核電企業工程信函分發實踐及優化措施

摘 要：通過分析工程信函特點和存在常見問題，提出信函分發要當好信函分發質檢員和工程協調員，提出信函分發優化措施，指出增加人工智能技術的應用，信函從傳統分發向智能分發轉變，有效地提升信函分發效率，降低了信息流轉成本。

關鍵詞： 工程信函；分發；優化；核電

在核電企業，文件被細分為工程信函、公文、技術文件、記錄報告、程序等類型。工程信函隸屬于函，對于公司而言，是指在項目建設和運營中與其他單位來往用于商洽、詢問、答復、請求和報送等活動中形成的文件。工程信函傳遞的方式包括面交、傳真、郵寄、電子郵件和系統交換等多種方式，已廣泛應用于核電項目建設各個階段中。

1 核電工程信函的特點

工程信函在核電文件分類體系中，作為一類重要的文件，它與管理文件、技術文件、行政文件、商務文件、記錄報告等，作為核電文件體系中重要的一個分支。它具有數量大、內容雜、時效強等顯著特點。

1.1 數量大

田灣核電站20年間共接收工程信函32萬余份，外發工程信函約15萬份。

1.2 內容雜

田灣核電站已經與530家主要合作單位建立通信渠道關系，還有很多合作單位因為合同周期較短，沒有按照《通信一般規則》建立常規的通信渠道，采用公共通用渠道號。

1.3 時效強

工程信函發貨通知、接機通知、會議通知、設計審查與澄清、針對關鍵事項的答復等，影響項目前期工作、設計、施工進程，尤其是對設計審查與澄清，若分發處理延誤，會給參建單位帶來巨大的經濟損失。

2 核電工程信函分發原則

文檔部門作為工程信函的分發責任處室，主要依據公司管理大綱、質量保證大綱、各處室職責、公司領導分工以及相關的決議、決定、會議紀要、工作程序等文件進行分發。遇到難以確定分發意見的工程信函，分發負責人及時向相關處室的負責人進行業務咨詢。若咨詢并協商后仍無法確定主辦處室，通過電子郵件請示公司主管領導，由主管領導確定分發意見。工程信函分發主要遵循以下分發原則。

2.1 主辦唯一性

信函涉及事由單一，大多數工程信函能夠根據內容主體、業務歸口責任來判斷唯一的主辦處室，但有些工程信函涉及到設計與采購、設計與施工、多項目管理、技術方案與商務報價并存，在這種情況下，根據公司的處室職責分工，需要多個處室同時辦理，但為了這份工程信函有牽頭處室歸口辦理，需要明確這份工程信函唯一的主辦處室。

2.2 分發精準性

信函專指性高，有明確的分發對象，一般只分發給直接辦理的相關處室。涉及關鍵路徑、重大事項、重大商務問題或表述內容分發主體不明確時，要執行保守決策，增加職能處室和分管領導閱知。

2.3 分發時效性

工程信函一般有明確的答復期限，決定信函需要及時分發。一般來說，收到信函24小時內電子分發完畢。對于重要或緊急的工程信函必須在接收的工作日內分發完畢。

3 核電工程信函分發實踐

3.1 當好工程信函質檢員

工程信函分發前，是對錄入信息和上傳的文件質量，進行再把關、糾錯誤的機會。分發負責人把好工程信函登錄的質量關，要對一般性問題和較難察覺的問題做到心中有數。

1）抽檢信函錄入信息。工程信函之間往復關系，通過參考文件或對方發文號建立關聯關系，才方便分發和后續處理。置于工程信函顯著位置的參考文件，很容易識別并正確錄入，但有時具有參考價值的參考文號隱藏在工程信函正文字里行間，甚至附件中技術文件的編制說明中，容易遺漏。點擊參考文件未鏈接成功，需要核查錄入的參考文號在系統中是否存在，對于不存在文件，需要追查應提交文件是否提交。

2）驗證內容完整性。工程信函內容主體通過傳真或郵寄接收，但正文中提到附件卻通過電子郵件或傳遞給其他業務人員，容易遺漏附件。核對收到文件的完整性，尤其是正文部分提到的附件尤為重要。若碰到相同文件多次傳遞，需要與來文單位進行確認，若內容完全一致，優先保留主送我公司的文件。

3）通信規則正確使用。面臨多機組、多堆型群堆管理，不同項目采取各自通信規則，保證該項目通信規則權威性，流水號不要斷號、空號、重號，通過定期對重要單位來往信函進行核查，若出現異常，提醒來文單位糾正，保證項目檔案系統性和完整性，避免

3.2 當好工程信函協調員

3.2.1 難以分辨分發對象。無隸屬關系的交流調研函，難以區分分發對象時，需要分發負責人擔任協調員角色，與可能承辦的處室進行溝通協調，也可要求來函單位事先約定接待處室，否則不予分發，避免給承辦處室造成不必要的工作干擾。

3.2.2 工程信函內容有交叉。當信函涉及到設計與采購、設計與施工、多項目管理、技術方案與商務報價并存，需要判斷工程信函主體內容側重哪個方面，與可能承辦的處室進行溝通，甚至要與來文單位進行溝通，對方發函的真正意圖是什么，需要哪些處室來辦理。

3.2.3 對分發意見各抒己見。分發負責人對于已經分發的重要工程信函，經常回看接收任務處室經辦人的處理意見，逐步收集分發范圍精準性。業務處室若認為主辦不合理，要及時與分發負責人主動溝通，以便分發人及時核實分發意見，避免分發不合理，讓主辦處室難以處理。

4 優化措施

4.1 及時更新分發清單

工程信函分發負責人通過學習公司管理大綱、質量保證大綱及相關的工作程序、列席各種工程會議、查閱公司網絡系統上的信息、咨詢各職能處室的領導及專業人員等各種途徑收集信函分發所必需的信息。收集整理信息，及時更新工程信函電子分發建議表。

4.2 關注主線工作任務

隨著工程進展推進，主線任務動態變化，列席、查閱各種會議紀要和工程進展報告，快速有效了解主線任務。分發負責人及時掌握主線任務進展清單，識別重要任務牽頭處室，多任務臨時指派處室，作為工程信函分發重要依據。文檔部門每月發布一次工程信函處理月報，及時通報各處室主辦和協辦完成情況

4.3 定期開展拾遺補缺

每月與主要參建單位建立來往工程信函清單交換機制。通過互換清單，對漏函進行催要，對重號進行更正。雙發通過系統交換方式提交文件，可每周開展信函查漏補缺。

4.4 啟用上層決策分發

當分發負責人遇到難以明確分發范圍的工程信函時，可通過系統、郵件、電話征求公司領導意見再分發。。

4.5 啟用回退再分發

當處室負責人收到工程信函時，與分發負責人意見不一致，尤其是職責有交叉或多任務且分發負責人難以找到其他合適的主辦處室，可啟用回退公司領導再分發，避免分發負責人與業務處室負責人溝通未達成一致，導致工程信函未及時處理的難題。

4.6 基于大數據分析的自動分發

傳統人工分發方式，對分發負責人知識和技能要求較高，對于一些內容類似信函，需要重復的選擇主辦、協辦、閱知部門及領導，每份信函分發至少耗時3分鐘，分發工作量較大。若采用大數據和機器學習理念，建立信函分發規則，采用文本識別與自然語言處理技術，由機器學習歷史分發記錄計算分發建議，再輔助人工判斷，可覆蓋近80%信函主辦處室智能推送，實現智能分發模式。

總之，隨著不斷優化信函分發措施，增加人工智能技術的應用，有效地提升了信函分發效率，降低了信息流轉成本，取得了較好的應用效果。

作者簡介

查鳳華（1977-），女，湖北，大學本科，副研究館員，文檔管理方向。