鐵路企業檔案管理信息化建設探究

鄒潔

摘 要：檔案是對歷史的真實記錄，具備社會性、價值性，管理檔案對企業而言至關重要。隨著科技持續進步，鐵路建設高速發展，鐵路企業檔案管理信息化建設變成鐵路建設的重要部分之一，下面就主要探究鐵路企業加強檔案管理信息化建設的幾點策略，促進檔案管理水平的提升。

關鍵詞：鐵路企業；檔案管理；信息化；建設策略

鐵路企業是組成交通事業的重要部分，是國民經濟的關鍵性支撐，而檔案管理則是鐵路企業的重要內容，影響鐵路事業的進步與發展。鐵路企業檔案數據類型較多，且數量很大，工作較為復雜，怎樣提高檔案管理工作效率是擺在鐵路企業面前的重要課題。加強檔案管理信息化建設則有利于鐵路企業提高檔案管理效率與質量，減少人員工作強度，預防檔案歸檔不及時，同時共享檔案信息資源，促進檔案的利用，方便查找。在實際工作中，鐵路企業可嘗試采取以下策略加強檔案管理信息化建設：

1 加快網絡化建設，形成檔案管理合力

對于當下鐵路企業檔案管理模式比較落后的問題，檔案部門及人員應注意利用辦公局域網成立電子文件數據管理中心，對各個系統歸檔的電子文件進行集中統一管理，在鐵路系統中共享檔案電子文件信息資源。例如：鐵路檔案人員要通過檔案查詢網頁，快速建設檔案信息資源數據庫，組織相關人員瀏覽檔案數據、問詢檔案信息，促使鐵路檔案管理信息系統能聯系企業所有職能科室與班子成員，實現數字化的檔案信息資源管理、網絡化的檔案信息資源利用服務、自動化的檔案管理工作、法制化的檔案信息管理。檔案人員還要聚焦對鐵路企業重大的活動、事件以及重要的會議、工作、人物等的檔案監管工作，結合常規檔案和即時檔案，結合各方力量提高檔案管理信息化建設水平[1]。鐵路企業還可建立設計、施工等檔案專題數據庫，集合鐵路企業產品的研制以及開發、生產等信息；鐵路企業的檔案部門務必要全方位參與單位信息化建設，積極介入單位管理流程，加強監控單位各類型文件材料的運行，保證紙質檔案和電子檔案保持一致，確保檔案數據信息真實有效。

2 加強標準化建設，統一采集數據信息

檔案管理信息化建設標準主要有歸檔電子文件、管理電子文件以及標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用檔案信息資源等，要求鐵路企業檔案人員在著錄、標引檔案信息時嚴格依據《檔案著錄規則》和相關法規；鐵路企業檔案管理要主動參與國際質量認證的貫標活動，通過與信息化建設適應的新標準、新規章，加快檔案管理信息化進程。這主要體現在歸檔電子文件、對各類檔案進行計算機管理與檢索以及庫房管理等，促使鐵路企業檔案管理信息化建設實現良性發展。例如：《中華人民共和國鐵道行業標準》TB/T 1588-85分類標準是鐵道部檔案管理在手工模式下的科學分類標準，便于手工管理、查找，但在當今的網絡信息化時代，這一標準顯得過于死板，若每個專業都編號排架，不僅費時費力，且查找難度大，應結合實際情況探索鐵路檔案管理標準，即淡化整理，細化檢索。這種標準與原則便于生成和管理流水號，能確保檔案分類信息的完整性，通過流水號對檔案進行查找和管理，實現對數據信息的統一采集，提高檔案管理工作效率。

3 加強安全性保障，規范鐵路檔案管理

鐵路企業檔案的社會性、價值性以及唯一性、原始性等決定著檔案信息安全管理也非常特殊，檔案部門不但要確保檔案信息內容的完整、真實和有效、可讀、不被泄露或者是竊取，還要確保檔案文件的歷史痕跡和原貌，更關鍵的是持續地、長期地、安全地保管檔案。例如：在鐵路企業檔案管理信息化建設中，檔案人員要建立評價檔案管理風險的工作體系，通過有效的方法與措施對風險進行預測，提前建立完善的檔案管理安全防范體系，致力于維護鐵路檔案信息安全；建立檔案安全技術保障體系，提高信息管理系統的免疫力，強化保障鐵路檔案信息安全性的硬手段，同時采取生物識別身份認證、防偷竊等措施，強化保障鐵路檔案信息安全性的軟手段；采取硬盤加密、數據加密、容災備份等加密措施保障鐵路企業檔案信息在網絡中傳輸、在系統中存儲、在用戶訪問等過程中的安全性、完整性、真實性。

鐵路企業還要注意保障檔案信息安全的持續性，要注意建立制度化、程序化的檔案管理信息化建設模式并加強落實[2]。鐵路企業檔案部門要建立網絡、系統以及數據、應用等的規范化制度，規范檔案管理信息化建設操作流程。例如：鐵路企業應持續加強對施工單位編制檔案、保證檔案安全的培訓，發放檔案編制模板，加入實作培訓，現場示范，提高各鐵路施工單位對編制項目竣工資料的重視度，明確竣工資料的整編、移交等職責，加強竣工資料的編制能力，保證安全、全面地搜集竣工數據信息。鐵路企業還要基于自身特征，遵守開放性、兼容性、系統性以及前瞻性等原則建立健全檔案管理信息化建設制度體系，將定義、鑒別、儲存、數據以及查閱等納入規范化范疇，保證鐵路檔案管理信息化建設的快速健康發展。

總之，在新時代，鐵路企業應適應發展形勢與發展需要，充分認識檔案管理信息化建設的優勢，在日常檔案管理工作中加快網絡化建設，加強標準化設計及安全性保障，形成檔案管理信息化建設合力，統一采集檔案數據信息，促使鐵路檔案管理信息化建設不斷趨于規范化，提高檔案管理效率與質量，為鐵路事業的發展提供基礎保障。

參考文獻

[1]姚琳.鐵路檔案創新管理模式之探析[J].質量探索，2016（06）：88+87.

[2]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.