檔案信息化建設與檔案管理探討

孫雪芳

一、檔案信息化建設現狀

(一)信息來源分散復雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。

(二)檔案管理模式陳舊滯后

隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。

(三)人員心態亟待轉變

在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。

二、檔案信息化建設的優勢

(一)提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

(二)簡化操作環節，有利于服務質量的提升

信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。

三、檔案信息化管理方法

(一)健全檔案管理機制

檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。

(二)提高管理人員素質

檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。

(三)加快數字化建設進程

檔案管理工作的數字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數字化程度，彩能夠實現檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監督監管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數據上傳效率應有所提升，保障數字化建設進程。同時對相關電子管理系統予以升級優化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。

四、結語

檔案信息化建設的積極推進，有助于幫助檔案管理工作更好的實現和發展。隨著我國在政治制度和建設方向的不斷深化改革，檔案管理部門應當順應發展形式，積極響應政策發展檔案信息化建設，保障檔案管理工作的進一步發展。

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