關于交通運輸檔案管理的策略分析

邢振婷

摘 要：交通運輸事業是社會經濟增長的基礎部分，不管是在社會事業發展上，或者國民經濟增長中，都占據著十分重要的地位。針對交通運輸發展來說，運輸檔案工作通過對往年歷史信息的存儲、對實際工作的服務等環節起到非常重要的作用，給交通運輸事業的穩定運行打下良好的基礎。本文對加強交通運輸資源管理展開了詳細介紹。

關鍵詞：交通運輸行業；檔案管理；優化策略

交通運輸單位檔案內容是在交通系統行政、交通運輸單位以及交通運輸相關工作中所形成的，包括文字、圖表等，具有重要的作用。此外，與其它單位檔案管理相比較，交通運輸單位檔案管理的內容比較復雜，所涉及到的內容比較多，為此，對交通運輸資源進行規范化管理是一件非常重要的工作。

1 交通運輸檔案工作中常見的問題

1.1 管理的專業性較低

近些年，由于交通運輸組織沒有重視檔案管理，從而導致檔案管理者專業素質較低和專業素質能力不盡相同，同時還出現了業務理論不足與實踐經驗缺乏等情況。在具體的管理階段直接參照原來的經驗，并融進自己固有的主觀思想，進而導致運輸檔案管理存在很大的主觀性，缺少必要的安全性和完整性，資源案卷的質量很低，缺少通用性與存儲價值[1]。另外，交通運輸部門無法警示組織專業的理論技能訓練，導致檔案管理者的專業水平和技術能力無法得到提高，難以應對交通運輸檔案管理任務。

1.2 檔案管理的體制化不足

交通運輸資源管理的體制化要求在常規信息采集、信息整理、資源歸檔、檔案存儲環節的工作都能夠在嚴格的體制標準下開展。但是，在交通運輸資源管理階段，相應的管理體制化還尚待提升，檔案管理的操作步驟比較隨意，缺少完善的流程。并且，部分交通運輸部門出現了檔案管理雜亂與檔案審查缺失等情況，尤其是部分年代很久的交通運輸資源，通常無人關心，無法對其進行及時調整。

1.3 檔案管理缺少科學化

目前，部分交通運輸部門在檔案工作上出現了重業務輕管理的現象，有些管理者覺得檔案管理工作可有可無，更重視開展業務活動。而該種錯誤的管理思想會直接導致檔案管理工作的經費投入很低，且力量十分薄弱，極大影響到運輸檔案管理效果。

2 加強交通運輸資源管理的途徑

2.1 提高檔案管理觀念，優化管理方式

首先，提高認識，科學管理。交通運輸資源管理是一個基礎服務性活動，包含多崗位、多方位及多部門，對檔案資源的充分適應，能夠實現交通運輸單位之間的有效結合，與交通運輸單位核心業務同時進行，從而促進交通運輸行業的發展，爭取單位領導者扶持運輸檔案管理，要進一步增強認識，加強檔案基礎設施的建設力度，推動檔案管理的順利開展。

其次，加強檔案的采集和整理。在進行檔案管理時，若要充分突出檔案價值，首先就必須確保檔案信息的完整性，這對信息采集提出了更高要求[2]。在采集檔案時，要充分掌握檔案產生的規律，及時采集、規整、調整，保證各種檔案信息及時入檔。此外，在整理檔案信息時，要確定入檔范圍與保管時間，對檔案分層鑒定和甄別，以不斷加大檔案檢閱率。

2.2 創新檔案服務形式，提高檔案使用率

在交通運輸資源管理過程，管理好檔案是最基本的工作方式，而使用檔案才是檔案管理的最終目的。針對交通運輸單位而言，使用檔案信息關鍵是在單位內部實施，針對的主體是內部人員。而針對檔案資源中不包含秘密的信息，完全能夠實時對外開放機制，尤其是對于同行業職員，這樣能夠有效實現檔案共享，達到優勢互補，不斷加大檔案信息的使用率[3]。而檔案管理者要積極開發多渠道和途徑，對檔案資料進行多角度、跨層次探究，從交通運輸單位的主要服務主體、行業特征及運營管理策略等層面著手，歸納文化發展成果，形成優良的文化環境。

2.3 創建檔案信息管理系統

交通運輸資源管理工作在信息化環境下，信息管理平臺逐步被使用在檔案管理當中，既有效提高了檔案管理效果，降低了管理者的工作負擔，同時在傳統壽命受限的載體上解放出檔案資源，實現檔案資源的無限備份。但目前有很多檔案管理單位依舊采用傳統的實體管理方式，只是把紙質檔案轉變為電子信息，其服務對象依舊是傳統檔案主體。所以，在實際管理中要結合不同階段的不同要求創建相關的管理系統，增強各種檔案資料的關聯，優化檔案演進環節，充分挖掘信息化檔案工作的優勢。

2.4 實現檔案工作的科學化

通常情況下，交通運輸檔案管理是一件復雜而艱辛的工作，因此，相關人員一定要加快研究提高交通運輸管理質量的有效途徑，逐步完善國內交通運輸資源管理工作，保證檔案管理的順利運行。簡單的所，在進行檔案管理時，管理者要嚴格遵守國家規定的資源案卷質量水平、檔案裝具規范與技術保護規范等，并貫徹落實檔案管理標準，對于多種類別的交通運輸檔案進行精細化管理，上交運輸管理單位集中擬定相應的公文處理步驟，從本質上實現公文處理的程序化與標準化。此外，應對公文產生、公文評價、公文劃分、公文歸納整理、公文存儲和公文價值評價等相關工作實現規劃化，如果發現未及時入檔的檔案信息，一定要及時督促操作人員入檔，做好檔案追蹤收回任務。結合國內交通運輸管理機制進行組卷管控工作，采取電子檔案記錄模式，實現檔案管理的智能化，同時要保證審核管理工作的精準無誤，給交通運輸行業的穩定發展提供大量的數據資源，推動國內交通運輸行業的迅猛發展，實現社會的融洽、進步。

2.5 提升檔案管理者的職業素質

提升管理人員的職業道德，要求做好思想教育培訓。在常規工作中，需關注檔案管理人員思想上的互動和溝通，增強他們的思想觀念，保證可以謹慎、認真的處理本職任務。思想教育培訓不得“嚴防死守”，需重視溝通的系統、語言、角度等要素，遵循平等、尊重的思想。唯有調動出檔案管理人員的積極性，方可使被動工作轉變成主動探索。此外，加強專業學習。交通運輸資源管理工作需要具有良好的業務處理技能和整體素養。為更好開展檔案管理任務，管理者要克服傳統守舊的思想理念，應以堅持不懈的態度、敢于改革的實踐精神踴躍參加培訓工作。培訓工作和外出學習、溝通，都缺少特定的方式方法，管理人員能根據自身的具體情況，靈活進行安排。比如，為提升管理者檔案鑒定、規整、裝訂等環節的能力。再者，為增強管理者的法律思想，能編制出年度學習方案，定期組織有關檔案管理的方針政策講座等。

2.6 建立完善的檔案管理機制

交通運輸部門要進一步優化檔案管理及時，首先，建立完善的交通運輸資源管理的常規工作機制、檔案保密機制、檔案歸總機制、整理機制、歸檔制度與借閱機制等；其次，優化檔案評定機制，檔案管理者要在每年年頭確定管理目標，再在年末進行業務考評，管理者對所有職員的檔案管理狀況進行合理考核，做好獎罰措施。

3 結束語

在交通運輸事業的穩定運行階段，提高檔案管理能力，優化管理效果，有助于充分發揮檔案管理的內在作用，從而促進教育運輸行業的長遠發展。為此，檔案管理者要掌握當下市場發展局勢，充分意識到檔案管理的意義，積極應對檔案管理問題，通過革新管理策略，提高自身綜合素養，豐富管理理論，端正管理行為，充分挖掘檔案管理的價值，為促進交通運輸領域的發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]徐春艷. 哈爾濱出臺《辦法》規范交通運輸檔案管理[N]. 中國檔案報，2017-11-30（002）.

[2]王娟.關于做好新時期交通檔案管理工作的研究與探索[J].辦公室業務，2017（11）：127.

[3]李連梅.交通運輸部門人事檔案管理的信息化建設探析[J].辦公室業務，2012（15）：132-133.