新時期提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平的探討

萬吉濤

摘 要：在醫(yī)院的發(fā)展中醫(yī)院檔案管理發(fā)揮了極大的促進(jìn)作用，在現(xiàn)階段的管理中因為醫(yī)院檔案管理仍有不規(guī)范問題存在，針對此情況應(yīng)加大力度有效解決這些問題，以使醫(yī)院檔案管理水平得到提高，提供更多具有價值的信息，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。對此，本文筆者結(jié)合自身工作實踐經(jīng)驗，闡述了醫(yī)院檔案管理規(guī)范化管理的意義，并對提升醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平的策略進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；策略

在醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展甚至衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中，醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化所發(fā)揮的作用都是極為顯著的。作為一種重要的信息資源，醫(yī)院檔案將醫(yī)院的發(fā)展歷程準(zhǔn)確、真實的反映了出來。醫(yī)院檔案具有諸多內(nèi)容和種類，融合了眾多門類，如設(shè)備、外事、出版、財會、基建、科研、教學(xué)、行政、黨建等，在醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療保健等方面占據(jù)著極為重要的位置。所以醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是檔案事業(yè)發(fā)展的重要前提。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容一般可以分為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用六個環(huán)節(jié)。這些環(huán)節(jié)的規(guī)范性和檔案質(zhì)量的高低有著極為密切的聯(lián)系，而將檔案的規(guī)范收集和規(guī)范整理做好是檔案工作的重要環(huán)節(jié)。

1 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義

檔案管理在醫(yī)院的內(nèi)部管理中占據(jù)著極為重要的位置，檔案信息包括科研檔案、財務(wù)檔案、人力資源檔案等諸多方面，這些都是醫(yī)院發(fā)展中不可或缺的內(nèi)容，收集和保存這些檔案，有利于醫(yī)院各項經(jīng)濟活動的順利開展，將更多的有價值的材料提供給醫(yī)院科研參考[1]。詳細(xì)地講，醫(yī)院的檔案規(guī)范化管理對醫(yī)院的作用主要有：首先，對醫(yī)院檔案活動的規(guī)范有利，在醫(yī)院的檔案管理中，規(guī)范化管理檔案，可以有序地收集和整理各種資源，同時合理保存檔案，進(jìn)而不斷提高檔案管理工作水平，實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作的長足發(fā)展。其次，對保護檔案信息內(nèi)容的安全有利。在檔案管理中，因為諸多缺乏規(guī)范性的行為造成檔案缺失的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，如在保存檔案的時候不進(jìn)行存檔記錄，所以容易造成再次利用檔案時不能順利找到檔案。特別是在信息化過程中，信息化檔案管理成為大勢所趨，但是安全隱患是存在于信息化過程中的嚴(yán)峻問題，對此必須積極加大防范各種安全問題的力度，醫(yī)院檔案的規(guī)范化可以確保檔案信息安全，避免一些非法行為利用檔案，從而使檔案資料的齊全性得到保證。

2 提高醫(yī)院檔案管理規(guī)范化水平的策略

2.1 完善醫(yī)療檔案管理制度

第一，檔案本身就具有極強的完整性和真實性，針對其管理也應(yīng)是一項十分嚴(yán)肅的工作。所以，我們將完善的檔案管理制度建立起來，這樣才能使檔案管理工作向嚴(yán)肅方向發(fā)展。同時也能將醫(yī)院檔案管理的隨意性和模糊性減少，有序開展醫(yī)院檔案管理工作。第二，各科室的檔案管理人員要第一時間整理日常資料，在醫(yī)院管理中貫穿檔案。第三，科學(xué)設(shè)置檔案管理部門，醫(yī)院應(yīng)將綜合的檔案管理部門建立起來，并安排專職管理人員組成檔案監(jiān)督小組和管理小組，收集、歸檔和利用全院的檔案，科學(xué)指導(dǎo)和監(jiān)督醫(yī)院的檔案管理。同時，還應(yīng)將規(guī)范化的檔案庫建立起來，針對如人事檔案、設(shè)備檔案和病案等具有特殊性質(zhì)的檔案，應(yīng)將專門的管理室構(gòu)建起來，由專人管理，并定期把相關(guān)檔案提交給醫(yī)院綜合檔案管理室。

2.2 不斷提高檔案管理的信息化水平

醫(yī)院檔案管理所包括的內(nèi)容極為廣泛，如分析醫(yī)院發(fā)展中的各種檔案數(shù)據(jù)，以便于醫(yī)院管理者可以作出正確決策，如立足于醫(yī)院的人事檔案，對醫(yī)院新招聘人員的專業(yè)和數(shù)量等予以確定，可以將將更多有價值的信息提供給醫(yī)院人力資源工作參考。在促使信息化管理順利實現(xiàn)的過程中，應(yīng)確保在完成檔案管理的過程中可以做到自動化辦公[2]。第一，需要對傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案工作信息資源管理的理念予以更新，在不知不覺中逐漸轉(zhuǎn)變工作人員的思想，以便于更好地有效整合醫(yī)院檔案工作信息資源。第二，在發(fā)展的過程中，還應(yīng)將必要的硬件條件，以此支持檔案信息化管理的順利進(jìn)行，如配備各種計算機、安裝軟件等，要將相對獨立的檔案工作數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建起來，加大保密措施的應(yīng)用力度，使各種信息的安全性得到保證。

2.3 加大人才培養(yǎng)力度

為了促進(jìn)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提高，醫(yī)院應(yīng)將人才培養(yǎng)計劃制定出來，重視培養(yǎng)復(fù)合型人才[3]。可以借助進(jìn)修學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)等方式，促進(jìn)檔案管理工作人員專業(yè)水平的提高。其次。在招聘相關(guān)人員的時候，各醫(yī)院也應(yīng)積極引進(jìn)專業(yè)人才，進(jìn)而確保檔案管理工作的順利開展。最后，為了讓工作人員積極主動的參與學(xué)習(xí)和工作，各醫(yī)院還應(yīng)立足于實際情況制定有針對性的考核晉升機制，進(jìn)而不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平。

2.4 提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度

醫(yī)院檔案管理長時間以來都并未引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，醫(yī)院管理干部和教、醫(yī)、研人員的檔案法制觀念較為缺乏，諸多人的依法歸檔自覺性都有所欠缺，所以十分有必要學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》，要借助積極宣傳檔案工作，促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工檔案意識的增強。領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案管理的重要前提，要在重要議事日程中納入檔案管理，當(dāng)作重要工作開展，和醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展和規(guī)劃，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及職工都將檔案的重要性充分認(rèn)識到，這樣才才可以為檔案管理工作的順利開展提供支持，形成全員檔案意識格局的形成。

2.5 做好檔案的安全好保密工作

在對檔案安全造成影響的諸多因素中，人是直接影響因素。認(rèn)真能夠有效保障檔案安全，疏忽大意是檔案安全的最大危險[4]。檔案安全事故的發(fā)生，主要是因為認(rèn)識不到位、思想不重視，沒有做好防范引起的，因此，這就需要檔案管理人員務(wù)必要進(jìn)一步強化檔案安全意識，將安全意識作為管理好檔案工作的重要戰(zhàn)略之一。檔案管理人員的主要任務(wù)就是把檔案的安全性和完整性維護好，這是檔案工作人員的工作目的和基本任務(wù)，在具體工作中檔案人員要堅持不造成檔案資料的丟失以及檔案文件發(fā)生損壞的現(xiàn)象，確保檔案文件的有序性，方便查找。醫(yī)院檔案管理工作十分艱巨，檔案管理人員要隨時牢記，防止丟失、破損檔案現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.6 積極調(diào)研，合作共享

在新形勢下，醫(yī)院的檔案管理人員不僅要將檔案管理意識轉(zhuǎn)變，同時還應(yīng)把整個行業(yè)的調(diào)研做好，并與其他醫(yī)院建立良好的關(guān)系，到部分檔案管理創(chuàng)新工作做得好的醫(yī)院展開調(diào)研，將更多先進(jìn)優(yōu)秀的管理方法和手段掌握到，同時對比自己所在醫(yī)院的實際情況，并進(jìn)行分析，變通利用這些新技術(shù)和新方法。此外，在醫(yī)療行業(yè)中，可以將一種合作共贏的發(fā)展機制建立起來，把提升檔案管理水平作為各個醫(yī)院的重要目標(biāo)，借助共同的分析和分享，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

在醫(yī)院發(fā)展甚至社會主義經(jīng)濟建設(shè)中檔案管理工作所發(fā)揮的作用都尤為顯著，但是社會各界還尚未高度中山及其檔案管理工作，怎樣促進(jìn)全社會全面認(rèn)識和了解檔案工作，最為關(guān)鍵的是要加大檔案工作的宣傳力度，將檔案工作的影響力擴大，使社會各界的檔案意識增強，讓人們對檔案予以了解和重視，為檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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