淺談項目管理中幾個重要的信息管理活動

杜云芬

摘 要：本文通過探討信息分析、信息追溯、信息對稱及信息組織等信息管理活動，以及它們在項目管理中的體現，旨在對項目管理過程中的信息管理有更清晰的認識，從信息管理的角度掀開項目管理的新視角。

關鍵詞：信息分析；信息對稱；信息追溯；信息組織；項目管理

一、引言

在項目管理過程中，PMBOK和PRINCE2是深受項目管理者認可的知識體系，兩者都強調了“信息管理”的重要性。PRINCE2定義項目管理的目的，“就是在正確的時間，獲得正確的信息，給正確的人，做正確的決定，高度概括并準確的說明了信息是做決定的基礎（給正確的人，根據正確的信息，做正確的決定），同時信息要求有時效性，準確性和完整性（正確的時間，獲得正確的信息）” 【8】。而信息管理，就是通過現代信息技術的手段，對信息資源進行計劃、預算、組織、指揮、協調、控制的管理活動，以確保信息被有效的利用【1】。

Paul Grace（美國項目管理專業資質認證委員會主席）認為，在當今社會中，一切都是項目，一切也將成為項目?？梢婍椖繉ι鐣ζ髽I、對個人的重要意義。自上世紀項目管理方法引入我國以來，現代項目管理的理念已逐步被企業所廣泛接受。信息技術的迅猛發展，也使信息化成為了項目管理發展的重要趨勢之一【6】。但在當前的項目管理過程中，對信息管理活動的理解和重視，仍需加強。

根據通用的項目管理體系，可以把項目管理過程劃分為5個階段，即項目開始階段，項目計劃階段，項目實施階段，項目控制階段，項目收尾階段。在不同階段，信息管理活動的內容不同【7】。

在項目開始階段，通常許多項目要參與投標，因此主要是完成競爭情報的分析；進入項目計劃與實施階段，則主要是針對項目內部計劃和實施過程獲取到的逐漸細化的信息、以及產出數據進行管理；到項目收尾階段，則主要是對項目實施中所積累的文檔及非文檔的信息資源進行管理。項目控制階段則主要收集項目的進展、變更和績效的信息，整理并進行深入分析，以便有效管控項目實施，預防項目風險?！?】

本文通過探討信息分析、信息追溯、信息對稱及信息組織等信息管理活動，和它們在項目管理中的體現，旨在對項目管理過程中的信息管理有更清晰的認識，從信息管理角度掀開項目管理的新視角。

二、項目管理過程中的信息管理活動探討

（一）信息分析

信息分析，是對信息進行深加工處理和提煉的活動。通過利用科學的理論和方法，對大量繁雜無序的信息進行篩選、整序、鑒定、分析、綜合、預測，從而為用戶提供系統、準確、及時的知識與信息。【4】

信息是管理的靈魂，整個項目管理的過程其實就是對信息進行分析和管理的過程。信息分析活動貫穿著項目整個生命周期。

在項目開始階段，很多項目需要進行項目投標，競爭情報的信息分析活動因此在這個階段起到了重要作用。企業根據招標方的要求以及投標項目的目標和宗旨，對企業內部環境優劣勢、外部環境優劣勢、項目客戶、競爭對手等信息進行系統化收集和分析，從而為企業提供科學決策的依據，為項目產品或服務贏得競爭力。

在項目規劃和實施階段，主要要對項目實施過程中的數據和信息進行分析。項目組注意關注和收集實施過程中相關的組織環境、市場環境、歷史項目、客戶、工作績效等數據信息，使用定性或定量分析的方法對信息進行整理、鑒別、評價和綜合分析，從而有效協調項目過程和活動，對項目進行整合管理和控制，進而開展項目的范圍管理、進度管理、成本管理、質量管理、風險管理、人力資源管理、采購管理、溝通管理和項目干系人管理等活動。

在項目實施過程中，需求分析是非常重要的信息獲取和分析活動。所有項目都有需求。據調查分析，需求問題會導致的返工成本在總開發成本中占30%～50%，其中70%～80%是由需求錯誤引起的【5】。因此在需求分析過程中，項目組應重視信息的分析技術和管理，通過靈活使用信息分析方法，例如比較、分析與綜合、推理、專家調查法等，有效開展需求分析工作。

在項目收尾階段，項目管理者則會將所有項目相關文件歸檔，總結項目實施中的經驗教訓，以做為歷史項目數據供企業其他項目分析參考。

（二）信息追溯

國際標準化組織（ISO）對可追溯性的概念定義為：通過登記的識別碼，對商品或行為的歷史和使用或位置予以追蹤的能力。建立相應的追溯體系，確保出現安全質量問題時能夠追本溯源，找出問題癥結所在，及時解決。將產品納入追溯體系的兩條途徑是：一條按照產業鏈從前往后進行追蹤，即從原糧種植基地、收購商、運輸商、加工企業、到銷售商。這種方法主要用于查找質量安全問題的原因，確定產品的原產地和特征；另一種是按食品鏈從后往前進行追溯，也就是消費者購買的產品發現了質量問題，可以層層反向進行追溯，最終確定問題所在。這種方法主要用于問題產品召回和責任的追溯。（摘自百度百科“可追溯系統”）

在項目管理過程中，信息追溯同樣十分重要，具體包括項目范圍信息的可追溯、項目版本信息的可追溯、項目變更信息的可追溯等。

項目范圍信息的可追溯，可通過需求跟蹤矩陣，工作分解結構來進行。需求跟蹤矩陣，就是把產品需求的范圍從源頭（通常是合同里的工作范圍說明書）跟蹤到項目各階段的可交付成果的一種方法。通過使用需求跟蹤矩陣把每個需求和項目目標聯系起來，確保每個需求都有其商業價值，并確保被批準的每個需求在項目結束時都有交付。需求跟蹤矩陣是在整個項目生命周期中跟蹤需求的一種方法，也為管理和追溯產品需求的變更提供了框架?！?】

工作分解結構，就是項目組為實現項目目標完成可交付成果，對項目工作的范圍進行層層分解的一種方法?？梢允亲陨隙路纸?，也可以自下而上組合。創建工作分解結構可以定義項目工作的總范圍，包括全部的產品和項目工作，也包括項目管理的工作。通過把工作分解結構底層的所有工作逐層向上匯總追溯，項目組可以確保既沒有遺漏的工作，也沒有多余的工作。【2】

項目版本信息的可追溯則通過對項目可交付成果進行有效的版本控制實現。通過記錄每一個版本發布發生的變化，并在將來可以查閱版本的修訂情況，在出現重大失誤時可以回溯到歷史版本，從而使項目風險可控。版本控制軟件可以存儲、追蹤目錄和文件的修改歷史，是項目文檔管理的必備工具，也是項目信息管理的基礎設施。

項目變更信息的可追溯是貫穿項目始終的。所有項目可交付成果的變更請求，尤其是需求變更，都應經過審查、批準，并對變更結果溝通確認和記錄在案。對變更的管理控制以及使其可追溯，可以從項目整體的角度監控變更對整個項目目標和計劃的影響，降低可能產生的項目風險?！?】

（三）信息對稱

信息對稱可以理解為是信息關聯方對信息的認知程度對等。在項目管理中，主要是指在正確的時間，以正確的形式把信息提供給正確的人，使信息產生正確的影響。也就是在信息應該作為公共信息時就不應該導致信息的不對稱性。信息接收者有權及時獲得與自身利益相關的信息內涵。信息發送者也有權及時得到信息接收者充分的反饋。

據有關文獻資料介紹，項目實施過程中有三分之二的問題是與信息溝通有關的【8】。項目管理中如果不重視必要的信息對稱，會導致信息被誤解，重要信息的傳遞延誤等。項目組成員沒有及時獲取相關的必要信息支持時，很容易會導致項目管理或技術工作停滯不前，或效率低下，產生項目風險。

項目管理中有效的進行溝通管理和干系人管理可以實現必要的信息對稱。及時了解和管理項目干系人的需要和期望，才能有效解決實際發生的問題，管理好利益沖突，同時也促進相關干系人合理的參與項目的決策和活動。項目的干系人能影響項目的執行或結果，而干系人滿意度也是項目的一個關鍵目標【2】。

（四）信息組織，

信息組織是利用科學的規則和方法，使信息資源從無序轉換成有序，從而促進信息的有效流通，使用戶更方便、及時、準確的獲取和利用。通過信息組織，可以減少信息混亂，提高信息資源的質量和價值。

項目管理過程中，信息組織主要應用在對項目工作和管理過程中所產生的信息的進行組織管理。從項目開始階段到項目收尾階段，在項目執行和管理的過程中，會產生大量的數據、信息，以及積累新的知識。項目組如果收集這些信息并進行有序的組織管理、再分析加工和存儲，會為企業后續的項目積累寶貴的過程資產，如經驗教訓知識庫、風險概率影響矩陣、品控手冊等。

三、結語

信息管理的活動是由信息資源的特征決定的。信息資源有四個明顯的特征：智能性，有限性，不均衡性，整體性【1】。只有從信息資源本身的特征出發，信息管理活動才能有的放矢，充分發揮信息的價值。

而管理本身就是對信息收集、處理、轉化、反饋的過程，因此項目管理和信息管理是不可分割的。隨著信息技術高速發展，項目管理可以通過利用信息管理的技術手段，充分挖掘和發揮項目信息的內涵，反過來服務于項目的管理活動，從而使項目管理的過程可視化、智能化，提高效率和效能。

參考文獻

[1] 孟廣均等.信息資源管理導論（第三版）[M].北京：科學出版社，2013.

[2]（美）Project Management Institute.項目管理知識體系指南（PMBOK指南）（第5版）[M].北京：電子工業出版社，2016.

[3] 王眾托.知識管理[M].北京：科學出版社，2009.

[4] 盧小賓.信息分析[M].北京：科學技術文獻出版社，2008.

[5]（美）威格斯（Karl E Wiegers）著；劉偉琴，劉洪濤譯.軟件需求（第2版）[M].北京：清華大學出版社，2014.

[6] 管建.項目信息管理問題芻議[J].中國商界.2012，（10）：219.

[7] 王玉.基于項目的信息管理活動研究[J].情報科學.2007，25（6）：815

[8] 孫玉輝.項目信息管理[J].建設項目管理與工程總承包.2016，（3）：24

（作者單位：中國人民大學 信息資源管理學院）