大數據環境中發電廠企業文書檔案的信息化轉型

孫惠媛??

摘 要：

隨著科技的快速發展，信息技術被廣泛應用到了社會經濟生活的方方面面。在大數據環境下，發電廠企業借助信息技術對文書檔案實施管理能有效提高管理效率，也有利于檔案價值的深入開發和利用。基于此，本文從大數據與發電廠企業文書檔案管理的關系入手，詳細闡述了大數據環境中發電廠企業文書檔案管理的內容以及開發利用策略，希望能對發電廠企業文書檔案管理的信息化轉型提供參考和借鑒。

關鍵詞：大數據；發電廠企業；文書檔案；信息化

發電廠企業在發展過程中產生的文書檔案記錄了發電廠企業的發展歷程，具有重要的參考價值。文書檔案資料的形式多種多樣，如圖片、文檔、視頻等，在大數據環境下，有必要借助信息化手段提升文書檔案管理工作效能。

一、大數據與發電廠企業文書檔案管理

（一）大數據的含義

大數據是指體量太過龐大，用戶無法及時獲取并進行加工處理的數據。換言之，因為數據規模太過龐大，導致使用現有的軟件工具難以在限制時間內實現數據的獲取、查詢、管理、處理等。大數據技術不但能夠促進企業對數據資源的有效利用，還能夠促進企業對有價值的數據資源實施專業化處理和加工，提升數據利用價值。當前，大數據技術已經被廣泛應用到人們生活的各個方面，在一定程度上改變了人們的工作、生活和思維習慣。對此，發電廠企業文書管理也應加快信息化建設步伐，為檔案開發利用創造良好的基礎。

（二）發電廠企業文書檔案的信息化管理

文書檔案的信息化主要是指利用現代化信息手段，對文書檔案進行整理、收集、傳輸、管理、存儲、利用和開發，將文書檔案的載體和形式進行網絡化和數字化轉化，以提高其利用價值，進而為發電廠企業管理工作提供更優質的服務。

二、大數據環境中發電廠企業文書檔案管理的內容

（一）數字化管理模式

傳統的文書檔案大多以紙質作為載體，文書檔案管理人員要手動錄入這些信息，工作量非常大，任務繁重，同時也不方便檔案查閱，這些紙質文書檔案的存放也需要占用大面積的庫房、檔案盒架和櫥柜。在大數據環境中，紙質文書檔案的缺點都可以被數字化檔案所彌補，這不僅可以最大限度地節省物力、人力和財力，同時還可以無限量地進行復制黏貼，操作更加方便快捷。對文書檔案實施信息化管理的一項重要工作就是將這些紙質檔案轉化為電子檔案，以數字化形式進行保存，即轉變為數字化檔案。文書檔案管理實施數字化轉型，是大數據環境中文書檔案管理和建設的內在要求。

（二）網絡化管理模式

文書檔案經過數字化建設形成電子檔案之后，還要通過現代科技技術進行計算機網絡聯網，以滿足不同類型、不同層次、不同網絡范圍、不同地域的用戶的檔案需求。所以，要想實現對發電廠企業文書檔案資源的利用和共享，就必須對文書檔案進行網絡化管理。文書檔案的網絡化管理應實現如下功能：網絡歸檔、網絡分類、網絡借閱、網絡組卷、網絡傳送、網絡復制、網絡隔離、網絡交流、網絡上傳、網絡獲取、網絡下載、網絡服務、網絡存儲等。另外，還應從網絡安全出發，實施物理隔離和邏輯隔離，以確保檔案安全。

（三）安全化管理模式

在大數據環境中，信息安全是一個非常突出的問題，文書檔案的網絡化管理也造成檔案安全隱患。所以，在具體實施過程中，發電廠企業要及時升級管理系統、改進技術、強化有關保密手段，以有效解決網絡安全問題，具體包括以下幾個方面：一是要杜絕因網絡和設備故障、工作人員操作失誤、網絡黑客攻擊、計算機病毒等導致的文書檔案遺失和損毀。二是要加強安全保密管理，對于涉密的文書檔案，發電廠企業應制定完善的保密管理措施，對不同的文書檔案分別采取不同的保密等級，包括部分公開、完全公開和完全保密等不同等級。

三、大數據環境中發電廠企業文書檔案的開發利用

（一）豐富文書檔案類型與數量

在大數據環境中，建立高價值的、類型齊全的文書檔案是文書檔案信息化建設的主要目標。傳統紙質文書檔案類型單一，通常只包括本企業的資料、上級文件、與外界聯系的資料等。在大數據環境中，文書檔案的類型十分豐富，如動畫、視頻、宣傳課件、3D虛擬、多媒體等。發電廠企業在文書檔案信息化轉型過程中，應確保信息資料的數量和質量，并增強自身數據處理能力，以為用戶提供更到位的服務。

（二）對文書檔案進行加工處理

發電廠企業應對文書檔案進行加工處理，建立文書檔案檢索系統，并確保檢索的準確性、高效性和全面性。首先，發電廠企業應確定便捷合理的檢索方法，這就需要發電廠企業對文書檔案的分類、內容、級別、共享性、時限等進行詳細規定。就檔案分類而言，建議文書檔案在最初歸檔時就分為本企業檔案、上級檔案、對外聯系檔案三大類，對于本企業的文書檔案還可以進一步細分為業務檔案、會議檔案、勞資檔案、活動檔案、歷史檔案等。其次，發電廠企業可以按照人員、會議、文件、勞資、科研、歷史資料等不同類別，建立文書檔案數據庫，并鋪設檔案數據檢索所需的網絡。文書檔案網絡鏈接應涵蓋各種區域范圍及類型，比如：城域網、互聯網、局域網、廣域網、專用網以及內部網等，為實現文書檔案資源共享奠定堅實的硬件基礎。

（三）完善文化檔案的開發利用

文書檔案的重要功能之一就是為用戶提供利用服務，這就要求發電廠企業加強文書檔案的開發利用，深入挖掘文書檔案的內在價值。毋庸置疑，發電廠企業文書檔案本身具有十分重要的史料價值、研究價值和憑證價值，這為檔案的開發利用奠定了基礎。在積極進行檔案開發的基礎上，發電廠企業應大力發展數字化文書檔案，為用戶提供多種類型的數字化服務，彰顯大數據環境中現代化檔案服務特色。例如：發電廠企業可以通過網絡電話、網絡視頻、網絡短信等多種現代化通信方式，給用戶提供檔案咨詢和查詢服務；可以通過網絡硬盤、電子郵件等渠道，給用戶提供文書檔案遠程傳輸及下載服務；還可以給用戶提供某部門、某企業的檔案信息跟蹤服務。除此之外，發電廠企業應不斷加大文書檔案的開放程度，把文書檔案面向各區域范圍進行開放，不僅要為本企業、本地區用戶提供服務，還要進一步為全省、全國乃至全球范圍的用戶提供服務。

結語：

總而言之，在大數據環境中，實現文書檔案信息化是時代發展的必然要求。發電廠企業文書檔案信息化，可以更方便快捷地實現檔案共享和查閱，大大提高文書檔案的管理效能，進而提升發電廠企業文書檔案的價值，促進發電廠企業的健康有序發展。

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（作者單位：華能澠池熱電有限公司，河南 三門峽 472400）