淺談基層檔案工作存在的問題及建議

董娜

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，檔案工作也隨之進(jìn)步。不過基層檔案事業(yè)發(fā)展的速度比較滯后，造成這種局面的原因是多方面的，本文主要討論了制約基層檔案事業(yè)發(fā)展的一些原因并針對問題提出解決建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理，問題

1 前言

檔案涵蓋了國民生產(chǎn)生活的各個層面，它記錄了工作與生產(chǎn)活動的過程，是人們了解以往情況、研究有關(guān)事物的發(fā)展過程及其規(guī)律性、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、繼續(xù)新的工作所必須參考的寶貴材料。因此，檔案管理工作是十分重要的。但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴(yán)重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結(jié)合基層檔案工作中存在的問題，進(jìn)行有效的分析，制定合理的對策，有利于促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開展。

2 基層檔案工作中的問題

由于檔案工作內(nèi)外因素的影響，工作中可能會出現(xiàn)以下問題。

2.1 檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊，無論是業(yè)務(wù)熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 檔案意識相當(dāng)薄弱

基層單位領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟上，對與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)甚少，一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好[1]。

2.3 檔案現(xiàn)代化技術(shù)落后

隨著辦公自動化技術(shù)的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)的生產(chǎn)和管理模式發(fā)生了巨大的改變。但是，檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中，仍然存在很多難題。首先，一些基層單位檔案管理的資金投入嚴(yán)重不足，檔案管理的軟、硬件設(shè)備和技術(shù)十分落后。有些地方仍舊采用手工操作、紙質(zhì)存檔的老舊形式，這樣不僅浪費人力、物力、財力，而且容易出現(xiàn)檔案遺失、缺漏等現(xiàn)象，使得檔案的完整性和安全性無法得到保障。其次，現(xiàn)代化人才的不足。檔案管理現(xiàn)代化要求檔案人員不僅要掌握嫻熟的檔案專業(yè)知識，還需要掌握計算機操作、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和軟件應(yīng)用的能力。而目前的檔案管理人員大多停留在倉庫保管員的水平，有些甚至不懂計算機知識。

2.4 檔案工作缺乏制度化的管理程序

在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認(rèn)真落實，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。主要有以下四點問題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還[2]。

3 對基層檔案工作中的對策與建議

就以上談到的基層檔案工作現(xiàn)狀中存在的問題，筆者提出了一些對策。

3.1 提高基層單位檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響基層檔案管理水平的優(yōu)劣。首先，檔案管理工作要求檔案管理人員必須具備基本的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德、強烈的責(zé)任感以及端正的工作心態(tài)，不計較個人利益，明確自身的社會定位和社會價值。其次，檔案管理人員應(yīng)注意專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，要具備運用科學(xué)的方法分析問題、解決問題的能力。檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和挑戰(zhàn)性，要做好檔案工作，必須具有扎實的專業(yè)理論知識，掌握檔案工作的方法，精通檔案業(yè)務(wù)，熟悉計算機知識，還要熟悉檔案法規(guī)、政策和各種業(yè)務(wù)規(guī)定，并靈活運用到自己的實際工作中。另外，各基層單位應(yīng)該選好檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊伍。經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的工作環(huán)境，落實相關(guān)福利待遇，對工作業(yè)績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，讓他們工作上有想頭，政治上有奔頭，安心本職工作[3]。

3.2 增強檔案意識，做好檔案工作

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它能夠為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)，為本單位的各項工作提供重要參考。江澤民同志曾經(jīng)說過：“檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的一個重要基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任的”。檔案工作是是一項基礎(chǔ)性工作，它能讓經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)的發(fā)展，都離不開檔案。如果沒有檔案，就會造成大量的重復(fù)勞動，使經(jīng)濟蒙受巨大的損失。因此，檔案工作是黨和國家的一項重要的專門事業(yè)，基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)以身作則，高度重視檔案管理工作，切實解決基層檔案管理工作中存在的一些困難和問題，把基層檔案管理工作提高到更加突出的位置。同時還要積極調(diào)動檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任心，逐步了解科學(xué)管理檔案的重要性，使基層檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案工作對社會發(fā)展與經(jīng)濟建設(shè)的重大意義。

3.3 增加經(jīng)費投入，加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

隨著信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，檔案管理也逐漸從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化終將成為順應(yīng)信息社會的必然結(jié)果。檔案管理的現(xiàn)代化離不開資金的支持，這就要求相關(guān)部門加大對檔案管理建設(shè)的經(jīng)費投入，配備足夠的硬件設(shè)施和專用軟件提供利用，用電子化、聲像化的方式來取代老舊的手工操作和紙質(zhì)存檔的管理機制，使基層檔案不僅便于管理，而且更加安全，不至于出現(xiàn)丟失、遺漏的現(xiàn)象。同時，還要加強檔案人才的培養(yǎng)和教育培訓(xùn)工作，鼓勵檔案干部學(xué)習(xí)政治理論，提高創(chuàng)新意識，不斷改善和優(yōu)化檔案隊伍的結(jié)構(gòu)，只有各方面綜合協(xié)調(diào)發(fā)展，才能推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的快速實現(xiàn)，才能發(fā)揮檔案在工作中的積極作用。

3.4 建立健全檔案管理規(guī)章制度

1987年9月，全國人民代表大會常務(wù)委員會第22次會議正式通過了《檔案法》，它是我國第一部檔案法典。1990年11月，經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)，由國家檔案局發(fā)布施行《檔案法實施辦法》，是我國關(guān)于檔案工作的一個全面系統(tǒng)的行政法規(guī)。基層單位應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律、法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，建立健全適合本單位的檔案管理工作制度，包括檔案立卷歸檔制度、保管制度、保密制度、利用制度以及檔案人員崗位責(zé)任制度，對歸檔的文件材料做到門類齊全、收集完整，分類科學(xué)，整理規(guī)范。完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。

4 結(jié)語

綜上所述，真正做好檔案管理工作并不是一件簡單的事情，這對檔案工作者來說是一種挑戰(zhàn)。對于基層的檔案管理工作，一方面需要提高檔案的質(zhì)量，另一方面需要提高服務(wù)質(zhì)量。在實際工作中，基層檔案工作中存在各種不同問題，應(yīng)該針對這些問題提出解決對策，這樣有利于促進(jìn)基層單位工作順利開展，使單位能夠從檔案資料中尋獲有用的價值信息，讓單位獲得長足發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃雪梅.淺析基層檔案工作存在的問題及建議，《山東青年》.2017.05.

[2]馮惠玲、張輯哲主編.《檔案學(xué)概論》，中國人民大學(xué)出版社.2006.05.

[3]任威.淺析基層檔案管理在新形勢下的發(fā)展出路，《基層建設(shè)》.2017.06.