淺談基層檔案工作存在的問題及建議

董娜

摘 要：隨著社會經濟的發展，檔案工作也隨之進步。不過基層檔案事業發展的速度比較滯后，造成這種局面的原因是多方面的，本文主要討論了制約基層檔案事業發展的一些原因并針對問題提出解決建議。

關鍵詞：檔案管理，問題

1 前言

檔案涵蓋了國民生產生活的各個層面，它記錄了工作與生產活動的過程，是人們了解以往情況、研究有關事物的發展過程及其規律性、總結經驗教訓、繼續新的工作所必須參考的寶貴材料。因此，檔案管理工作是十分重要的。但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴重影響并阻礙了檔案管理工作的發展。結合基層檔案工作中存在的問題，進行有效的分析，制定合理的對策，有利于促進基層檔案管理工作的順利開展。

2 基層檔案工作中的問題

由于檔案工作內外因素的影響，工作中可能會出現以下問題。

2.1 檔案管理人員的綜合素質不高

檔案學是一門綜合性學科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業知識和業務素質。而現階段的基層檔案管理人員隊伍在文化程度、專業素質、思想觀念等方面參差不齊，無論是業務熟練程度，還是工作方法和態度都有待提高。很多基層單位沒有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒有足夠的時間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開發應用能力和敏銳的信息意識，這就極大地制約了檔案管理工作的創新與發展。

2.2 檔案意識相當薄弱

基層單位領導主要精力都放在抓經濟上，對與檔案相關的法律法規和業務知識學習甚少，一些領導將檔案工作簡單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識相當薄弱。有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。有些部門對檔案工作重視不夠，沒有把檔案工作列入年度工作計劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員更是沒有保障，檔案工作自然就做不好[1]。

2.3 檔案現代化技術落后

隨著辦公自動化技術的迅猛發展，各行各業的生產和管理模式發生了巨大的改變。但是，檔案管理的現代化進程中，仍然存在很多難題。首先，一些基層單位檔案管理的資金投入嚴重不足，檔案管理的軟、硬件設備和技術十分落后。有些地方仍舊采用手工操作、紙質存檔的老舊形式，這樣不僅浪費人力、物力、財力，而且容易出現檔案遺失、缺漏等現象，使得檔案的完整性和安全性無法得到保障。其次，現代化人才的不足。檔案管理現代化要求檔案人員不僅要掌握嫻熟的檔案專業知識，還需要掌握計算機操作、網絡應用和軟件應用的能力。而目前的檔案管理人員大多停留在倉庫保管員的水平，有些甚至不懂計算機知識。

2.4 檔案工作缺乏制度化的管理程序

在實際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認真落實，管理松懈，檔案工作沒有形成制度化。主要有以下四點問題：一是檔案收集不規范，在收集過程中，制度不健全；二是檔案整理不規范，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內資料漏失現象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規范，檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還[2]。

3 對基層檔案工作中的對策與建議

就以上談到的基層檔案工作現狀中存在的問題，筆者提出了一些對策。

3.1 提高基層單位檔案管理人員素質

檔案管理人員素質的高低直接影響基層檔案管理水平的優劣。首先，檔案管理工作要求檔案管理人員必須具備基本的政治素質、良好的職業道德、強烈的責任感以及端正的工作心態，不計較個人利益，明確自身的社會定位和社會價值。其次，檔案管理人員應注意專業素質的培養，要具備運用科學的方法分析問題、解決問題的能力。檔案管理工作具有一定的復雜性和挑戰性，要做好檔案工作，必須具有扎實的專業理論知識，掌握檔案工作的方法，精通檔案業務，熟悉計算機知識，還要熟悉檔案法規、政策和各種業務規定，并靈活運用到自己的實際工作中。另外，各基層單位應該選好檔案管理人員，建立穩定的檔案隊伍。經常關心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的工作環境，落實相關福利待遇，對工作業績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，讓他們工作上有想頭，政治上有奔頭，安心本職工作[3]。

3.2 增強檔案意識，做好檔案工作

檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它能夠為領導決策提供可靠的依據，為本單位的各項工作提供重要參考。江澤民同志曾經說過：“檔案工作是各項事業發展的一個重要基礎，這個基礎不牢固，將來我們要負歷史責任的”。檔案工作是是一項基礎性工作，它能讓經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業的發展，都離不開檔案。如果沒有檔案，就會造成大量的重復勞動，使經濟蒙受巨大的損失。因此，檔案工作是黨和國家的一項重要的專門事業，基層單位領導應以身作則，高度重視檔案管理工作，切實解決基層檔案管理工作中存在的一些困難和問題，把基層檔案管理工作提高到更加突出的位置。同時還要積極調動檔案管理人員的工作積極性和責任心，逐步了解科學管理檔案的重要性，使基層檔案管理人員充分認識到檔案工作對社會發展與經濟建設的重大意義。

3.3 增加經費投入，加快檔案現代化建設

隨著信息產業的高速發展，檔案管理也逐漸從傳統的管理模式向現代化管理模式轉變，檔案信息化和檔案管理現代化終將成為順應信息社會的必然結果。檔案管理的現代化離不開資金的支持，這就要求相關部門加大對檔案管理建設的經費投入，配備足夠的硬件設施和專用軟件提供利用，用電子化、聲像化的方式來取代老舊的手工操作和紙質存檔的管理機制，使基層檔案不僅便于管理，而且更加安全，不至于出現丟失、遺漏的現象。同時，還要加強檔案人才的培養和教育培訓工作，鼓勵檔案干部學習政治理論，提高創新意識，不斷改善和優化檔案隊伍的結構，只有各方面綜合協調發展，才能推進檔案管理現代化的快速實現，才能發揮檔案在工作中的積極作用。

3.4 建立健全檔案管理規章制度

1987年9月，全國人民代表大會常務委員會第22次會議正式通過了《檔案法》，它是我國第一部檔案法典。1990年11月，經國務院批準，由國家檔案局發布施行《檔案法實施辦法》，是我國關于檔案工作的一個全面系統的行政法規?；鶎訂挝粦獓栏癜凑諊矣嘘P法律、法規的相關規定，建立健全適合本單位的檔案管理工作制度，包括檔案立卷歸檔制度、保管制度、保密制度、利用制度以及檔案人員崗位責任制度，對歸檔的文件材料做到門類齊全、收集完整，分類科學，整理規范。完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。

4 結語

綜上所述，真正做好檔案管理工作并不是一件簡單的事情，這對檔案工作者來說是一種挑戰。對于基層的檔案管理工作，一方面需要提高檔案的質量，另一方面需要提高服務質量。在實際工作中，基層檔案工作中存在各種不同問題，應該針對這些問題提出解決對策，這樣有利于促進基層單位工作順利開展，使單位能夠從檔案資料中尋獲有用的價值信息，讓單位獲得長足發展。

參考文獻

[1]黃雪梅.淺析基層檔案工作存在的問題及建議，《山東青年》.2017.05.

[2]馮惠玲、張輯哲主編.《檔案學概論》，中國人民大學出版社.2006.05.

[3]任威.淺析基層檔案管理在新形勢下的發展出路，《基層建設》.2017.06.