檔案管理系統的選擇與分析

張亞 杜艷俠 邳州市人民檢察院 221300

如今，信息化已成為各行各業創新工作效率的制勝法寶。檔案工作是一項有著古老傳統又具有現代化需求的社會基礎工作，檔案工作要適應現代社會的發展需要就要進行檔案信息化建設。應用何種方式進行檔案管理系統的建設，是檔案管理者進行檔案管理信息化建設中必須作出的抉擇。隨著信息化建設在檔案管理領域的推廣應用，管理系統層出不窮，各其特色。

1、單機版計算機檔案信息管理系統。這種檔案信息管理系統是一種初級的檔案信息管理系統。由于設備、軟件的局限性，不能對文件、圖片存儲，只能對檔案條目信息進行管理。利用者能夠查詢到文件條目，通過條日得到紙質文件的存放信息，提取檔案實體。這種管理系統，不能進行全文檔案信息管理，是一種嘗試性或較低層次的管理方式。

2、網絡版檔案信息管理系統。網絡版管理系統能在一定范圍內的群體中實現信息資源共享和系繞數據處理、交換，具有一定規模的數據存儲容量，是進行系統管理的一種有效方式。它限于一個機關內使用的內部網絡，一般稱為局域網，被限制在較小的或封閉的范圍內運行。是目前應用較普遍的一種管理系統。

3、OA 檔案管理系統。這種系統也稱辦公自動化檔案管理系統，它是以辦公自動化為主要內容，在一個機關內從文件的擬寫、辦理、運行、歸檔全過程進行管理的系統。通常這種系統是以文件運轉為重點，文件的處理乃至于辦公相關的事務也包含在內。OA 檔案管理系統實際是依附于辦公自動化的一個模塊，檔案管理數據處理完全沒有任何變遷，它只是一種邏輯上的處理和管理。在短期運用中這種管理對檔案管理者來說沒有太大影響，但是隨著時間的推移，數據的大量堆積會給影響系統的運行。OA 系統中的檔案管理模塊顯然難以適應，難以對其它專業管理系統形成的數據進行存儲和有效的管理。

4、檔案信息的存儲與管理系統，簡稱檔案管理系統。它是一個以檔案信息的存儲、加工、提供利用為宗自的管理系統。對網絡平臺上運行的各類專業管理系統的數據進行接收、整理、歸檔、保存、提供利用的系統。它不依附于任何專業系統，是一個獨立的管理系統，不同于文檔一體化或OA 檔案管理系統，它從邏輯上和物理上與各應用系統作了界面分割。當應用系統的數據作邏輯歸檔，檔案管理系統對接收的數據進行鑒定整理后，對得到的數據進行拷貝和脫機存儲，歸檔的數據按兩套制或多套制得到安全的保護，不會因系統發生意外丟失檔案數據。

以上幾種不同類型的檔案管理系統，在檔案管理中都發揮了各自的特點作用，也是檔案信息化建設中不同時期、不同規模、不同行業的檔案工作信息化發展的成果。

網絡檔案管理系統是實現網絡系統正常運行的重要保證。網絡平臺提供不同行業管理系統運行的條件，運行的管理系統會產生大量的數據，需要加工、保存、備查。而管理系統一是不能長期保存批量數據；二是不能保存其它管理系統的數據。這樣檔案管理系統就需要其備數據處理功能、提供利用功能、數據儲存功能的能力。建設這樣的檔案管理系統，是十分必要的。建立網絡檔案管理系統有利于各專業管理系統的正常運行；檔案管理系統接收各專業管理系統的數據后，專業管理系統數據壓力減輕，有利于系統的正常運行；檔案管理系統接收網絡內專業系統的歸檔數據有利于數據的完整齊全；建立檔案管理系統減輕專業系統的壓力，檔案的提供利用和安全保存有了可靠的保證；建立網絡檔案管理系統有利于檔案工作的健康發展，有利于網絡建設的節省和正規化發展，避免重復建設，重復投資。

總之，在信息化建設的道路上，走什么樣的道路，采用什么樣的模式關系到檔案工作的健康發展，也關系到網絡化建設中數據的安全，資源的利用，投資的精確，是一項：必須認真研究的工作。建設檔案管理系統應從信息化建設的高度，建設-一個綜合性網絡平臺的檔案管理系統才能實現真正意義上的資源共享，實現全方位的檔案資源保存和提供利用。