街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

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洮南市人力資源和社會(huì)保障局團(tuán)結(jié)街道勞動(dòng)保障事務(wù)所

信息技術(shù)在眾多領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，其也成為了人們工作和生活中重要的一部分。在街道辦事處檔案管理工作中，信息技術(shù)的作用更為明顯，我國在科技發(fā)展的過程中對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)一直十分重視，而在街道辦事處檔案信息管理工作中，合理應(yīng)用信息技術(shù)能夠減輕管理人員的工作壓力，同時(shí)也能更好地推動(dòng)檔案管理工作的平穩(wěn)發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

(1)檔案信息化建設(shè)能夠有效降低檔案管理中的成本投入，同時(shí)也能更好地體現(xiàn)綠色環(huán)保這一重要優(yōu)勢。

(2)檔案信息化建設(shè)能夠改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中紙張的使用量，起到節(jié)能環(huán)保的作用。

(3)檔案信息化建設(shè)能夠?yàn)槿罕娞峁└鼮榉奖憧旖莸臋n案服務(wù)，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也有巨大的推動(dòng)作用。

(4)檔案信息化建設(shè)為群眾信息查詢提供了更大的便利，實(shí)現(xiàn)了社會(huì)成果的共享，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用提高了信息查詢的效率，此外也提高了信息查詢的準(zhǔn)確性，一方面減少了信息查詢過程中耗費(fèi)的時(shí)間，同時(shí)也為檔案管理人員進(jìn)行管理工作提供了更多的便利，大大減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

(5)檔案管理信息化建設(shè)能夠是檔案更容易保存。檔案信息化建設(shè)后，所有的檔案信息都存儲(chǔ)在電腦當(dāng)中，不易損壞、丟失，只需保證電腦數(shù)據(jù)的備份和安全，就可長期保存檔案信息。而這也提高了檔案管理人員的工作效率。

二、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)中的問題

(一)領(lǐng)導(dǎo)不重視

檔案管理信息化建設(shè)中，街道辦事處有關(guān)工作人員必須要嚴(yán)格遵守檔案管理的原則，其也應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。但是在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，街道辦事處的管理人員對(duì)該工作并不非常關(guān)注和重視，只是指派了幾個(gè)工作人員對(duì)檔案進(jìn)行了整理和篩選，沒有充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，因此影響了街道辦事處檔案信息的管理質(zhì)量。

(二)傳統(tǒng)檔案管理模式的限制

建立電子檔案時(shí)，一般采用信息化手段進(jìn)行管理，采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式與信息化管理模式存在著非常顯著的差別，信息化管理方法也與傳統(tǒng)檔案信息的管理方法存在著較大的差異。管理人員在心態(tài)上無法順應(yīng)這種變化，所以在檔案管理工作中依然采用傳統(tǒng)管理方法，影響了街道辦事處檔案管理的效率。

(三)檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在檔案管理工作中，必須要采用信息化工作方式才能更好地規(guī)范街道辦事處的信息。但是在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，雖然也應(yīng)用到了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是計(jì)算機(jī)自身存在著較多的問題，這也就影響了街道辦事處信息的統(tǒng)一管理。此外，在檔案管理工作中，不同的單位不可能應(yīng)用同一臺(tái)計(jì)算機(jī)，所以檔案格式設(shè)置不統(tǒng)一，對(duì)其也沒有進(jìn)行規(guī)范性要求，這一問題也影響了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量及水平。

(四)管理人員素質(zhì)有待提高

街道辦事處在日常檔案管理工作中還要求管理人員一定要全面了解檔案管理的內(nèi)容，同時(shí)還要熟練操控計(jì)算機(jī)，此外自身還要有較高的素質(zhì)。但是當(dāng)前的街道辦事處檔案管理工作中，工作人員在個(gè)人素質(zhì)上還存在著明顯的不足，一些工作人員只是了解了一些檔案信息的基本內(nèi)容，對(duì)計(jì)算機(jī)只能進(jìn)行簡單操作，因此在人才數(shù)量方面存在著較大的不足，這也對(duì)街道辦事處檔案管理工作的發(fā)展產(chǎn)生了較為不利的影響。

三、街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

(一)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)端正工作態(tài)度

在工作中應(yīng)采取有效措施組建一支素質(zhì)較高，專業(yè)性較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)，小組長一定是辦事處當(dāng)中最重要的領(lǐng)導(dǎo)，以此來更好地保證信息化管理的實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)小組在日常工作中要積極創(chuàng)新，同時(shí)還要對(duì)不同部門的檔案信息進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃。在實(shí)施重要決策前還要充分了解并掌握工作的性質(zhì)。若部門之間出現(xiàn)嚴(yán)重的糾紛應(yīng)采取有效措施及時(shí)處理，進(jìn)而確保工作質(zhì)量。

(二)加大宣傳力度，突破傳統(tǒng)觀念

街道辦事處應(yīng)加大檔案信息化管理的宣傳力度，促進(jìn)員工工作觀念和工作方式的轉(zhuǎn)變，提高管理人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，不再以硬性規(guī)定的方式去學(xué)習(xí)。同時(shí)還要積極地去學(xué)習(xí)新的理念，加大創(chuàng)新力度，從而更好地提升檔案管理工作的工作質(zhì)量及工作效率。

(三)推動(dòng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建立

檔案管理工作中應(yīng)形成一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，工作人員在信息管理的工作中一定要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，針對(duì)電子檔案也應(yīng)制定科學(xué)的規(guī)范，以更好地提高檔案管理的科學(xué)性及有效性。

(四)加大培訓(xùn)力度，提高人員素質(zhì)

為確保街道辦事處檔案信息管理工作的質(zhì)量，必須要引進(jìn)高素質(zhì)人才，其專業(yè)水平高，經(jīng)驗(yàn)豐富，同時(shí)具有較高的文化底蘊(yùn)。此外，還要加大對(duì)人才的選拔與培訓(xùn)力度，為其提供良好的工作環(huán)境，使其能夠更好地提升工作的水平。

四、結(jié)語

當(dāng)前，街道辦事處檔案信息管理工作得到了明顯的發(fā)展，同時(shí)在工作理念和工作模式上也發(fā)生了非常明顯的轉(zhuǎn)變，這一變化一方面提高了管理的效率，另一方面也改善了管理的質(zhì)量，因此街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)對(duì)街道辦事處自身的發(fā)展有著十分積極的意義。