論信息時代的招標檔案電子化管理

劉安冬

摘要：在當前時代的發展態勢下，信息化技術的全面應用為社會發展提供了強有力的支持。尤其在檔案的管理方面，日益顯示出十分強大的效能。招標檔案管理工作，是當前各類招標項目過程中，需要重點關注的一項工作，其管理的效果，關系著項目開展過程中各方的協調，影響著招標工作開展秩序的穩定性，決定著招標工作的整體效率。

關鍵詞：信息時代 招標檔案管理 電子化管理

招標檔案的電子化管理，是信息時代背景下實現更快更穩定更高效檔案管理的關鍵方法。該方式的利用，不但在人力的使用方面具有極大的節約優勢，而且在提升招標檔案管理效率方面具有重要意義。因此，推行檔案電子化是檔案管理技能水平提升的必然結果。在這一形勢下，我們就必須對招標檔案的電子化管理進行認識的強化，分析其能夠發揮的巨大優勢，并就存在的缺陷和問題進行解決方案的分析和施行，促進各行業的穩定發展。

一、招標檔案電子化管理現存問題

（一）對招標檔案電子化管理認識不足

雖然電子化的檔案管理形式以其優秀的效能，被社會發展中的大部分企業所關注和運用。但就目前來看，各公司更多的將工作重點，放在各類項目的具體實施，以及資金管理等方面，在對檔案發展進步關注度相對較弱。因此，就導致對電子化技術應用到招標檔案管理中，缺乏強化的認知和實踐。這就導致了招標檔案的電子化管理缺乏實際效果，只是一個表面的工程。比如在制度的建設方面，缺乏對這項工作進行針對性管理方案的制定。比如在招標檔案管理方面，相關工作人員，只是進行了文檔目錄的建設，沒有把相關的文檔掃描到電子信息檔案系統中，管理和保存仍然是進行紙質化的管理。

（二）招標檔案電子化管理安全問題

由于這種新型的檔案管理形式，主要是依靠計算機和互聯網絡進行相關的處理與傳輸工作。一方面極大地提高了信息互通的程度，使檔案管理人員在進行招標文件的管理時操作更簡單、流程更優化、時間更節省。但在另一方面，依靠互聯網絡實現的電子化管理，在相關文件的保存與管理方面存在著一定的安全隱患。比如在進行管理時，可能由于技術人員的技能素質不夠，出現操作失誤，進而造成文件的遺失問題。再比如不重視電子化管理網絡安全平臺的建設，部分不法分子或者競爭對手等，可能會攻擊企業檔案管理相關平臺，對招標文件進行破壞或者竊取等，造成了招標檔案信息隱私得不到保障。而重要信息的泄露，則可能造成企業的招標工作失利。

（三）招標檔案電子化管理水平較低

首先在制度的建設上，一方面，對檔案的錄入工作缺乏相關規則與標準的規范，這就導致在不同的檔案管理員工，或者在不同階段的招標檔案錄入時，出現文件格式以及目錄等的差異化。進而造成相關人員無法對企業招標工作，進行統一化的有效整體性管理，造成管理工作的繁瑣與低效率。另一方面，對招標檔案的后期整理以及對職工的管理制度不健全，這也有可能造成實際管理中的疏漏等問題的出現。其次招標檔案的電子化管理存在一定的失實性，由于電子化管理不像紙質文件管理那樣，出現修改情況能夠被明顯地發現，因此，在進行信息錄入以及傳輸時，受到人員操作以及系統崩潰等的情況，就使文件容易丟失或者被篡改等，導致文件的失真。再者在設備選擇上，部分企業處于資金節省的考慮，或者由于認識水平的不足，在先進設備的引入上缺乏重視，比如沒有添置自動化掃描錄入設備，員工依然依靠手動方式進行招標文件的錄入，就嚴重影響了工作效率。

二、招標檔案電子化管理提升策略

（一）強化重視，完善管理制度

企業管理層面的認識不足，是導致招標檔案電子化管理水平低下的關鍵因素。因此，必須要使企業的管理層認識到信息化招標工作的重要意義。從領導層提高對電子化管理的重視，從而進一步推動管理的水平提升和制度完善。首先要強化對信息技能人才的引進，從技術層面為電子化招標檔案管理打下基礎。其次要關注安全防護系統的建設和維護，有效減少檔案的破壞與遺失，保證招標信息安全。

（二）加強培訓，提升員工水平

許多企業由于對招標檔案管理工作都不重視，開展這項工作的員工在技能素養，以及思想認識方面都存在著一定的問題。專業化水平的不足以及技術能力的薄弱，就會影響招標文件管理效果的實現。因此，必須針對這一問題組織相關的教育活動進行人員的技能培訓，并建立起選拔與篩查機制進一步優化員工隊伍。比如可以請專家進行實地指導、外派人員進行技能學習、營造文化氛圍進行思想教育等方法對員工進行培養。

（三）加大投入，提高設備水準

任何一項工作的開展，尤其是電子化的招標檔案管理，十分依賴于設備的先進程度以及質量水平。因此為了實現良好的招標檔案管理效果，企業必須在設備的資金支出上不能吝嗇。一方面，對于新型的信息管理設備要加大投入，比如自動化錄入器材，計算機等的選購要根據效果來決定，而不能一味追求低耗資。另一方面，在網絡安全管理的平臺的建設上，也要加大資金支出，從而強化信息的安全化管理效果實現。設備的選購必須要滿足工作開展的性能要求，盡量保證其在較長時期發揮良好效果。

結語：綜上所述，電子信息化的招標檔案管理，是信息技術發展背景下時代的選擇。由于其在招標檔案管理中可以發揮十分巨大的效能，有效提升了檔案管理工作的效率，因此企業必須針對當前該工作開展時重視性不足、設施器材落后、人員技能低下等等的問題，采取有針對性的措施，促進整體管理水平的提升，為企業的項目建設提供強有力的檔案支持，為企業的招標資金核算提供文件支持，進而保證良好工作效果的實現。