事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

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新疆維吾爾自治區(qū)地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局職工教育中心

檔案管理作為有效保障事業(yè)單位工作效率有序進(jìn)行的重要媒介，同事業(yè)單位的發(fā)展有著直接的聯(lián)系。當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題已經(jīng)妨礙了我國(guó)事業(yè)單位的正常發(fā)展，波及到了事業(yè)單位的其他部分工作，因而需要采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行檔案管理工作效率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位同現(xiàn)代化發(fā)展的聯(lián)系。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

(一)對(duì)檔案管理工作的人員投入不足

基于國(guó)家對(duì)事業(yè)單位人員數(shù)量的限制，從事檔案管理工作的人員大都是兼職的，這樣可以有效地降低事業(yè)單位對(duì)人員管理的難度，避免因人員過(guò)多所帶來(lái)的多種問(wèn)題。但是這種方案的檔案管理工作人員聘用也導(dǎo)致管理人員只是單一地完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所發(fā)放的任務(wù)，執(zhí)行最直接的命令，在實(shí)際工作中忽視檔案管理工作與事業(yè)單位及社會(huì)發(fā)展的聯(lián)系，使檔案管理工作只是單一地流于形式，無(wú)法促進(jìn)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展。而且這部分兼職人員無(wú)法正確地區(qū)分事業(yè)單位中檔案的分類，難以有序地對(duì)檔案進(jìn)行存放，導(dǎo)致檔案陷入雜亂不堪的情形，在其他部門人員使用檔案時(shí)需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，極大地降低了事業(yè)單位的工作效率，同時(shí)雜亂無(wú)章的檔案存放方式也不利于對(duì)檔案進(jìn)行檢索，不利于事業(yè)單位多種工作的及時(shí)開展。事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的人員投入不足，直接導(dǎo)致檔案在存放及檢索等多個(gè)方面出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題，使事業(yè)單位的工作效率處于低迷的狀態(tài)，不利于其在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展等方面的作用實(shí)施，帶來(lái)了極為嚴(yán)重的后果。

(二)事業(yè)單位檔案管理部門工作的安全性較差

事業(yè)單位在開展檔案管理工作過(guò)程中，忽視了其重要性，導(dǎo)致該部門的工作環(huán)境陷入惡劣的狀態(tài)中，難以為眾多的檔案提供安全的存放地點(diǎn)，加大了檔案被偷盜及燒毀的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)部分事業(yè)單位的檔案管理部分會(huì)將檔案直接放置在辦公室中，當(dāng)其他部門尋找相關(guān)檔案時(shí)，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間在檔案尋找方面。而且事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的忽視也減少了對(duì)檔案管理部門的資金投入，使其在安全設(shè)備的建設(shè)以及防火防盜設(shè)施的配備方面處于劣勢(shì)，不利于檔案管理工作的安全進(jìn)行。

(三)難以合理地對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)與利用

事實(shí)上，事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理與保存的直接目的便是對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)與利用，但在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案管理人員只是將檔案盡行搜集及儲(chǔ)存，將工作的中心放置在對(duì)檔案無(wú)損上面，忽視了對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用，使檔案信息失去了其應(yīng)有的價(jià)值，陷入一片廢紙的慘狀中。檔案信息的開發(fā)與利用對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用，其他部分的工作人員可以通過(guò)查閱檔案減少同類錯(cuò)誤的發(fā)生，為之后的工作順利開展做出有效的貢獻(xiàn)，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的順利發(fā)展。

二、改善事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的措施

(一)加大對(duì)檔案管理工作的人員投入

事業(yè)單位如果想要提升檔案管理工作的水平，就必須要加大對(duì)檔案管理工作的人員投入。缺乏合適的檔案管理人員會(huì)阻礙檔案管理工作的正常進(jìn)行，也會(huì)降低檔案管理工作的工作效率。事業(yè)的檔案管理不只是需要進(jìn)行檔案的存放及查找，切實(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砼c排序，可以減少其他部門在查找檔案過(guò)程中浪費(fèi)的時(shí)間，提升事業(yè)單位實(shí)際工作效率。兼職人員從事檔案管理工作無(wú)法流暢地將檔案信息進(jìn)行傳遞，導(dǎo)致其他兼職人員在工作過(guò)程中無(wú)法將既有的問(wèn)題解決，導(dǎo)致新人員的工作難以正常進(jìn)行。事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理工作的人員投入，定期地對(duì)這部分人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠清楚地意識(shí)到檔案管理工作的實(shí)際要求，避免在工作過(guò)程中出現(xiàn)不了解工作內(nèi)容的現(xiàn)象。

(二)加快檔案的信息化管理進(jìn)程

伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，信息化檔案管理可以有效地提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量，避免檔案出現(xiàn)丟失等安全問(wèn)題。因而事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)極快檔案管理的信息化進(jìn)程，充分地利用現(xiàn)有的設(shè)備，有效地提升檔案管理的效率。同時(shí)，信息化的管理方案可以減少工作人員記錄的內(nèi)容，一切操作只需在電腦等設(shè)備中操作，避免了人為帶來(lái)的事物。同時(shí)，掃描儀在檔案管理工作中的應(yīng)用可以將紙質(zhì)檔案及時(shí)地傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，在網(wǎng)絡(luò)中形成相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于其他部門人員的查找，因而事業(yè)單位必須要加快檔案的信息化管理進(jìn)程。

(三)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用

檔案對(duì)于事業(yè)單位的重要作用便是其中蘊(yùn)含著豐富的經(jīng)驗(yàn)和內(nèi)容，可以為事業(yè)單位的工作帶來(lái)有效的幫助。因而事業(yè)單位需要派遣專門的人員進(jìn)行檔案信息的開發(fā)，提取正確的消息發(fā)送到各個(gè)部門中，為各部門的實(shí)際工作帶來(lái)適當(dāng)?shù)慕梃b和幫助，促進(jìn)事業(yè)單位的工作更好、更快發(fā)展。檔案信息的開發(fā)與利用是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著極為重要的作用，因而必須要加強(qiáng)相關(guān)工作的開展。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展有著重要的意義，因而必須要針對(duì)其中存在的問(wèn)題提出適當(dāng)?shù)慕鉀Q措施，為我國(guó)早日建成小康社會(huì)做出更多的貢獻(xiàn)。事業(yè)單位的檔案管理工作也必須要加快信息化的建設(shè)步伐，為事業(yè)單位的發(fā)展起到適當(dāng)?shù)膸椭?/p>

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