信息化條件下的檔案管理與服務創新

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黑龍江省黑河市旅游信息中心

在當前信息化迅速發展的背景和條件下，檔案管理的制度改革也迎來了高速發展的機遇，基于當前各類信息技術和軟件，建立電子檔案，形成信息化的管理方式和機制體系。但是在轉型、改革的過程中，管理人員也發現很多問題和沖突，阻礙到了檔案管理工作的正常發展，傳統的管理方式和工作習慣并非一時可以改變，需要管理人員在樹立管理意識的同時，切實執行信息化背景下的各項管理舉措和策略。

一、檔案管理信息化的具體發展情況

隨著信息化技術的迅速發展，檔案管理可以獲取更多的優質信息資源，豐富檔案信息的內容，并充分發揮網絡化和信息化的優勢，盡快建立起更為完善的管理體制和制度，從而促進檔案管理工作的進一步發展。在信息時代，各類信息充斥著我們這個社會，而檔案信息需要具有實用價值的信息資源，目前很多企業和單位都在對自身的管理制度開展改革，希望通過創新來提升檔案管理水平，并做好服務管理工作，切實將檔案應用于實踐工作當中，起到指導和支持的重要作用。

從目前的發展情況來看，信息化背景和條件下檔案信息的搜集整理還存在一定的問題，它不僅需要檔案管理部門做好自己的工作，還需要其他部門的密切配合，很多企業和單位內部控制機制顯然還不健全，難以形成多部門的高效聯動和統一協調，這就給檔案信息的搜集和整理工作的準確性和實用性帶來不良影響，即使有信息技術和相關系統軟件的支持，也無法有效分辨更具備價值的信息資源，檔案管理以及服務的水平就難以得到提升。

在新時期發展形勢下，信息技術融入檔案管理工作之中，主要問題出現在沒有形成統籌管理制度，使得多個部門之間難以形成高效的協作，這種問題不僅體現在個別公司和企業之中，而是在全國范圍內普遍存在。檔案管理工作人員也缺乏相應的信息化的觀念和意識，思想還停留在傳統的管理理念中，尤其是一些老員工，接受新技術和新理念的能力不足，對于計算機軟件的應用水平較低，大多工作事項和環節依然在沿用以往的工作習慣和程序，信息技術的融入和引進面臨較多困擾。另外，在信息化的管理工作，關于檔案信息整理、建檔的各方面標準還沒有統一，沒有形成規范化的工作流程，經常出現遺漏和失誤，工作效率要相應下降，很多企業和單位的檔案管理工作都陷入發展瓶頸之中。

二、檔案管理中應用信息技術的重要作用

從上述問題中我們可以看出，盡管信息化發展過程中面臨多種問題和不足，但是信息技術的應用確實可以有效提升管理水平，在某些工作環節上發揮著非常重要的作用，它改變了人們對于檔案信息的傳統看法和觀念，提升了檔案信息的應用價值，將其優勢作用不斷發掘并發揮出來，凸顯了檔案信息對于各項管理工作的關鍵性作用，人們不再將檔案管理工作看做是一種簡單的基礎性工作，通過對信息資源的整理和建檔工作，使得人們的管理理念發生了很大的變化。從當前社會發展和國家經濟進步的角度來看，信息資源的獲取并妥善保存，進而發揮其指導性作用，已經成為了新時期社會發展和轉型的重要基礎之一，隨著大數據技術和信息時代的不斷向前發展，數據信息的分析處理也成為了檔案管理工作的重要內容，它可以不斷提升各部門和各個行業之間的協作能力和水平，將優質資源共享，促進多個行業領域的共同發展，檔案管理的信息化發展趨勢也符合當今信息時代發展的規律和總體要求。

三、提升檔案管理服務創新的重要舉措

(一)完善基礎信息化資料庫體系

在建檔歸檔工作中，關鍵是要建立起完善的信息資料庫，結合當前電子檔案及其應用軟件成立專門的數據庫，形成健全的信息資源整合和統籌管理體系，以信息咨詢等關鍵服務內容為指引，以此為基礎開發更多服務功能，開展創新研究，切實提高信息數據庫的應用價值。

(二)提升不同部門和單位之間的協調合作水平

為了讓檔案管理部門為更多部門服務，需要加強各部門之間的溝通，在檔案部門之間、檔案部門政府機關之間建立信息網絡互連，實現電子文件信息資源共享。滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。檔案部門可以建立自己的網站，通過網站為社會提供信息服務，方便各個部門在第一時間獲得最新資訊。

(三)增強創新能力，提高服務水平

信息化條件下的檔案管理，需要掌握先進技術的人來控制，因此要堅持以人為本的用人機制，積極倡導提升檔案部門的服務能力，完善基礎設施建設，從而能為單位和社會提供更多的信息服務。要努力提高檔案管理隊伍的素質，建立“優勝劣汰”的競爭制度，通過多種途徑選拔、培養、引進人才，培養精通檔案管理和計算機技術的復合型人才，才可以提升檔案部門的服務效率、服務質量。

四、結語

現代化科技實現了檔案管理的信息化和網絡化，為服務創新和以人為本奠定了基礎，不僅可以提高單位的經濟效益，甚至可以提高整個國家的核心競爭力，因此我們應該注重管理理念的更新，積極推動管理機制更新，努力提升檔案管理服務水平。