高職院校檔案管理工作的創新路徑研究

摘 要：高職院校要想得到可持續發展，就必須建立起檔案管理工作，從而推動高職院校教育質量和管理水平的提升。本文主要探討了高職院校檔案管理進行創新的重要意義以及新形勢下檔案管理工作的創新路徑研究，以供參考。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；創新研究

時代在進步，社會在發展，如今社會對于人才的要求不斷提升，檔案管理工作的改進是應廣大家長、社會、學生以及企業的要求背景下，不斷得到改進的一項重要促進社會不斷壯大和進步的措施。作為高職院校長效發展的核心力量，通過加強對檔案管理工作的規范和創新，能夠有效的提升高職院校的管理水平，推動高職院校教學水平的提高[1]。

1 高職院校檔案管理工作創新的現實意義

1.1 創新傳統的檔案管理模式

通過對現代高職院校檔案管理工作的創新，可以改變傳統的檔案管理模式在高校中的應用情況。這主要是因為院校的檔案管理工作還未引起社會的高度關注和重視，社會、學校、家長以及學生還沒有意識到檔案管理的處理方式可以為高校帶來便捷，提高教學質量，因此在很多高職院校當中仍然延續使用的是傳統的檔案管理模式，這在一定程度上降低了檔案管理效率，阻礙了使用者的利用效率，不能最大化地位高職院校以及使用者帶來便利。因此，高職院校主動對現有的檔案管理模式進行創新，能夠改變傳統的檔案管理模式，提高檔案管理效率，從而達到提高教學質量和水平的目的。

1.2 推動高職院校檔案管理模式的進程

針對當前我國高職院校檔案管理工作還處于初級階段的實際情況，高職院校在擴大辦學規模和建設更好的辦學條件的同時，還需要不斷加強對本校的檔案管理，加大創新力度，并作為高職院校的日常管理工作。每一個學校的檔案管理都反映了本校的真實歷史面貌，因此實行檔案管理工作不可缺少。在高職院校當中，將檔案管理工作計劃分配為學校的正常工作計劃，將其納入學校的管理制度建設當中，有利于推動高職院校檔案管理模式的構建，使得高職院校能夠對檔案進行有效的控制[2]。

2 檔案管理進行創新的重要趨勢

2.1 計算機技術進步和發展的沿用

近年來，計算機信息技術不斷滲入到社會研究的不同領域當中。在高職院校的檔案管理中，利用計算機信息技術可以克服傳統手工操作的復雜性，對現有的、龐大的檔案實行規范化的管理，從而提高檔案管理工作的效率，對實現學校管理智能化、信息化具有重要意義。

2.2 網絡技術的應用

隨著信息技術的不斷發展，網絡技術也不斷得到提高，高職院校檔案管理工作通過采用網絡技術的應用，對檔案進行整合管理、保存以及應用，使得工作過程更加人性化，工作人員可以利用電腦實行系統化操作，一改傳統的復雜的工作。傳統的檔案管理往往都是大量的庫存，需要進行統計或者是調研的時候，必須一一翻閱，工作量大，且極為復雜。當借助電腦等網絡化的設備之后，檔案便不再受到空間的束縛，只需要在檢索框內任意搜索想要搜索的檔案，便可以直接下載觀看相關資料[3]。

2.3 創新信息傳承的存儲

在以往的長期一段時間內，要想永久的保存唯一的信息主要依靠紙張。但是隨著信息技術不斷革新發展之后，當今社會涌現出各種各樣的信息載體，例如光盤或者是磁盤等存儲媒介，并為廣大社會所利用。這樣不僅能夠起到節約的作用，還能有效的保存檔案信息的安全和永久性。

3 高職院校檔案管理工作實行創新的路徑

在現代高職院校的檔案管理工作中通過創新，并在充分利用現代管理技術后，能夠有效的發揮檔案案例的作用，實現高職院校檔案管理的社會價值和經濟價值。

3.1 增強管理人員的檔案服務意識

高職院校的檔案管理人員的工作狀態和整體素質將直接影響到檔案管理的質量和水平。因此，提高檔案管理人員的服務意識是創新管理模式的首要任務。高職院校的日常工作當中，十分重視工作人員的聘任競爭，那么檔案管理人員也應該與此相適應。通過對不同管理崗位的設置和薪資的區別分級，調動檔案管理人員的輪崗積極性，在崗位輪流的工作當中實現創新意識，鼓勵管理人員積極學習相關的檔案管理方法。對于那些具有較強寫作、講座或者是通過其他手段輔導學生和他人的檔案管理人才，應當適當的增加物質或者是精神上的獎勵，激發他們的服務意識，從而提高檔案管理的質量與水平。與此同時，還應當加強對高職院校檔案管理人員的繼續教育和培訓，幫助他們拓寬知識面，并對現有的專業知識及時的進行更新和補充，促進管理的水平持續進化；另外，還可以鼓勵這一系列的檔案管理工作人員在業余時間參加更多的教育培訓課程，提高自身的專業能力，為高職院校的檔案管理工作提出創新的思想，促進其發展的需要。與此同時，還可以積極響應廣大師生參與到檔案管理創新中來，鼓勵他們怎樣利用信息平臺搜索想要查詢的檔案，提高高職院校檔案的利用效率[4]。

3.2 完善高職院校的檔案管理體系

當前，我國大多數的高職院校還沒有設置相關專業的檔案館，只有單一的配置了相關的檔案室，其管理工作難以滿足現當代高職教育發展的需求。隨著檔案管理工作的逐步深化與改革，使得高職院校的相關管理層越來越重視檔案管理工作的作用。因此，在接下來的檔案管理機構改革過程當中，一部分高職院校開始將檔案室從院校辦公室分離出來，成立獨立的院校檔案管理部門，并設置專門的管理人員對其實行直屬管理，逐步改變傳統的被動執行地位為主動決策的位置，這一重大舉措對高職院校檔案管理工作具有十分重要的創新意義。在這之后，高職院校檔案管理工作開始緊跟高職院校的發展趨勢，充分利用檔案管理的前瞻性的特點，全新創新檔案資源、人才、開發以及外部條件等各個方面，使得檔案機構管理體系更加全面、高校以及安全。

3.3 加強整合檔案資源的建設力度

改革開放以來，我國越來越重視教育的改革與創新，經過長時間的努力，我國職業教育開始進入信息化社會的發展空間，當今社會誰占有更加優質和全面的資源和及時更新的信息都將會是這個時代領先制勝的絕對法寶。誰擁有優質的資源，誰就將擁有決策的主動權。因此，高職院校應當綜合實際情況加強對學校各方面資源的整合，建立共享平臺，充分發揮檔案資源的作用和價值，有利于加強高職院校與社會之間的聯系，為不斷適應社會發展的需要貢獻人才。

4 總結語

綜上所述，高職院校要想順應我國教育體系持續深入的改革需求，就必須加強對學校內部信息管理的創新發展，改變傳統的操作方法為網絡技術控制的流程，使得檔案管理更加開放和便捷，成為提高現代高職院校教學質量和水平的重要手段。當然，當前我國高職院校進行檔案管理創新的工作還面臨著巨大的挑戰，因此需要加強提升高職院校相關工作人員的創新意識，創新現有的檔案管理模式，充分發揮創新的價值，以此提高高職院校的管理效率。

參考文獻

[1]曾娟. 以數字化、信息化為背景探究高職院校檔案管理的創新路徑[J]. 辦公室業務， 2017（13）：119-119.

[2]黃艷君. 試論高職院校檔案管理工作創新的意義與途徑[J]. 辦公室業務， 2016（15）：120-120.

[3]鐘影琪， 陳文， 劉碧靜. 升格后高職院校檔案管理"三個體系"的創新研究[J]. 教育界：高等教育研究， 2016（11）：164-165.

[4]王卓. 以信息公開為主旨的高職院校檔案管理與服務探析[J]. 蘭臺世界， 2017（10）：51-53.

作者簡介

張雄圖（1968-），男，漢族，云南昆明，大學，助工，研究方向：檔案管理