普通高中檔案有效管理模式探究

劉麗萍

一、當(dāng)前普通高中檔案管理存在的問(wèn)題

(一)缺乏檔案管理意識(shí)

一直以來(lái)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層都認(rèn)為教學(xué)工作是為重中之重，而其他工作不過(guò)都是為教學(xué)服務(wù)。教學(xué)工作固然重要，但不能因此而忽略了其他工作。檔案的收集、整理和利用對(duì)于教學(xué)工作的順利開(kāi)展也起著重要作用。因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及教職工應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，提高檔案管理意識(shí)。

(二)檔案管理水平較低

一方面，信息化不斷發(fā)展，檔案管理的方式以及資料的載體越來(lái)越豐富，對(duì)檔案管理工作人員的要求也越來(lái)越高。另一方面，普通高中大多沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，大多數(shù)都是由教職轉(zhuǎn)崗從事檔案管理工作，缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

(三)缺少經(jīng)費(fèi)投入

無(wú)論是檔案的收集、檔案的管理還是檔案的儲(chǔ)存都需要相應(yīng)的物資設(shè)備。例如專(zhuān)門(mén)的檔案存放場(chǎng)所、防腐防潮藥品、掃描設(shè)備、電子儲(chǔ)存設(shè)備等。如果沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)投入，也就無(wú)法獲得足夠的設(shè)備和材料，檔案有效管理也就無(wú)從談起。

(四)檔案管理工作不規(guī)范

雖然大多數(shù)高中的檔案管理部門(mén)對(duì)于檔案的收集、整理、查詢(xún)都制定了相應(yīng)的制度，但對(duì)于檔案的具體管理尤其是檔案保護(hù)方面都沒(méi)有明確的制度安排，缺乏明確的指導(dǎo)意義。缺乏標(biāo)準(zhǔn)的工作制度也就導(dǎo)致了在實(shí)際工作當(dāng)中的不規(guī)范，包括檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所不規(guī)范、檔案存儲(chǔ)條件不規(guī)范、檔案查詢(xún)不規(guī)范、檔案檢查不規(guī)范等。

二、實(shí)現(xiàn)普通高中檔案有效管理的策略

(一)加大對(duì)檔案管理的資金支持

加大對(duì)檔案管理的資金支持是實(shí)現(xiàn)檔案有效管理的基本前提。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的管理工作引起更高的重視，努力提高學(xué)校檔案管理水平和管理效率，充分發(fā)揮檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展和建設(shè)中的積極作用。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的同步發(fā)展，為檔案管理工作提供必要的制度保障和資金支持，一方面加大對(duì)硬件方面的投入，逐步配置、完善檔案管理所需的硬件設(shè)備設(shè)施；另一方面，加強(qiáng)檔案管理軟實(shí)力的建設(shè)，引入更先進(jìn)的管理制度、管理體系，為工作人員提供需要的支持和保障。

(二)建設(shè)具備綜合素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

建設(shè)具備綜合素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)是實(shí)現(xiàn)檔案有效管理的核心。學(xué)校應(yīng)當(dāng)擯棄傳統(tǒng)觀念，對(duì)檔案管理人員提出更高的要求，不僅要業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，相關(guān)技術(shù)技能熟練，同時(shí)也要考慮到政治素質(zhì)、責(zé)任心、耐心、愛(ài)崗敬業(yè)、創(chuàng)新能力等個(gè)人品質(zhì)。

除此之外，在工作中還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高管理人員工作水平。一方面是要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。當(dāng)代檔案管理人員須充分的專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和社科知識(shí)儲(chǔ)備，并樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，不斷拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法、新思維，從而在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并更好地解決問(wèn)題。另一方面是要加強(qiáng)實(shí)際操作能力的鍛煉，檔案管理工作具有很強(qiáng)的實(shí)踐性和專(zhuān)業(yè)性，在工作中也需要運(yùn)用特定的技術(shù)，所以檔案工作人員在實(shí)際操作方面也要加強(qiáng)訓(xùn)練，不斷學(xué)習(xí)，掌握更加先進(jìn)的工作技術(shù)，能夠熟練地使用各種信息化管理工具和現(xiàn)代化管理手段，不斷提高自己的工作效率。與此同時(shí)，檔案管理工作人員還要具備較強(qiáng)的信息搜集能力和信息處理能力，為檔案的利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

(三)加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)與利用

檔案的開(kāi)發(fā)和利用是檔案管理工作的根本目的和最終歸宿。如果不對(duì)既有的檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用，那么檔案就是束之高閣的無(wú)用的資料，檔案管理也就失去了意義。一方面，學(xué)校檔案是學(xué)校歷史事件的真實(shí)記錄，反映了學(xué)校的發(fā)展歷程以及歷史榮譽(yù)，檔案管理者可以對(duì)這些檔案進(jìn)行匯編，制作“校史”、“大事記”、“年鑒”等一系列材料，把全體領(lǐng)導(dǎo)干部、教職員工、學(xué)生多年來(lái)的成就展現(xiàn)給全社會(huì)，把學(xué)校所獨(dú)具的文化積淀展現(xiàn)給全社會(huì)。另一方面，檔案資源也是學(xué)校當(dāng)前狀況的集中體現(xiàn)，在制定學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、制定教學(xué)計(jì)劃、年終評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、申報(bào)科研課題、教職工職稱(chēng)評(píng)定時(shí)，都可以把既有檔案資源當(dāng)作素材，充分利用檔案資源完成各項(xiàng)工作。在向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)情況以及進(jìn)行對(duì)外交流活動(dòng)時(shí)，檔案資源往往能作為第一手資料發(fā)揮重要作用。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是普通高中管理中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)系著學(xué)生的就業(yè)與成長(zhǎng)，教學(xué)質(zhì)量的評(píng)價(jià)反饋，也關(guān)系著學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。在社會(huì)的不斷進(jìn)步和我國(guó)教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展背景之下，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的有效管理，不斷提高檔案管理效率。提高重視程度，加強(qiáng)資金投入、建設(shè)高質(zhì)量管理團(tuán)隊(duì)和加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用三者對(duì)于檔案管理都十分關(guān)鍵，三者之間應(yīng)當(dāng)相互配合，更好地完成檔案管理工作。

[1]張遠(yuǎn)征.新形勢(shì)下做好高中圖書(shū)和資料管理的策略探析[J].教育,2016(12):87.

[2]黃存才.淺談中學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題以及解決策略[J].社會(huì)科學(xué):全文版,2016(11):1.