情緒。

三是報銷體驗差、業財矛盾突出。一方面，業務部門和業務人員反映報銷難、到賬慢、體驗差，對財務部門給予“差評”。另一方面，財務部門也備感“委屈”，主要理由是：流程冗長不是財務部門造成的。整個報銷流程的每一個審批環節都是基于企業規章制度設置的，都是為了符合風險內控要求，都是為了合法合規，不僅很難刪減，而且經常會因為新增管控要求而增加審批環節。財務部門的審核付款等幾個處理環節只占整個報銷流程的一部分，報銷進度涉及多個部門多個審批人員?！皥箐N難、到賬慢”往往不是財務部門單方面造成的，也不是財務一個部門就能解決的。此外，各級審批人員也感到“無奈”，由于職責任務多、工作壓力大以及經常開會、經常出差，既無法保證多久能夠完成報銷審批，更不可能實現即收即審、實時處理。由于這些情況，業財雙方經常矛盾爭執多，互相都不滿意。

二、打造先付后審的快速報銷流程的總體設想

為了解決常規報銷流程的缺陷，許多企業做出了探索，但由于沒有突破“先審后付”的傳統思維，成效并不明顯。筆者認為只有顛覆傳統思維，將員工報銷體驗放在與風險合規管理并重的高度，實行報銷流程創新變革，打造先付后審的快速報銷流程，才能從根本上破解“報銷款到賬慢、報銷體驗差、業財矛盾多”的難題。報銷流程變革的總體思路是：“重構流程、完善規章、先付后審、快速到賬、核定差異、多退少補、員工滿意、風險受控”。

1.重構報銷流程

基于流程再造理念，聚焦先付后審、快速到賬的目標，對報銷流程進行重新設計，即第1步：員工填寫報銷單后直接提交到出納；第2步：出納按報銷人填寫的申請金額辦理付款制單；第3步：付款復核崗辦理付款復核，復核通過后款項按申請金額實時支付；第4至N步，相關領導逐級審批、本單位財務初審、共享中心審核復核并生成會計憑證。其中：若核定金額與申請金額相同的，直接按申請金額自動生成會計憑證；若核定金額與申請金額有差異的，財務人員在審核時應當更改核定金額，審核通過后自動生成會計憑證，其中：費用成本科目金額按核定金額入賬、貨幣資金科目按申請金額入賬、兩者差額計入應收應付款科目并按員工進行輔助核算；第N+1步，系統按月自動統計每位員工的累計應收或應付款金額，并在次月工資中進行扣減或補發或者以其他方式進行結算。

2.識別流程風險

先付后審的快速報銷流程具有以下風險：一是快速報銷流程缺乏規章制度支撐的合規性風險；二是員工快速報銷額度設置過高或未控制，出現問題后無力歸還的資金損失風險；三是對于先付款的報銷單在審批審核過程中發現各種質量或不合規問題，員工不配合處理，甚至故意拖延，致使先付款報銷單長期無法辦結的時間風險；四是員工無事由借款或報銷，惡意占用公司資金的信用風險；五是員工收款后對核定差異不認可引發勞資糾紛的法律風險。

3.制定管控措施

一是修訂企業報銷管理規定。對先付后審報銷流程的使用范圍、管理措施等有關事項做出明確規定。

二是建立員工報銷承諾機制。在報銷系統中設置《員工報銷承諾書》，由員工進行電子簽名，對報銷責任義務做出承諾（比如同意報銷核定差異在工資中扣補等），未簽名承諾的員工不適用快速報銷流程。

三是建立報銷質量評價和扣分機制。每年度授予每名員工10個質量分。報銷流程中每一次駁回必須說明理由，屬于質量問題或者違規問題的，應當對照報銷質量扣分標準進行扣分。如果質量分扣為零，系統自動停止該名員工報銷權限。如果員工要恢復報銷權限，必須自費購買質量分且必須重新接受報銷知識與規章培訓并通過測試。

四是建立員工信用額度動態管理機制。對于先付后審的報銷，先付款時占有信用額度，報銷審核完成時釋放信用額度，信用額度用完后系統自動恢復該員工報銷單走常規報銷流程。信用額度與員工的信用狀況、報銷質量和效率掛鉤，由報銷系統自動計算、自動控制、動態變化、隨時可查。員工信用額度=該員工上年度實發工資總額×信用風險調節系數×報銷質量調節系數×報銷效率調節系數。

其中：信用風險調節系數=某員工年度累計核定金額/累計申請金額，且最大值為1，主要反映員工的誠信度，也即若員工無理由惡意報銷的話，其信用風險調節系統很可能減至零。報銷質量調節系數=該名員工年度剩余質量分/質量滿分值，主要體現對報銷質量高的員工的鼓勵和對報銷質量低的員工的懲罰，如果一名員工報銷質量低、問題多、扣分多的話，質量調節系數就會很低。報銷質量調節系數在0-1區間，最小值為0，最大值為1。報銷效率調節系數=全體員工單個步驟平均處理時長/該名員工單個步驟平均處理時長，主要體現對報銷處理效率高的員工的鼓勵和對報銷處理效率低的員工的懲罰，如果一名員工單步處理時長優于平均值時，報銷效率調節系數大于1，如果一名員工單步處理時長劣于平均值時，報銷效率調節系數會小于1。

三、先付后審的快速報銷流程的實踐價值

（1）到賬快。員工報銷可以實現報銷單當日提交當日到賬，特殊情況下由出納和付款復核崗快速響應，可以實現提單后數分鐘即到賬。相比常規報銷流程，可以實現從“龜速”向“快速”的顛覆性提升。

（2）體驗極致、員工滿意。員工對報銷工作的滿意度必將大幅提高，極致的報銷體驗也將有利于業財雙方形成緊密合作關系。

（3）風險可控。員工要想維持并提升信用額度、維護快速報銷流程的適用資格，必然更加重視報銷質量、效率、合規和誠信。這不僅有利于培養員工“自我管理”的習慣和意識，有利于在組織內部形成追求質量效率信用的文化和氛圍，也有利于實現風險受控、管理合規的良性循環。

四、兩種報銷流程的差異示例

案例：A公司綜合管理部張三、李四、王五等三人一同出差，由王五統一負責報銷差旅費。王五在第T日填寫提交了差旅報銷單，申請金額合計為4000元。經審核，發現王五填寫的付款信息有誤，一是張三少計200元，二是王五多計100元。假設審批審核環節用時5天，付款環節用時1天。申請金額和核定金額如表1所示。

表1 報銷付款金額明細表

1.基于常規報銷流程的處理

（1）在T+5日完成全部審批審核環節，系統自動生成如下會計憑證：

借：管理費用（差旅費） 4100元

貸：銀行存款（張三） 1200元

銀行存款（李四） 2000元

銀行存款（王五） 900元

（2）在T+6日，出納人員和付款復核崗按核定金額付款。員工終于在提單后第6天收到了報銷款。由于付款是按正確金額支付，付款金額中已包含了差額，即該差額已處理完畢。

2.基于快速報銷流程的處理

（1）在T+1日，出納人員和付款審核崗按王五填寫的申請金額付款。員工在提單后1天內收到了報銷款。

（2）在T+6日，該筆報銷單完成全部業務審批和財務審核，由系統自動生成會計憑證，核定金額與申請金額的差額計入應收應付款項。憑證如下。

借：管理費用（差旅費） 4100元

其他應收款（王五） 100元

貸：銀行存款（張三） 1000元

銀行存款（李四） 2000元

銀行存款（王五） 1000元

其它應付款（張三） 200元

（3）在次月工資發放時，在王五的稅后工資中扣減100元，在張三的工資中補發200元且不計稅。