新時代下城鄉居民基本養老保險檔案管理存在問題及其對策研究

蘇帥

摘要：城鄉居民基本養老保險的檔案管理是為了保障每個人參加城鄉居民基本養老保險的權益能夠得到記錄，是保證所有參保人員的利益的一項工程，是為了保障參保人員能夠享受保險的根本權益。這個世紀以來，城鄉居民基本養老保險的檔案管理得到巨大的進展，為城鄉居民基本養老保險的管理奠定了夯實的基礎，與此同時也面臨著許多不同的問題與困惑。全文主要是對城鄉居民養老保險在個人檔案中所存在的困難討論，就提出的問題得到有效的解決方案。

關鍵詞：城鄉居民 養老保險 檔案管理 對策

前言

推進城鄉居民的基本養老保險的檔案管理是為了更好的使得業務與檔案的和諧發展，這是辦公的基礎環節之一，也是為了提高管理水平得必經之路。就現在而言，現在的養老保險檔案還不夠完好，但隨著時間的推移，我們也面臨著一些檔案管理方面還未解決的問題與困惑。

一、檔案管理方面還未解決的問題與困惑

（一）業務檔案不夠規范

工作人員的經辦過程，對于人員的檔案管理收集與整理都還存在較大的問題，比如不按照規章制度進行辦理，已經存檔的檔案材料不齊全，書寫不規范，在移交檔案的時候手續不完全等其他多方面的問題。

（二）檔案管理人員不夠專業

當前城鄉居民基本養老保險的管理人員多數都不是正式員工，工作的專業性都不夠，在收集整理檔案的時候感到困難，雖然檔案整理看上去很簡單，但其實是一項復雜而具有很強的專業性的工作。繁瑣而專業的檔案管理需要的是專業的管理人員而不僅僅是兼職人員。

（三）檔案利用率不高

檔案的利用率低，檔案屬于一次性組卷之后進入檔案室進行保管，在檔案室里進行保管的同時參加保險的人員只能通過信息系統來對參保權益進行查詢，在查詢到所在檔案的柜號之后才能去檔案室進行查閱檔案，而且不能進行原文查詢，存在檔案利用率不夠的現狀。

（四）檔案管理電子信息化建設

城鄉居民基本檔案的海量與信息化建立是因為在當前檔案還沒有進行完整的立卷，組卷，檔案號的完成，電子信息化沒有廣泛利用，錯誤多，管理流程復雜而利用率不高的問題，安全性不高等其他多數問題。

二、改善城市居民養老保險的業務檔案管理工作的解決辦法

（一）加強檔案的業務規范

檔案管理水平的提升離不開檔案建設規范化的。具體問題具體分析：1）各司其職的原則，采取檔案工作的日常由經辦人員來進行整理規范，2）做好檔案的分工統計與統籌工作，3）采取相應的評分制度，對業務的檔案進行分類整理歸檔評分制度，4）落實工作人員的專業化培訓，提升專業化程度，增強專業技能。5）最重要的是要完善一系列的檔案管理制度，做到落實檔案的移交、查閱、利用、銷毀等一系列問題的完善與改革。

（二）增強檔案管理人員的專業化

在所有檔案進行分類管理的同時最重要的的參與者就是我們人的參與管理。所以，只有增強檔案管理人員的專業化，按照季度或者月度對檔案管理人員進行定期提升專業化的技能，參加相關的職業技術資格考試，取得相應的技能證書，并嚴格的按照要求去進行相關繼續培訓的功能，更重要的是要學會與所有檔案室之間的人員多進行交流與互動

（三）提高檔案的利用率

我們做的檔案工作的所有目的都是為了提高檔案的利用率，檔案的利用率是為了能夠可持續的將檔案工作進行管理。我們一般采用以下幾種方法來提高檔案的利用率：一檔案是記錄人一生的重要跟蹤依據，其目的是為了能夠更好的服務人類，保障人類一生的合法權益，所以我們應當讓所有參加申報的人員都知道，檔案是能夠通過查詢來對自身的權益進行維護的存在，比如當我們參保人員的個人信息輸入有誤的時候，可以通過查詢檔案對錯誤的個人信息進行修改。從而達到提高檔案利用率的效果。二是在建立規范的檔案管理之后，要落實借閱和移交的登記手續辦理，檔案查閱利用都應該對檔案進行備份，這些都應該由工作人員進行辦理，并對來歸還檔案的人員負責填寫《業務檔案利用登記單》。

（四）信息化檔案的建設與管理

1.按照流水線將工作的每個組成部分分工明確，流程規范，每個組成部分相互關聯，密不可分，只有在工作中相互磨合與規范的操作才能使得工作的效率得到提高。

2.紙質檔案通過數據庫技術、高速掃描技術等，把紙質檔案進行數字化管理。將檔案分別歸類編號，用PDF或者其他格式存儲到電子設備中，利用先進的電子技術，建立檔案數據庫并加以電子數據備份和電子數據的維護。

3.在將電子數據進行儲存是可以采用電子化編碼技術，在將檔案歸類之后，能自動生成檔案號等其他相關數據之后將這些數據打印粘貼至案卷封面，并生成電子檔案進行儲存。

三、總結

養老保險的檔案電子化管理對社會和諧有著重要的決定作用，而且對社會的可持續發展是不可避免的，所以群文就城鄉居民養老保險的電子化管理進行利弊分析，是為了更好的發展城鄉居民保險檔案，不僅僅是檔案管理的相關人員的培養和社保檔案的電子信息化管理等，也是為了我國城鄉居民基本保險的管理提供更好的數據依據。