粵西地區(qū)高校檔案管理現(xiàn)狀分析與對策

摘 要：本文通過對粵西地區(qū)高校檔案部門的問卷調(diào)查，分析粵西地區(qū)高校檔案管理現(xiàn)狀并對其進(jìn)行分析，最后根據(jù)高校檔案工作所處的背景，從改變對檔案部門的認(rèn)識、加強(qiáng)檔案工作自身的規(guī)范建設(shè)、積極開拓與外界的共享合作等三方面探討如何改善粵西地區(qū)高校檔案工作環(huán)境和推動其持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)粵西地區(qū)高校為“一帶一路”戰(zhàn)略做出積極的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵字：檔案管理；粵西高校

基金項(xiàng)目：本文系廣東醫(yī)科大學(xué)2014年學(xué)校科研基金面上培育項(xiàng)目“粵西地區(qū)高等院校檔案管理現(xiàn)狀與對策分析”（項(xiàng)目編號：M2014064）。

高校檔案是指一所高校在自身活動中產(chǎn)生的有價(jià)值的各類第一手材料，其自身的原始性和真實(shí)性對于一所高校能認(rèn)清自己、從歷史中展望未來起著不可忽視的作用。高校檔案管理工作也是一所高校正常運(yùn)行中不可替代的重要一環(huán)，是一所高校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”、“云端”、“物聯(lián)網(wǎng)”等信息技術(shù)的高速發(fā)展，各類電子文件數(shù)量呈幾何級數(shù)遞增，檔案管理從傳統(tǒng)管理方法過渡到信息管理的步伐也越來越緊迫，高校作為科技前沿陣地，其檔案管理人員更需要積極提升自身以適應(yīng)信息發(fā)展的趨勢，才能更好地做好檔案管理工作。

1 目前粵西地區(qū)高校檔案管理情況分析

此次通過問卷和電話調(diào)查了粵西共10所高校，其中2所未設(shè)立專門檔案部門，根據(jù)反饋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，粵西地區(qū)高校檔案管理存在如下情況：

1.1 人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡

從統(tǒng)計(jì)中得出，專職檔案員僅能基本滿足目前的需求，但離適應(yīng)檔案工作的快速發(fā)展還有較大的差距。在專職檔案員隊(duì)伍中，女性比例高達(dá)83%，部分高校基本就是“娘子軍”，男女比例嚴(yán)重失衡。從年齡層次上看，隨著近年各高校檔案部門的爭取，年齡結(jié)構(gòu)方面有一定的改善，但目前大于50歲的人員比例達(dá)31%，35歲以下的僅有27%，新鮮血液不足，對形成充滿活力、創(chuàng)新發(fā)展的人才隊(duì)伍存在一定的影響。從學(xué)歷和專業(yè)結(jié)構(gòu)上看，碩士學(xué)歷人員占24%，這表明一方面高校對于引進(jìn)高學(xué)歷人才的重視，另一方面檔案工作自身要求的提升也促使部分在職檔案人員繼續(xù)進(jìn)修從而獲得更高的學(xué)歷；但檔案專業(yè)碩士畢業(yè)的人員僅有3%，這表明粵西地區(qū)對于引進(jìn)高學(xué)歷檔案專業(yè)人員仍有較大的困難。從職稱結(jié)構(gòu)上看，研究館員職稱獲得者僅占7%，副研究館員職稱獲得者占28%，館員職稱獲得者占41%，助理館員職稱獲得者占10%，未獲得職稱者占14%，可見在短期內(nèi)專職檔案員隊(duì)伍中仍是中級職稱人員占主體，高級職稱尤其是正高級職稱人員偏少，不利于檔案研究工作的進(jìn)一步發(fā)展。在引進(jìn)人才機(jī)制方面，畢業(yè)應(yīng)聘直接進(jìn)入檔案部門的僅占21%，造成這樣的原因一方面是學(xué)校在引進(jìn)檔案人才的時(shí)候?qū)⒆罡邔W(xué)歷和引進(jìn)教師的標(biāo)準(zhǔn)等同起來，加上社會上對檔案部門屬于“清水衙門”、“養(yǎng)老部門”和“婦女會”等偏見，造成學(xué)歷高的人才特別是男性都不愿意進(jìn)入檔案部門，另一方面素質(zhì)不夠的畢業(yè)生不能適應(yīng)檔案工作要求，處于檔案部門不愿意接收的尷尬境地，最后導(dǎo)致檔案部門的進(jìn)人指標(biāo)只好白白浪費(fèi)。

兼職檔案員是高校專業(yè)檔案員隊(duì)伍必要的補(bǔ)充，也是高校檔案隊(duì)伍重要的組成部分，還是確保歸檔材料質(zhì)量的重要保證。兼職檔案員一般都是由熟悉本部門工作、具備一定的檔案知識的人員所擔(dān)任，目前粵西地區(qū)高校中75%都建立了兼職信息員的隊(duì)伍，但是由于近年來校內(nèi)各部門分工的日益細(xì)化、人員調(diào)動換崗情況增多，造成兼職檔案員隊(duì)伍波動較大，新任的兼職檔案員需要一定的時(shí)間學(xué)習(xí)并熟悉本部門歸檔工作，這就會給整體的歸檔工作造成一定的負(fù)面影響。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)支持力度有待加強(qiáng)

在高校，領(lǐng)導(dǎo)不支持或者少支持的工作往往開展均十分困難。由于社會上對于檔案部門的偏頗認(rèn)知，造成部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案部門認(rèn)知偏差，無法認(rèn)清檔案管理工作的潛在價(jià)值，繼而未能真正重視該項(xiàng)工作。少部分高校甚至由于人手問題仍未真正建立檔案室（館），建立了檔案室（館）的高校大部分也是掛靠在學(xué)校辦公室底下的一個(gè)科級部門，只有極少數(shù)的是真正意義上的獨(dú)立部門，這就意味著開展檔案工作中往往需要經(jīng)過多重領(lǐng)導(dǎo)，造成檔案工作開展的延時(shí)性比較明顯，最終導(dǎo)致檔案材料的收集困難、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。但同時(shí)如需要利用檔案的時(shí)候不能及時(shí)調(diào)閱或者根本沒有收集到，領(lǐng)導(dǎo)感受不到檔案管理帶來的便利，更會進(jìn)一步將檔案管理工作邊緣化，惡性循環(huán)之下檔案管理工作開展只會舉步維艱，更談不上進(jìn)一步的發(fā)展。

1.3 數(shù)字化進(jìn)度未能跟上要求

目前隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大部分高校都意識到要加快自身信息化建設(shè)，但卻往往會忽略檔案部門的信息化需求。部分高校的檔案部門經(jīng)過爭取，學(xué)校在檔案信息化管理的硬件方面有一定的補(bǔ)充，但軟件方面的支持卻仍未能十分到位，而檔案部門的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)大多僅能維持檔案管理的日常開支，未能有足夠的經(jīng)費(fèi)用于軟件開發(fā)，最終只能在極有限的范圍內(nèi)提高檔案信息化管理水平，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到信息化時(shí)代的利用要求。調(diào)查的情況顯示粵西地區(qū)高校中對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化完成度<20%的有5所，20%-50%的有2所，大于50%的1所，信息化道路仍舊漫長。

2 粵西地區(qū)高校檔案工作發(fā)展的對策

2.1 端正認(rèn)識，樹立形象

（1）要獲得他人的認(rèn)同和尊重，首先需要端正自身對于檔案事業(yè)的認(rèn)識。檔案員是獨(dú)立的個(gè)體，進(jìn)入檔案行業(yè)的原因也各有不同，這意味著檔案員也會對檔案工作有著不同的認(rèn)識，就如一萬人眼中就有一萬個(gè)哈姆雷特，或喜歡或厭惡，或肯定或否定。這些認(rèn)識直接導(dǎo)致對檔案工作的評價(jià)，更會直接影響檔案工作的積極性。作為一名合格的檔案員，必須首先自己要對檔案工作有一個(gè)正確的認(rèn)識，通過與工作的前輩進(jìn)行交流、參加職業(yè)道德教育等方式，逐步形成正確的檔案觀，只有認(rèn)清檔案工作對于單位乃至社會的作用，才是真正投身于檔案事業(yè)。[1]

其次需要改變外界對檔案部門的認(rèn)識，主要是領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的觀念。檔案工作看似簡單，實(shí)際上也具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對于管理人員來說，既要有專業(yè)的知識與技能，更要有很強(qiáng)的責(zé)任心和使命感。在信息化的大時(shí)代背景下，更要求具備一定的信息管理能力，如熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件、較容易接受新鮮的技術(shù)與手段、對于先進(jìn)的管理方法有敏銳的觸覺。

（2）有了端正的認(rèn)識，我們就應(yīng)強(qiáng)化服務(wù)意識，樹立主動提供檔案服務(wù)的形象。檔案的最終目的是為了利用，是為了造福個(gè)人、單位乃至社會發(fā)展，所以服務(wù)性也視為檔案工作的基礎(chǔ)屬性之一。隨著各種信息技術(shù)推動著社會高速發(fā)展，檔案的利用和服務(wù)層次也越來越廣泛，特別是電子檔案的出現(xiàn)，促使檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化必須加快腳步。作為檔案工作者，應(yīng)該及時(shí)了解基層、單位、社會對于檔案的需求信息，建立起一套符合自身實(shí)際并有一定前瞻性的現(xiàn)代檔案管理制度，努力深挖檔案中的利用價(jià)值，探尋將檔案管理轉(zhuǎn)化為知識管理，更好地為社會、為群眾提供更快捷、更準(zhǔn)確、更符合需求的檔案服務(wù)。

2.2 制定規(guī)范，緊抓績效

無規(guī)矩不以成方圓，任何工作都需要有對應(yīng)的規(guī)則、規(guī)范去約束其行為，才能順利開展該項(xiàng)工作。檔案工作看起來很簡單，但其中在收集、鑒別、整理方面都有獨(dú)特的技巧。因此，在檔案員進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔、分析、計(jì)算機(jī)操作等能力的培養(yǎng)的同時(shí)，再請具有豐富經(jīng)驗(yàn)前輩和具有豐富專業(yè)知識同志的指導(dǎo)，最后結(jié)合每位檔案員擅長的領(lǐng)域知識，慢慢在實(shí)際操作中制定一系列相對應(yīng)的規(guī)范性操作流程，令整個(gè)檔案管理流程做到缺人不掉線，即使是新進(jìn)人員也可以快速弄懂具體的操作流程完成該崗位的工作。

有了規(guī)范，還需要建立行之有效的績效考核體系，才能進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，找出工作中的不足，對檔案工作做出適時(shí)、全面、正確的評價(jià)，這也是是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展必要的基礎(chǔ)。績效考核的結(jié)果直接與工作者的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，在一定程度上可以反推專兼職檔案員要加強(qiáng)檔案意識，增強(qiáng)檔案工作責(zé)任心、事業(yè)心，按規(guī)定做好檔案工作的同時(shí)，也能積極地去思考如何更好地做好檔案工作，從而加速推動檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化進(jìn)程。由于檔案工作崗位和高校教輔的其他崗位相比較，具有其特殊性，所以在建立考核體系的時(shí)候，必須要根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況建立有別于一般教輔單位的考核體系，并定期開展各項(xiàng)檢查和考核評估，把該考核結(jié)果作為檔案人員晉升的主要依據(jù)。但同時(shí)也需要有一定的績效激勵(lì)制度，實(shí)現(xiàn)檔案員收入與崗位貢獻(xiàn)相掛鉤，從經(jīng)濟(jì)方面刺激檔案員提高自身工作積極性。

2.3 開拓合作，共享資源

故步自封是發(fā)展的天敵，但檔案工作一直都容易被忽略，更容易造成一個(gè)相對封閉的環(huán)境，嚴(yán)重制約檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。為此，作為高校的檔案部門，我們應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮高校資源圈的優(yōu)勢。鑒于粵西地區(qū)的高校沒有檔案相關(guān)專業(yè)，我們可以選擇和具有檔案專業(yè)的省內(nèi)外高校合作，邀請他們安排實(shí)習(xí)生過來實(shí)習(xí)，一方面讓檔案專業(yè)實(shí)習(xí)生參與到實(shí)質(zhì)性業(yè)務(wù)操作上面，另一方面可以實(shí)習(xí)生這類“新鮮血液”提供一些新思路新方法，這樣到最后不但解決了工作中的技術(shù)性問題，還能提高實(shí)習(xí)生的業(yè)務(wù)水平，甚至可以引進(jìn)一些適合自身要求的畢業(yè)生，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)三贏的局面。我們還可以不定時(shí)邀請檔案領(lǐng)域一些知名的專家學(xué)者來校指導(dǎo)和講學(xué)，讓專兼職檔案員能接受新理論、新觀念的熏陶，從而不斷提高的檔案員的理論水平。

高校是社會智庫的重要組成部分，如全省高校檔案能實(shí)現(xiàn)一定程度上的資源共享，對于粵西地區(qū)高校是百利而無一害，但大范圍的高校檔案進(jìn)行共享并非一朝一夕之功，期間涉及到的部門和需要協(xié)調(diào)的關(guān)系更是一個(gè)長期的過程，粵西地區(qū)高校可以嘗試提前探討粵西地區(qū)小范圍高校能試行檔案資源的共享，通過可開放檔案資源的共享，一方面可為將來全省高校檔案資源共享提供有益的經(jīng)驗(yàn)，另一方面可通過檔案資源的共享促進(jìn)思想的碰撞，進(jìn)而推動檔案工作往更好的方向發(fā)展。

在“一帶一路”倡議的帶動下，粵西地區(qū)高校檔案部門應(yīng)該緊抓契機(jī)，勤練內(nèi)功，開拓視野，積極共享，為重新建立檔案工作的服務(wù)新形象，推動檔案工作繼續(xù)健康發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]黃英.淺談高校培訓(xùn)部門檔案管理工作存在的問題及對策[J]. 學(xué)園， 2017，（9）： 187-188

作者簡介

黃河（1982-），男，廣東湛江，檔案副研究館員，本科，碩士學(xué)位，主要研究方向?yàn)楦咝n案管理、檔案信息化建設(shè)、檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)。