新時(shí)代下城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在問題及其對(duì)策研究

蘇帥

摘要：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理是為了保障每個(gè)人參加城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的權(quán)益能夠得到記錄，是保證所有參保人員的利益的一項(xiàng)工程，是為了保障參保人員能夠享受保險(xiǎn)的根本權(quán)益。這個(gè)世紀(jì)以來，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理得到巨大的進(jìn)展，為城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的管理奠定了夯實(shí)的基礎(chǔ)，與此同時(shí)也面臨著許多不同的問題與困惑。全文主要是對(duì)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)在個(gè)人檔案中所存在的困難討論，就提出的問題得到有效的解決方案。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民 養(yǎng)老保險(xiǎn) 檔案管理 對(duì)策

前言

推進(jìn)城鄉(xiāng)居民的基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理是為了更好的使得業(yè)務(wù)與檔案的和諧發(fā)展，這是辦公的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)之一，也是為了提高管理水平得必經(jīng)之路。就現(xiàn)在而言，現(xiàn)在的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案還不夠完好，但隨著時(shí)間的推移，我們也面臨著一些檔案管理方面還未解決的問題與困惑。

一、檔案管理方面還未解決的問題與困惑

（一）業(yè)務(wù)檔案不夠規(guī)范

工作人員的經(jīng)辦過程，對(duì)于人員的檔案管理收集與整理都還存在較大的問題，比如不按照規(guī)章制度進(jìn)行辦理，已經(jīng)存檔的檔案材料不齊全，書寫不規(guī)范，在移交檔案的時(shí)候手續(xù)不完全等其他多方面的問題。

（二）檔案管理人員不夠?qū)I(yè)

當(dāng)前城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的管理人員多數(shù)都不是正式員工，工作的專業(yè)性都不夠，在收集整理檔案的時(shí)候感到困難，雖然檔案整理看上去很簡(jiǎn)單，但其實(shí)是一項(xiàng)復(fù)雜而具有很強(qiáng)的專業(yè)性的工作。繁瑣而專業(yè)的檔案管理需要的是專業(yè)的管理人員而不僅僅是兼職人員。

（三）檔案利用率不高

檔案的利用率低，檔案屬于一次性組卷之后進(jìn)入檔案室進(jìn)行保管，在檔案室里進(jìn)行保管的同時(shí)參加保險(xiǎn)的人員只能通過信息系統(tǒng)來對(duì)參保權(quán)益進(jìn)行查詢，在查詢到所在檔案的柜號(hào)之后才能去檔案室進(jìn)行查閱檔案，而且不能進(jìn)行原文查詢，存在檔案利用率不夠的現(xiàn)狀。

（四）檔案管理電子信息化建設(shè)

城鄉(xiāng)居民基本檔案的海量與信息化建立是因?yàn)樵诋?dāng)前檔案還沒有進(jìn)行完整的立卷，組卷，檔案號(hào)的完成，電子信息化沒有廣泛利用，錯(cuò)誤多，管理流程復(fù)雜而利用率不高的問題，安全性不高等其他多數(shù)問題。

二、改善城市居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)檔案管理工作的解決辦法

（一）加強(qiáng)檔案的業(yè)務(wù)規(guī)范

檔案管理水平的提升離不開檔案建設(shè)規(guī)范化的。具體問題具體分析：1）各司其職的原則，采取檔案工作的日常由經(jīng)辦人員來進(jìn)行整理規(guī)范，2）做好檔案的分工統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)籌工作，3）采取相應(yīng)的評(píng)分制度，對(duì)業(yè)務(wù)的檔案進(jìn)行分類整理歸檔評(píng)分制度，4）落實(shí)工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，提升專業(yè)化程度，增強(qiáng)專業(yè)技能。5）最重要的是要完善一系列的檔案管理制度，做到落實(shí)檔案的移交、查閱、利用、銷毀等一系列問題的完善與改革。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化

在所有檔案進(jìn)行分類管理的同時(shí)最重要的的參與者就是我們?nèi)说膮⑴c管理。所以，只有增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化，按照季度或者月度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期提升專業(yè)化的技能，參加相關(guān)的職業(yè)技術(shù)資格考試，取得相應(yīng)的技能證書，并嚴(yán)格的按照要求去進(jìn)行相關(guān)繼續(xù)培訓(xùn)的功能，更重要的是要學(xué)會(huì)與所有檔案室之間的人員多進(jìn)行交流與互動(dòng)

（三）提高檔案的利用率

我們做的檔案工作的所有目的都是為了提高檔案的利用率，檔案的利用率是為了能夠可持續(xù)的將檔案工作進(jìn)行管理。我們一般采用以下幾種方法來提高檔案的利用率：一檔案是記錄人一生的重要跟蹤依據(jù)，其目的是為了能夠更好的服務(wù)人類，保障人類一生的合法權(quán)益，所以我們應(yīng)當(dāng)讓所有參加申報(bào)的人員都知道，檔案是能夠通過查詢來對(duì)自身的權(quán)益進(jìn)行維護(hù)的存在，比如當(dāng)我們參保人員的個(gè)人信息輸入有誤的時(shí)候，可以通過查詢檔案對(duì)錯(cuò)誤的個(gè)人信息進(jìn)行修改。從而達(dá)到提高檔案利用率的效果。二是在建立規(guī)范的檔案管理之后，要落實(shí)借閱和移交的登記手續(xù)辦理，檔案查閱利用都應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行備份，這些都應(yīng)該由工作人員進(jìn)行辦理，并對(duì)來歸還檔案的人員負(fù)責(zé)填寫《業(yè)務(wù)檔案利用登記單》。

（四）信息化檔案的建設(shè)與管理

1.按照流水線將工作的每個(gè)組成部分分工明確，流程規(guī)范，每個(gè)組成部分相互關(guān)聯(lián)，密不可分，只有在工作中相互磨合與規(guī)范的操作才能使得工作的效率得到提高。

2.紙質(zhì)檔案通過數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)等，把紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。將檔案分別歸類編號(hào)，用PDF或者其他格式存儲(chǔ)到電子設(shè)備中，利用先進(jìn)的電子技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并加以電子數(shù)據(jù)備份和電子數(shù)據(jù)的維護(hù)。

3.在將電子數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存是可以采用電子化編碼技術(shù)，在將檔案歸類之后，能自動(dòng)生成檔案號(hào)等其他相關(guān)數(shù)據(jù)之后將這些數(shù)據(jù)打印粘貼至案卷封面，并生成電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存。

三、總結(jié)

養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案電子化管理對(duì)社會(huì)和諧有著重要的決定作用，而且對(duì)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展是不可避免的，所以群文就城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的電子化管理進(jìn)行利弊分析，是為了更好的發(fā)展城鄉(xiāng)居民保險(xiǎn)檔案，不僅僅是檔案管理的相關(guān)人員的培養(yǎng)和社保檔案的電子信息化管理等，也是為了我國(guó)城鄉(xiāng)居民基本保險(xiǎn)的管理提供更好的數(shù)據(jù)依據(jù)。