高校數字檔案信息安全體系建構研究

劉昆鵬　李雪飛

摘 要：當前高等教育改革正被信息化深刻地影響著，這導致信息形成格局的改變和信息的大量形成，改變了教育模式的同時也改變了檔案的工作方式。本文基于信息化背景下教育改革對高校檔案信息的要求，透過數字檔案安全現實與高校改革的信息需求的要求，探討數字檔案信息安全體系的建構實現。

關鍵詞：教育改革；數字檔案；信息安全

當今高等教育改革不斷深化的過程正鮮明地體現著信息化的特征，在其影響下基于發展教育理念的教育模式和教育手段更加具有時代性，在此進程中以與以往不同的方式形成和積累著豐富的信息，這極大豐富了檔案信息資源，也對數字檔案信息的安全管理提出了新的要求，其中數字檔案安全的探討正符合檔案事業明確建立資源體系、利用體系和安全體系“三位一體”的實踐體系在信息化現實下的發展。

一、教育改革和數字檔案安全

1、高校教育改革需要“三位一體”檔案實踐體系的支持。高校檔案機構作為學校管理職能中的一部分，它肩負著為學校制定發展規劃、深化教育改革和強化管理提供信息支持的任務，隨著高校改革進程的深化以及適應信息時代發展的要求，高校檔案重藏輕用的傳統管理理念已經不能適應發展需求，科學發展、以人為本的理念作為檔案事業的發展方向，在突出利用服務對資源建設、提供利用和管理保障進行全方位思考和總結，逐漸形成了目前的建立資源體系、利用體系和安全體系“三位一體”的實踐體系。其中資源體系是基礎，利用體系是關鍵，而安全體系是前二者的保障，它是覆蓋檔案從形成到銷毀全過程的重要環節，是為高校改革信息需求提供服務的必要內容，在當前信息化特征明顯的高等教育改革進程中，“三位一體”檔案實踐體系體現出信息化特點，高校改革的信息需要數字檔案安全體系的保障支持。

2、檔案信息化和數字檔案安全建設當前并未與教育改革的發展步伐同步。當前信息化建設已經成為高校檔案機構發展的重點，然而從滿足高校改革的需求程度來講，當前檔案機構在融入數字化校園建設、檔案管理與辦公自動化的對接并未實現，因此檔案信息管理還不能完全從傳統手工模式向智能化和現代化模式轉變，因此檔案信息資源的共享就成了奢侈之談，檔案信息化離真正實現還有距離。電子文件從生成到歸檔的過程中難以實現全程安全監管，由于檔案機構在政策、資金、人力資源等方面的限制，與立卷歸檔部門的溝通有時存在錯位，這導致數字檔案安全總會存在隱患，檔案信息化建設和安全保障建設并不能適應高校改革要求。

二、高校改革進程中的數字檔案安全現實

1、數字檔案安全意識有待提高。當前國家已經將信息安全放在戰略位置考量，數字檔案信息安全也應將安全列為重點內容，雖然與傳統管理時期相比檔案行業從業人員的安全意識已經明顯提高，尤其是信息安全和數字檔案安全知識和認識也都在與時俱進，這對檔案信息化的發展來說是可喜的。然而從生態環境上，社會大環境并未對數字檔案安全有足夠的認識，高校能把檔案工作納入到學校的發展計劃之中，但在管理體制上仍然沒改變處于邊緣地位的現實，從管理人員、教師到學生對檔案及其安全的認識險隘，讓數字檔案安全的實現處處碰壁。

2、信息技術發展給數字檔案安全帶來挑戰。信息技術在高校改革進程中得到廣泛應用的同時，檔案事業對信息技術的應用也在強化，然而在技術升級發展的同時，安全隱患也越來越多，如數字檔案存儲設備的安全保管、計算機病毒、黑客攻擊、檔案信息管理系統漏洞以及升級沖突等問題，這要求檔案機構一方面要加強設備的安全維護、購置新的技術設備；一方面要提高檔案從業人員的技術能力；一方面對檔案管理和安全評估提出了責任要求。

3、數字檔案安全的管理有待加強。雖然數字檔案較傳統檔案管理技術性體現十分鮮明，但技術的偏重不能代替管理的地位，技術是數字檔案安全預防和治理的手段，而管理是對數字檔案信息安全的規范，技術是對管理框架的補充。在管理現實中安全保障體系并不健全，首先對管理規范的執行不到位，崗位職責和責任界限尤其模糊；其次，管理方案不完善，管理措施和手段不到位；再次，針對安全問題的應對不及時，有效解決能力差。諸多問題的存在導致信息泄露、系統升級、漏洞彌補、病毒隔離、黑客防范等問題都成為迫切需要解決的現實問題，因此要保證數字檔案的真實、準確，信息安全管理的長久、可靠，就要實現數字檔案的科學和嚴格管理。

三、數字檔案安全保障體系的建構

高校改革進程中數字檔案信息安全體系的建構，是基于強化技術、完善管理的基礎上，改善數字檔案安全環境、提高應急應對能力，降低安全風險、提升治理水平，作為一個系統的體系工程，應該由管理保障、規范保障、技術保障和人才保障構成。

1、完善數字檔案管理體制，促進數字檔案安全環境的改善。明確由校領導和檔案部門領導以及立卷部門領導二級負責、多方責任的管理體制，成立專門的數字檔案工作領導機構，將檔案信息化和數字檔案安全建設列入學校檔案事業發展規劃之中，爭取改善數字檔案安全的設備支持。將立卷部門數字檔案工作列入部門和領導考核目標，對于檔案部門來說，要加強崗位責任管理，明確工作界限；完善身份認證和用戶管理，堅決執行保密規定等，以此促進在學校范圍內對數字檔案建設和安全防護的重視。

2、確立適合自身發展的數字檔案安全規范。當前國家十分重視信息安全的建設，促進了檔案行業對數字檔案安全的關注，目前并沒有直接的強制性法律文件，但國家層面已經形成和發布了《信息安全等級保護信息安全等級保護管理辦法》、《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》，為數字檔案安全提供了規范參考，但鑒于數字檔案安全標準指標并未實現統一，高校可以根據自身發展情況制定試行規范，以實現對立卷部門工作的指導，促進信息管理和提供利用的安全保障。

3、提高檔案管理隊伍數字檔案安全知識和技能。首先，要培養檔案管理人員安全第一、預防為主的意識，教育他們充分認識數字檔案信息安全對高校改革的重要意義；其次，加大培訓力度，提高知識水平。鼓勵和支持參加信息安全和數字檔案安全的有關培訓，提高管理隊伍的安全知識層次；再次，強化防范和應對數字檔案安全的技能素質，提高檔案管理人員的實踐操作、預防技能；最后，也可以通過引進信息安全方面的專業人員，從改善檔案工作隊伍知識結構的角度提高防范數字檔案安全的能力。

4、強化對數字檔案安全保障的技術應用。要實現數字檔案信息的真實、完整、保密，就需要在數字檔案的管理過程中應用技術，以確保可控性。首先，實施訪問控制和身份驗證，加強用戶身份管理，防止越權訪問，限制功能權限。其次，應用加密技術，確保原始信息的完整和真實，防止惡意篡改和破壞。再次，應用檢測控制技術，防范惡意攻擊、病毒滲入，監控未授權的各種行為，及時進行數據的禁制訪問。

在信息技術基于高校改革和檔案工作中的應用不斷深化的過程中，安全風險總是客觀存在的，保持數字檔案安全的機動性是現實的要求。而高校相較有技術優勢、人才優勢，因此作為服務高校改革的檔案信息化建設的內容，數字檔案安全的實現并不是夢想。

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本文是佳木斯大學2017年教育教學研究項目2017WGL-001的成果。

（作者單位：1.佳木斯大學，黑龍江 佳木斯 154007；2.中新科融（重慶）發展有限公司，重慶 401135）