論學校財務檔案管理信息化建設

■王 穎／四川國際標榜職業學院

一、學校財務檔案管理信息化發展現狀

（一）學校領導對財務檔案管理重視程度不夠

很多學校領導人認為學校財務檔案管理工作是一項簡單的工作，不需要花費太多的精力，學校財務檔案管理工作并沒有完善的管理機制，工作人員配備不齊全，出現管理人員身兼數職得現象。通過對本市幾所小學、中學、高中和大學的學校財務檔案管理工作的調查得知，這些學校的財務管理工作機制不完善，存在很多機制管理漏洞，財務檔案文檔存在不真實性等問題。以上這些問題的主要原因是學校領導人對學校財務檔案管理工作不重視，對此部門得工作資金支出不足，導致工作人員依舊采取最原始的人工記錄、整理資料的形式管理財務檔案，不僅工作效率很低，還經常出現工作紕漏。［1］

（二）管理人員綜合素質不夠

除了學校領導人不重視財務檔案管理工作外，財務檔案管理人員也缺乏一定的專業素質和工作能力。很多管理人員并不是專業的經濟管理專業人員，而是在學校后勤部調來的，沒有相關工作經驗，對于財務檔案管理工作并不熟悉，只是單純的整理檔案，記錄檔案，對計算機軟件也不會使用。

（三）沒有標準嚴謹的財務檔案規定

雖然很多學校都開始借助科學信息技術開展財務檔案管理工作，但是，財務檔案信息化管理并沒有健全的規定標準，工作人員并不知道信息化管理工作的要求和正確的操作方法，學校也沒有聘請專業的信息管理人員對學校財務檔案管理工作人員進行相關的技術指導和知識教育。［2］很多故障人員依舊采取傳統的管理方式，只是用計算機等進行一些簡單的操作，并沒有發揮財務檔案信息化管理的真正作用與意義。

二、學校財務檔案管理信息化建設措施

（一）建立學校財務檔案資料數據庫

學校財務檔案管理工作的內容很多，包括教師的工資、獎金等，還有學校與銀行之間的財務檔案；學校的所財務支出憑據；國家財務收支票據等，總之，學校所有的財務收支都必須建立對應的財務檔案，這些財務檔案就是學校所有經濟活動的開展情況和學校的財務狀況。因此，學校必須建立完善的學校財務檔案信息數據庫，利用計算機統計軟件實現所財務檔案的統一整理與收集，可以有針對性的建立不同的財務檔案模塊，例如，學校工資獎金檔案版塊、學生獎學金和助學金版塊、學校教學活動財務檔案版塊、學校后勤收費管理版塊、學校工程建設財務管理版塊、學校科研資金建設版塊等，另外，數據庫中必須包括財務檔案信息數據銷毀版塊。

（二）加強學校財務檔案管理信息化安全管理

學校財務檔案數據庫中所有的信息均一式兩份，電子信息一份，紙質檔案信息一份，在信息技術的幫助下，不可以丟棄傳統的財務檔案管理方式。管理人員要對所有的信息數據進行加密處理，對數據儲存網盤進行密碼加密處理，并進行U盤備份。學校管理員還要定期聘請專業的計算機檢測人員對學校內部的所有計算機硬件和軟件進行檢測和病毒查殺，定期對學校內網和外網進行監測與維修，避免通過網絡信號泄露學校財務檔案信息內容。另外，學校要提高財務檔案管理工作人員的專業素質和技術水平，定期組織檔案管理人員進行相關知識學習和集訓，還要對學校財務檔案信息化管理控制室進行人臉識別，只有授權的工作人員才可以進行總信息數據室，其他人員不得入內。

（三）建立學校財務檔案查詢網絡平臺

學校技術人員可以建立學校財務檔案信息查詢平臺，學生和教師可以進行網站查詢需要的財務檔案內容，網站平臺實施實名認證制度，必須是在校學生和教師才可以登陸查詢，技術人員要定期整理網站登陸信息日志，以便日后出現問題的登陸資料信息查詢。在校學生和教師可以在平臺上下載各種需要的信息，平臺為學生和教師提供全文下載服務、原文下載服務、文章獲取服務、文章打印服務等。總之，學校財務檔案管理網絡平臺的建設就是為了服務學生和教師。

（四）建立完善的財務檔案管理機制

學校要建立完善的財務檔案管理體系，建立工作人員獎懲制度，用強制性的規則規范約束工作人員的日常管理工作，使學校財務檔案信息化管理工作變得更加規范性和時效性。建立學校財務檔案信息化管理監督機制，學校全體學生和教師都是財務管理人員的監督者，建立學校財務信息投訴意見箱，學生和教師可以在投訴意見箱中進行不規范財務檔案管理工作檢舉，也可以對學校財務檔案管理提出自己的意見和建議。

三、結語

綜上所述，雖然我國很多學校的財務檔案信息化管理工作進展并不順利，但是，只要學校認清財務檔案信息化管理工作的問題和不足之處，對癥下藥，優化學校財務管理工作機制，健全學校財務檔案信息化管理數據庫，加強財務管理技術水平和專業素質，領導人和管理員充分發揮其指導和約束作用，實現全體師生共同監督的財務管理監督機制，學校的財務檔案信息化管理工作一定會取得更好的管理效果，實現財務檔案管理工作的高效性與時代性。