大數據時代知識管理對檔案管理的啟示

張雯

摘要：隨著社會逐漸趨向于現代化發展，為大數據時代的到來奠定了堅實的基礎，并使得此時代背景下的知識管理與檔案管理應進行不斷的完善與革新。本文就基于以上因素，對大數據時代知識管理對檔案管理的啟示進行相關論述，旨在提升檔案管理工作的高效性與實效性，以期為相關工作人員提供幫助。

關鍵詞：大數據時代 知識的管理 檔案管理

前言

大數據時代的到來，使得數據不僅對人們的日常生活產生巨大影響，對社會生產以及各領域的發展都產生了重要的改革意義，而檔案管理工作也不例外。就目前來看，在檔案管理工作中依然存在著管理模式過于老舊、管理技術過于落后的問題，因此這就需要相關工作人員能夠在知識管理中謀求出一條檔案管理的新道路來。

一、大數據時代知識管理與檔案管理的內在聯系

（一）檔案管理包含知識管理

從廣泛意義上來講，大數據時代下檔案管理中包含著知識管理，二者之間存在著大量的相似之處。知識管理主要的管理方向為知識，此些知識具有一定的明顯或不明顯特征，而檔案管理其實就是對知識管理中一部分明顯的知識進行管理，換言之，檔案管理與知識管理最大的相似之處是擁有相同的管理方向；最大的不同之處是管理范圍的不同。

（二）知識管理體現檔案管理

依照管理范圍來看，知識管理大于檔案管理，而起二者之間又具有相互包含相互影響的關系，即檔案管理包含知識管理，知識管理包括檔案管理。不僅如此，知識管理的主要目標就是對知識進行管理，而檔案管理的主要目標則是對實體或已經數據化的檔案進行管理，由此可見，在檔案管理中，知識管理是其本身的深層次、高端化管理體現。

二、大數據時代知識管理對檔案管理的積極作用

（一）提升檔案管理效率

基于大數據時代背景下，融入知識管理的檔案管理工作能夠在原有基礎上提升自身的管理效率及質量，從根本上減少原有對紙質檔案管理的工作量及工作難度，同時將檔案資源進行數字化與信息化處理的新型手段也可避免存放環境或人工失誤等原因對檔案資源造成損害或丟失，并使得檔案信息資源的更新及管理工作更加便捷。

（二）提升檔案管理服務功能

隨著大數據時代腳步的臨近，從根本上提升了檔案管理的服務效益，同時此種應用先進信息采集及處理系統的方式也可使檔案資源以數據化的形態存儲在計算機之中，并實現對檔案資源的共享與快速搜索。同時，用戶也可基于此種系統針對自己想要的信息種類進行檢索，擴寬了檔案管理的服務功能。

（三）提升檔案利用率

大數據時代為各領域的發展提供了中堅的保障，大眾通過對大量數據中價值信息的挖掘、整合與處理變成為系統的知識體系，同時此些知識體系也是檔案管理重要的組成部分，由此可見，大數據為知識管理提供了眾多的知識，而知識管理提升了檔案管理中此些知識的利用率，而正因為檔案管理資源的利用率提升，為其數據化管理打下了良好的基礎。

三、大數據時代知識管理對檔案管理的啟示

（一）建立檔案管理數據庫

就目前情況來看，我國處于從傳統的紙質文件檔案管理到數據化檔案管理的過渡階段，故檔案的數據化管理已經成為檔案管理未來發展的必然趨勢之一，而為進一步加快檔案管理數據化建設的腳步，就應當加強對檔案信息數據庫的建設，并在此基礎上不斷的創新與完善。

（二）完善檔案管理機制

在大數據時代背景下，提升檔案管理工作有效性的最優平臺就是完善的檔案管理機制。而就各領域行業的發展進程來看，社會各領域生產及經營的模式也由過去的單一化，轉變為多遠化，并由此出現了多種圖片、文字等形式的相關資料，因此在現階段的檔案管理過程中，就要將重點放在此類不同形式的資料整合上，將影音資料進行壓縮或轉換為統一的形式。不僅如此，在檔案的管理工作中，還要注重新資料的真實性與全面性，加強對檔案資料的實時監督，進而有效規避檔案缺失或是有虛假因素的存在問題存在。

（三）強化檔案管理維護

在強化檔案管理維護工作中，相關工作人員不僅要保障檔案中數字化信息資源的安全性，并要針對檔案的儲存載體進行升級及檢修。不僅如此，還要對檔案資源進行及時的備份工作，注重電子檔案中一些磁帶與磁盤的放置環境，從而更好的降低數據化信息資料在儲存及管理時的風險，切實推動檔案管理工作的發展進程。

（四）做好人員培訓工作

檔案管理人員的專業技能與職業素養對檔案管理工作的質量與有效性具有的影響，因此現階段的相關管理部門就應將工作重點放在加強各部門之間的溝通交流之上，針對檔案管理工作的實際問題與弊端進行探討，建立完善的獎勵機制，大大調動員工的積極性與創造性，激發員工的熱情，促進員工不斷改進自身的不足之處，逐漸完善自己，同時管理部門還應做好工作人員的培訓工作，提升其對檔案數據化管理重要性的認知，注重在員工群體中開展檔案管理新手段及新技術的知識講座類活動。

四、總結

在大數據時代背景下，檔案管理工作的方式與工作模式應該緊跟社會發展的腳步，順應時代發展的潮流，不斷進行自我反思與自我創新。進一步提升檔案管理工作的質量及效率，不僅對社會實際生產具有重要作用，還積極影響著各部門與獨立社會機構。故檔案管理工作的相關人員要具有創新思維與意識，將科技成果與檔案管理工作相結合，明確知識管理的特征及要點，根據檔案管理工作的具體情況進行改革與創新。