淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革

劉竹

摘 要：改革開放以來，我國社會的經濟和科技等多方面得到了很大的發展，廣大人民群眾的法律意識也得到了很大的增強，隨之而來的就是對嶄新形勢下的機關事業單位有了更高的要求，相應的機關事業單位也需要根據這些要求做出相應的整改，對各部門的工作進行一些改革，特別是對于事業單位檔案管理的改革。如今，我國的事業單位檔案管理還處于一個小學水平，根本滿足不了如今快速發展的社會以及人們的需求，跟不上潮流。所以，對于現在這種形式的事業單位檔案管理工作，相關部門必須做出整改，找出一條能夠適應我國現如今國情發展的道路，討論并分析出相應的改進措施。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；改革

事業單位檔案管理工作，是一個機關事業單位最基本的體系之一，如果我們將這個工作做好了，那么整個事業單位的運作將會十分順暢，不會出現一點問題。檔案管理是記錄一個部門發展過程和資料記錄的工作，做的好了，對這個機關部門來說是一筆寶貴的財富[1]。但是，伴隨著現在網絡的普及，許多事業機關單位依然固步自封，不愿意接納新想法，導致在新時代下的檔案管理工作沒有新的進展，也沒有自己獨特的優勢，這樣是不能很好的順應時代的要求的。所以，我們應該順應時代的進步來發展，對檔案管理做出改革、進行創新，使事業單位在以后的信息化時代中能夠更好的發展與成長。

1 新形勢下事業單位檔案管理現狀

1.1 人才流動頻繁

如今的機關事業單位，人才的任職不是那么穩定，特別是到了年關，老員工辭職跳槽的現象特別多，而且在一些比較基本的事業單位里面，經常出現事情多但是人手不夠用的情況，一個人身兼數職，這都是由于單位里面人才不足造成的。而且在各個機關里面專門從事檔案管理的人員比較少，并且大部分不是穩定人員，就算是穩定人員，對這一部分也不是太精通。由于機關單位人才的流動過于頻繁，這樣不僅給檔案管理工作增加了難度，還給人員的管理造成了困難。

1.2 檔案使用的多樣性

不管是你參加研究生考試、還是自己工作的單位對你的工作能力進行測評、或是你平常進行一些進修考試，這些都和檔案管理息息相關，如今我國適應以“人為本戰略”，在新形勢下社會以“以人為本”的戰略下，應該重點改進檔案資源的整理方法，這樣有助于對廣大人民群眾檔案資源進行全面完善?，F在像一些如民政局、派出所、計劃生育等需要收集廣大人民群眾信息的部門，更要加強對檔案資源的整理，這對以后的工作都很有利[2]。比如，派出所需要調查一些嫌疑人的信息、或者是人家夫妻離婚牽扯到財產分割問題，這都是檔案管理的范疇。所以，我們需要做好對檔案的完善工作，這樣的話，我們以后的工作就會更加順利的進行。

1.3 缺乏信息分享時代來臨意識

我們現在這個時代是一個分享的時代，大量的信息通過網絡分享出來，在這個時代你掌握了信息你就成功了一半，從以前信息是以紙質為媒介傳播的，但現在的信息都是通過網絡傳播并儲存的，我們通過電子文件對信息進行保存，但大量的電子文件如何保存也是一個問題?，F在很多工作人員會把信息保存到自己工作的那臺電腦上，沒有及時進行歸檔整理，這樣的話，一旦發生一些不好的事故如電腦死機了或者是電腦中病毒了，就會造成信息的丟失，這會給工作造成不可挽回的損失，更糟糕的如果是一些機密文件，那就可能會觸犯法律。所以，我們在這個信息時代下依然要注意信息的保存，不能掉以輕心。

2 新形勢下事業單位檔案管理的改革措施

2.1 完善檔案管理機制、提高信息利用率

我們應該完善關于檔案管理的制度，要保證機關事業單位能夠長期更好的發展下去，同時也可以維護員工的利益，但他的前提條件是要將傳統的觀念進行更新，“取其精華，去其糟粕”，嚴格落實我國的科學發展觀政策，設立一些適應如今社會發展的制度，同時在制定過程也要也要適應最普通的廣大人民群眾，使其具有靈活性，這樣對以后的工作開展和工作創新都很有利。在進行檔案管理時要注意檔案的分類，把某一類的檔案放在一起方便以后查找和保存。檔案管理是一個比較繁瑣的工作，所以我們要把每個環節都照顧到，同時要充分調動管理人員的積極性，這樣能更好的進行檔案的管理。另外比較重要的一點是，在一些檔案中可能會有一些比較機密的文件，這就牽涉到了安全方面，所以，我們同樣也要做好安全措施，并將這個措施加入到檔案管理條例中，用此來保證相關資料的安全。在出臺了一些安全條例下，可以嚴格按照條例進行對信息的整理和保存[3]。

2.2 提高管理人員素質，強化服務水平

檔案管理人員在整個的檔案管理工作中起著至關重要的作用，是創新和改革的主要群體，因此，這對檔案管理人員的專業能力和水平提出了更高的要求，所以，我們應該適量的招聘一些相關專業的人才，在進行招聘時，需要將招聘的門檻提高，保證應聘者的能力和水平，使我們能夠得到一些各方面都很優秀的人才，這樣的話，能夠對檔案整理工作有很大的幫助，同時對整個檔案整理隊伍進行優化，提升整個檔案整理隊伍的水平，也會提高檔案管理的效率。在他們剛入職不太熟悉工作的流程時，我們可以對他們進行一些在崗培訓，以及能力考察，使后面來的檔案管理人員能夠更多的接收新理念和新技術，同時也可以分享一些成功的經驗供他們借鑒，同事之間互相進行交流，以此提高以后工作的水平，使自己更加熱愛這份工作。

2.3 健全檔案管理制度，促進機關事業單位的發展

因為現在在進行改革，所以機關事業單位的檔案管理工作難免出現管理流程混亂、管理不細心、責任落實不到位等紕漏，為了減少這種錯誤的發生，我們要對檔案管理的制度進行完善，并進行落實，明確檔案管理的流程及操作標準，讓檔案管理人員熟悉工作的流程以及工作中會出現的問題及解決方法，并將任務細化，并把任務落實到具體的員工上面，這樣可以加強員工的責任意識。其次，進行對員工的考核。在工作中員工的能力是能否勝任這份工作的關鍵，所以，我們要經常對員工進行考核，并將考核的結果與員工的升職、獎金掛鉤，這樣不僅可以發現平時員工工作出現的問題并對其加以指導，從而提升他們的工作能力，也可以提高他們的積極性。

2.4 運用信息管理方法，將服務內容擴大

機關單位在信息時代應該，大量的信息通過網絡分享出來，在這個時代你掌握了信息你就成功了一半，從以前信息是以紙質為媒介傳播的，但現在的信息都是通過網絡傳播并儲存的，我們通過電子文件對信息進行保存，同時也可以自己公司內部聘請一些專業的計算機人員來設計一個符合本機關工作的工作程序，這樣的話我們就可以使用電腦來進行工作，這樣的話不但可以加快工作效率還可以使工作變得簡潔，簡單。其次，我們對一些不涉及隱私性的信息可以進行共享，如衛生部門、食品藥品管理監督部門等部門。我們可以建立一個本部門的網站主頁，經常性的發布一些新聞在上面，供廣大人民群眾觀看，還可以在網頁上面注明熱線電話，使人民群眾有困難時可以撥打熱線電話尋求幫助，將檔案管理數字化，使人民群眾能夠加深對這個部門的了解。

3 總結

在新時代下事業單位檔案的管理也需要順應時代做出相應的改變，改變原先的管理模式、老舊觀念，接納新的觀念，吸取新的知識，做到了這些，檔案管理工作將會邁上一個臺階，更好的為廣大人民群眾服務，同時為我國事業單位的發展做出一份貢獻。

參考文獻

[1]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務.2015（12）：74-75.

[2]夏楓.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J]企業改革與管理.2015（18）.

[3]王若琳.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].2016.224（29）.