數(shù)字檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑分析

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黑河市旅游執(zhí)法大隊(duì)

基于信息技術(shù)迅速發(fā)展而來(lái)的數(shù)字化檔案是現(xiàn)階段主要的管理模式，它給傳統(tǒng)的檔案信息管理帶來(lái)了更多新的理念和方法，逐步改變著工作習(xí)慣和理念，依靠其自身的優(yōu)勢(shì)獲得了更多工作人員的青睞，其工作模式也漸漸被普及和推廣開(kāi)來(lái)。數(shù)字檔案的出現(xiàn)雖然不能一時(shí)替代所有的紙質(zhì)類檔案，但無(wú)可爭(zhēng)議的是節(jié)約了大量資源，并充分地發(fā)揮出檔案信息應(yīng)有的實(shí)用價(jià)值和作用，人們查詢和調(diào)閱檔案更加的方便和便捷，管理體系也迅速得以完善。

一、數(shù)字檔案的信息化管控重要意義分析

數(shù)字檔案的研發(fā)和實(shí)際應(yīng)用，使得人們對(duì)于檔案信息管理這項(xiàng)工作有了很大的改觀，很多傳統(tǒng)的基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)和事項(xiàng)都被信息化條件下的應(yīng)用程序和控制系統(tǒng)軟件所替代，工作人員使用的辦公工具出現(xiàn)了顛覆性的改變，自己的工作習(xí)慣和主要的工作程序也大大不同于以往。因此目前的主要任務(wù)就是建立健全信息化的管理體系，形成成熟、可靠的運(yùn)行機(jī)制，真正實(shí)現(xiàn)管理的高度信息化發(fā)展水平。

在信息化的管控體系加緊建設(shè)和完善的過(guò)程中，使得檔案信息的功能被迅速挖掘和發(fā)揮出來(lái)，提升了檔案信息的實(shí)用價(jià)值，檔案管理的服務(wù)能力和水平得到了進(jìn)一步的提升，它將工作的核心從管理以及管理人員轉(zhuǎn)移到客戶和需求者身上，是從傳統(tǒng)的管理理念向著服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。信息化體系建設(shè)的重要意義還體現(xiàn)在具體的工作環(huán)節(jié)中，管理系統(tǒng)能夠在短時(shí)間內(nèi)處理大量數(shù)據(jù)信息，不僅能夠提升工作效率，還節(jié)約了大量的人力資源，減輕了工作人員的壓力。

二、信息化管控體系中存在的不足

在數(shù)字化檔案的信息化管控體系建設(shè)過(guò)程中，工作人員也發(fā)現(xiàn)了其中的不足和缺陷，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析：

其一，建檔歸檔是檔案信息管理中的重要工作事項(xiàng)，在信息處理系統(tǒng)體系中，系統(tǒng)的自動(dòng)化以及智能化水平迅速提升，能夠處理大量的信息和數(shù)據(jù)，但是在歸檔工作中，很多軟件程序的應(yīng)用并沒(méi)有形成規(guī)范化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這不僅導(dǎo)致信息傳遞和共享的效率下降，而且還會(huì)給信息安全造成嚴(yán)重的威脅，大量不同類型的數(shù)據(jù)在不同軟件和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議進(jìn)行傳遞和轉(zhuǎn)換，很容易出現(xiàn)亂碼等問(wèn)題，造成信息丟失，數(shù)據(jù)分析和處理結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性大打折扣。

其二，數(shù)字檔案的發(fā)展速度雖然很快，當(dāng)前應(yīng)用范圍也非常廣泛，但是它并沒(méi)有徹底取代紙質(zhì)檔案，很多企業(yè)和單位的檔案管理中都可以發(fā)現(xiàn)存在的兩重管理體制，在這個(gè)體制中很多管理工作和機(jī)構(gòu)都具有相同的職能，這就造成機(jī)構(gòu)和功能重疊，檔案信息的管理成本也在上升，造成很多資源的浪費(fèi)現(xiàn)象出現(xiàn)。

其三，數(shù)字檔案的管理工作中，很多工作人員并不具備熟練的系統(tǒng)操作和技術(shù)能力，職業(yè)技能和綜合素質(zhì)還有待進(jìn)一步提高，在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了很多失誤，相關(guān)信息化的管理舉措和理念也沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。

三、數(shù)字檔案的信息化管理實(shí)現(xiàn)途徑

(一)健全信息化管理制度和機(jī)制

為了提升當(dāng)前信息化條件下的數(shù)字化檔案信息管理能力，健全其管理制度和機(jī)制是最為重要的一項(xiàng)工作。信息是檔案管理中的重要資源，要健全管理制度首先就要從信息的搜集和整理出發(fā)，構(gòu)建高效便捷的信息搜集體系，在企業(yè)和單位內(nèi)部形成信息搜集和整理的信息化技術(shù)應(yīng)用機(jī)制和相應(yīng)舉措，并加緊完善信息處理系統(tǒng)，提高信息和數(shù)據(jù)分析和處理的能力，健全服務(wù)體系，這樣才能逐步完善各項(xiàng)管理工作的制度和體系，從而加快建設(shè)信息化的管理體制的速度。

(二)建立智能化軟件系統(tǒng)

提高數(shù)字檔案信息化管理水平，必須依靠?jī)?yōu)質(zhì)的檔案管理工作系統(tǒng)，要針對(duì)不同專業(yè)檔案的使用與傳輸需求，開(kāi)發(fā)智能型的數(shù)字檔案應(yīng)用管理系統(tǒng)。首先，根據(jù)數(shù)字檔案管理工作的獨(dú)特性和用戶對(duì)數(shù)字檔案的使用需求，開(kāi)發(fā)針對(duì)域內(nèi)用戶為主體的數(shù)字檔案信息服務(wù)管理系統(tǒng)，一方面運(yùn)用該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的收集，另一方面提高檔案數(shù)據(jù)信息的智能化推送能力。其次，依靠檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提高現(xiàn)有數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平，不僅要依靠智能系統(tǒng)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行規(guī)范建設(shè)，而且要開(kāi)發(fā)出強(qiáng)大的糾錯(cuò)功能，保證數(shù)字信息可以精確高效運(yùn)行，減少使用過(guò)程中的問(wèn)題。

(三)提高軟硬件設(shè)施的投入力度

要實(shí)現(xiàn)高度的信息化管控體系建設(shè)和工作目標(biāo)，各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)完善工作是必不可少的。無(wú)論是軟件程序還是硬件設(shè)備，都應(yīng)該以體系建設(shè)的核心思想為指導(dǎo)，合理配置相應(yīng)資源，加快完善設(shè)施和設(shè)備體系。一方面要做好軟件系統(tǒng)的維護(hù)管理和升級(jí)工作，并采用統(tǒng)一的規(guī)劃化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，促成集中統(tǒng)一的管理模式；另一方面要確保各類硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能的可靠性，形成完善、科學(xué)配置的設(shè)備體系。

四、結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息化管理要完善數(shù)字檔案運(yùn)行體系，豐富數(shù)字檔案管理手段，提高數(shù)字檔案管理工作效率，運(yùn)用智能化、系統(tǒng)化與規(guī)范化手段加強(qiáng)數(shù)字檔案管理，全面提高數(shù)字檔案管理工作質(zhì)量與水平。