檔案信息與決策的關系及其特點

王艷明　熊宇珊　韓丹

[摘 要] 國家的政治、經濟、科技與文化發展，企業的經營與創新都離不開科學的決策，科學決策必須以豐富而詳實的信息作為依據與保障。信息與檔案信息在科學決策的制定、反饋評價、優化、預見等方面發揮著重要作用。在此基礎上，基于信息科學和檔案管理的基本原理，檔案信息影響著決策信息的真實度、權威性、可信度、成本與價值效應、不完全性及非對稱性，對于提升決策的科學性、加強科學決策的程序性控制與反饋作用具有重要的意義。

[關鍵詞] 檔案信息；信息資源；決策；決策信息；科學決策

[中圖分類號] G273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1002-8129（2018）11-0010-12

社會信息化、信息社會化是信息經濟時代的一個顯著特征，信息完全呈現出資源化的趨勢。今天，“物質、能量和信息是支配人類社會發展的三大要素” [1]，信息資源已取代物質資源及能源資源成為當今社會居于支配地位的戰略性、戰術性資源，是社會及經濟發展最為重要且不可或缺的核心資源之一。

我國最高決策層早就注意到信息資源的重要作用，中共中央辦公廳、國務院辦公廳在2004年印發的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》中明確指出，“信息資源作為生產要素、無形資產和社會財富，與能源、材料資源同等重要”，要“高度重視信息資源開發利用對促進經濟社會發展的重要作用”。在未來，國家與國家之間、企業與企業之間最為根本的競爭是信息資源的競爭。擁有豐富信息資源儲備的國家或企業，不僅可在當前的競爭中處于不敗之地，更能主動定義未來競爭的內容并主導競爭的走向。

決策是國家建設及社會發展包括企業發展中不可或缺的系統性、決定性環節，而科學的決策須臾離不開豐富詳實的信息作為基礎和判斷依據，任何脫離信息的決策都是輕率、盲目、不負責任的行為。占有信息，已經成為科學決策的首要前提。

信息資源的種類豐富，構成相異，各具特點，信息的差異使其在科學決策中所發揮的作用不同，產生的反饋機制也呈現不同特點。在各種信息資源中，檔案信息具有區別于其他信息資源的諸多特性，在決策中產生著不同的作用，其反饋機制也有別于其他類型的信息資源。研究檔案信息與決策的關系、作用特點及其反饋機制，既能提升我們嚴謹分析、科學決策的能力和水平，又能刺激和促進檔案信息資源的科學開發，同時也能引導知識經濟時代檔案工作的重構與發展。

一、信息與決策的關系及作用

檔案信息是信息資源中的重要形式，具有信息資源的一般特性及功能，要分析檔案信息與決策的關系，厘清決策與信息的關系及作用應該是一個必要的邏輯前提。

1. 決策與信息。決策是管理活動中的重要行為，是為了實現特定的目標與任務，根據現實的可能性，在搜集一定信息和經驗的基礎上，基于相應的原則，借助一定的工具、技巧和方法， 對影響目標實現的各種因素進行分析、計算和判斷選優后， 對未來活動所作出的判斷及行為方案。

決策是一項主觀性、條件性很強的工作，但是主觀的判斷除了睿智的分析外，更需要大量的、詳實的信息作為判斷分析的基礎。耳熟能詳的“知己知彼，百戰不殆” （《孫子·謀攻篇》）就是說明決策條件性。一個“知”字，就是突出強調要掌握作戰雙方及戰場環境等大量的信息，惟其如此，方能“運籌帷幄中、決勝千里外”（《史記·留侯世家》）。

決策是一項決定全局性、系統性成敗的工作，科學決策一直就是人類發展及現代管理學追求的目標[2]。從決策的要素看，“決策變量”與“環境變量” [2]所指的都是科學決策中不可或缺的信息表現形式。

改革開放以來，我國從過去某些盲目決策的教訓中得出必須實現決策科學化的認識，而決策科學化的前提就是決策必須建立在詳實的信息基礎上。上世紀80年代，已有一批學者在研究科學決策的過程中，認識到信息的重要性。姜圣階、張順江、畢全忠認為，科學決策的基本要素是信息，“只有獲得大量可靠的內信息與外信息，才能‘知己知彼，做出正確的科學的決策”[3]。黃孟藩先生深刻認識到信息之于科學決策的意義，他認為科學決策的基本條件是“掌握決策所需的充足信息” [2]，并一再強調“決策沒有信息可以說寸步難行，因為如果情況不明，決策者就等于是個瞎子，是沒法做好決策的”[2]。

張堯庭將信息與決策的關系上升到一個新的層面，因為每個人、每個機構每天都在為某個行為進行決策，所以他認為，“信息與決策是現代人生活、工作離不開的兩個對象，它們是那么重要，又那么難以掌握” [4]。此后，隨著決策科學研究的不斷深入，信息對于科學決策的依據性、基礎性和條件性作用普遍得到認同，信息資源的搜集、分析、處理成為科學決策的重要環節。

2. 信息在決策中的作用。信息資源有輔助決策、支撐決策、驗證決策的效能，充分可靠的信息資源可以減少決策失誤，提升決策效率、促進決策順利落實與推進。信息在決策中的積極作用具體表現在以下幾個方面。

（1）信息是決策的基礎依據。偉大的革命軍事家、戰略家毛澤東同志在《中國革命戰爭的戰略問題》中說，“指揮員正確的部署來源于正確的決心，正確的決心來源于正確的判斷，正確的判斷來源于周到的和必要的偵查，以及對于各種偵察材料的連貫起來的思索”。這句話充分說明毛澤東同志很早就認識到信息是決策之源，且依據這種理性、科學的認識，通過一系列創造性的戰略與戰術決策，帶領中國革命走向勝利。

從本質上講，任何政治、經濟、軍事、行政和組織機構的決策行為，都是把信息轉變為行動的過程[5]。在決策中，決策者首先要做的一件事就是占有一切與決策對象相關的資料信息，在對這些信息進行加工分析的基礎上，有效把握各種不確定性，降低決策風險，避免決策失誤。沒有信息作為基礎與依據的決策，只能是盲目決策，無數的歷史案例都充分地證明了這一點。

（2）信息活動是決策活動的主體構成。從本質上看，對于政府或者企業等機構而言，決策活動無論遵循怎樣的程序、歷經怎樣的環節、耗費多長的時間，其主體過程都是信息行為。于決策本身來說，最終的拍板定案是很短暫的，中間的活動、內容、程序都是圍繞信息展開，其主體的決策過程本質上是信息活動。

在這個問題上，決策科學先驅赫爾伯特·西蒙（H.A.Simon）的觀點極具代表性，他認為在決策過程的情報活動、設計活動、抉擇活動和實施活動4個階段中，任何一個活動不僅離不開信息，而且體現為對決策信息的采集與獲取、信息的加工與處理、信息的分析與判斷、不對稱信息的預測等信息行為，從而甄別決策所涉及的各種問題，支撐最終的決策活動，而從總體的表現上看，整個決策過程似乎就是圍繞目標展開的主體活動[5]。

在今天，決策活動的信息行為表現得更加深入和重要，大數據分析、數據挖掘、模型（或者模擬）推演等信息技術都被運用到決策行為的信息活動中，以提升決策的科學性和成功率。

（3）決策的評價基于信息的反饋。決策付諸實施后是完全失敗甚至造成更壞的惡果、還是僅僅沒有達到如期的效果、或者部分成功，最終只能靠現實的信息來反映與評價。社會管理及其活動的決策看老百姓的評價及輿論等民意信息，科研決策看最終試驗（或實驗）的數據信息，企業決策看最終的產品銷售數據、市場反饋及利潤信息，出一本書看銷售碼洋，拍一部電影看上座率，凡此種種，決策成敗與效果的優劣完全依靠最終的社會信息和數據信息來統計，最終形成對決策的評價，并反饋至決策者及相關的實施環節。

（4）信息具有優化決策的功能。為保障決策的科學性和成功率，決策行為中，往往會事先形成多種可選方案，再對方案進行比較選擇及優化。在方案選擇及優化的過程中，其基本的工具還是基礎信息及各種方案所可能產生的效果信息的比較分析，包括憑借現代計算機技術及信息技術的手段、利用相關信息對可選方案及優化方案進行模擬分析、反饋信息的比較分析，最終依據基礎信息及反饋信息在方案比較的基礎上，形成優化后的最終決策方案。

決策科學的實踐證明，這種基于信息的優化決策模式是科學決策、提升決策效率與效果的必由之路。

（5）信息在科學決策中的預見功能。科學決策與盲目決策的最大差異在于科學決策對最終的決策效果具有較強的可預見性。這種預見不是無依據的判斷或者估計，而是基于科學的信息分析與推測。科學的預見是建立在充分的信息分析與科學推理基礎上的，它大體有兩種方式。

第一種方式是既有的信息分析手段。任何事物的發展總有其客觀規律，這種手段是通過采集歷史和現實中類似的、相關的各種決策活動所產生的效果信息，并對這些信息進行因果效應及相關性分析，從中尋找特定的規律性，并依據這種規律性對決策效果進行預見，甚至有些決策的最終拍板就是基于這種預見。譬如二戰中諾曼底戰役的登陸日，就是基于歷史氣候氣象信息的分析，預見特定日期氣象條件來影響決策的。成語“重蹈覆轍”的涵義及相關典故也是這種決策預見的歷史寫照。

第二種方式是模擬信息的分析預見手段。這種方式是建立在現代計算機模擬技術和信息技術手段基礎上的，是現代決策科學發展的一種趨勢，也是決策行為逐步擺脫主觀臆斷進入客觀預判的科學模式。依據相關科學原理及歷史數據信息、開發相關技術模型，在技術模型的計算機平臺上對相關決策進行計算機推演，依據推演的結果及效果信息對決策效果進行預見。這種決策預見目前在工業與技術決策、軍事戰略與戰術決策、經濟投資決策中已經擁有較多的成功預見案例，并在逐步的成熟之中。

沒有信息的決策是一種愚昧的賭博行為。隨著決策科學的不斷發展與成熟，信息在決策中的作用將會日益凸顯，決策者和管理者對這一問題的認識也會逐漸加深。

二、檔案信息與決策的關系及作用

1. 檔案信息與決策信息的關系。信息與決策的關系及其重要性已經毋庸置疑。然而，信息卻又是一個很龐大的資源體系，它依據不同的標準可以劃分為很多不同的類型，不同類型的決策、不同時期的決策、不同的人或者機構的決策所需要的信息也是有差異的。而科學決策中所需要的信息類型，則要依據決策的性質、方法、程序及決策信息提供的途徑進行分類。

在今天，社會治理、經濟發展、企業經營等決策呈現出越來越強的綜合性、專業性，因此科學決策需要的信息也呈現出專業化的特征，具體可以劃分為政治信息、社會信息、經濟信息、科技信息、文化信息、市場信息、政策法規信息、消費娛樂信息等[1]，而這些信息都是在各自的專業活動中形成與積累的，其中包含這些活動中產生的大量檔案信息，而從資源建設及增長趨勢看，檔案信息在這些信息中居于主體地位。

在具體的決策行為中，決策信息依據提供途徑可以劃分為圖書信息、情報信息、網絡信息、檔案信息等類型。其中，檔案信息是最為穩定、最為基礎的決策信息。

從決策信息的來源看，可以將信息簡單區分為內源信息和外源信息。而無論內源信息還是外源信息，都包括檔案信息，且具有相對穩定的來源。

從決策信息的加工性質看，可以歸類為原生信息（或一次性信息）和再生信息（或者二次性、三次性加工信息）。原生信息是在人們特定社會活動中直接產生的，具有原始的依據憑證性，這種“原生態” [6]形式的信息就是檔案信息。而在再生信息中，很大的比重和成分也與檔案信息密切相關，有些信息就是基于檔案信息的處理而產生的。譬如檔案史料的編纂出版可形成圖書；情報資料機構對得到的檔案加工處理后則轉變為情報信息及文獻信息；各類網站將檔案信息以網頁的形式編輯公布后成為網絡信息資源，網絡受眾再以其他媒體管道的形式傳播則又演化為消息。因此，從信息傳播的角度追根溯源，于大量的再生信息而言，檔案信息是“基礎信息”或曰“信息母體”，與檔案信息大有淵源。

總之，檔案信息是決策信息的重要組成部分，檔案信息與其他信息類型一起，共同作為決策的基礎與依據。

2. 檔案信息在決策中的作用。檔案信息是國家、機構及個人重要的信息資源及無形資產，在歷史記錄、法律保障、科學管理、技術創新、經濟發展、權益維護、計劃決策等方面發揮著巨大的條件性、知識性作用。檔案信息與科學決策高度相關，是科學決策中不可缺少的信息類型，也與其他決策所需信息類型密切相關且相互影響、共同作用。故此，從科學邏輯的角度考量，前論中信息之于科學決策中的基礎依據、主體構成、反饋評價、優化決策、預見作用等功能同樣體現在檔案信息上，不過是各有側重、各具規律，或者在效能上有所差異，而檔案信息在科學決策中的作用特點則會在后文作具體分析。

綜上所述，信息是科學決策的基礎與保障[6]，而檔案信息不僅是決策信息中的重要成分，還是其他信息類型的基礎，因此檔案信息同樣是科學決策的基礎與保障，發揮著同樣類似的作用與效能。而從決策的理論、決策方法與反饋來看，檔案信息更是直接影響到決策的科學化程度，甚至影響決策進程及效率。

三、檔案信息在決策中的應用特點

“信息→信念→決策” [4]是科學決策的機制，決策者通過對占有信息的分析與判斷，形成關于決策對象的信念與觀念，進而做出決策。從這一機制中可以發現，科學決策的產生與決策信息的兩個因素有關，一是決策信息的數量與質量，二是決策信息的加工分析方法。

在決定決策信息的數量與質量中，檔案信息起到較大的作用，有時甚至是決定性的，這一點將會在下文對檔案信息作用特點的分析中具體予以呈現。而在對信息加工與分析中，檔案管理的手段也有助于對決策信息的正確分析、評估與提煉，有助于決策者形成正確的信念與觀點，將影響決策的各種不確定性降低到安全的閾值，從而保障科學決策的產生。

由此可見，檔案信息對決策行為的作用首先體現在對決策信息數量與質量的影響上，其次表現在決策活動的具體過程與方法之中。基于科學決策的機制，依據檔案信息的屬性與特點，大體可以分析總結出檔案信息在科學決策中的作用特點。

1. 檔案信息對決策信息的應用特點

（1）影響決策信息的真實度。信息是決策的基礎，但是科學的決策需要的是真實可靠的信息，決策信息的真實程度直接決定著決策的成敗及實施效果。因此，如何提升決策信息的真實度是決策活動采集、分析與評估信息需要首先思考的問題。

檔案學原理表明，檔案信息區別于其他信息形式的最核心特點是原始記錄性和法律憑證性。無論從檔案的形成特點、歸檔控制方式、保管模式等技術手段與管理特征分析，還是從國家賦予檔案事業及檔案工作的社會治理功能及法理屬性考察，檔案信息無疑是真實程度最高的信息類型。譬如法律范疇的信息被稱為證據，《中華人民共和國檔案法》賦予了檔案信息以特殊的司法屬性，我國的《民事訴訟法》《刑事訴訟法》及《行政訴訟法》在所列證據類型中，檔案部門出具的檔案信息的真實程度最高，司法實踐也證明檔案證據的可采性及證據效力遠高于其他類型證據形式。

因此，在采集和占有決策信息的過程中，廣開渠道盡可能多地收集各類檔案信息，提升檔案信息在決策信息中的權重及占比，是增強決策信息真實度最有效的手段及最直接的途徑。檔案信息的比重越高、分布越全面，決策信息的真實可靠程度就越高，管理者在決策時的信心就越足，不確定性自然大大降低，決策的風險隨之減小。

（2）辨識決策信息的可信度。無論我們通過怎樣的采集渠道，使用怎樣的加工處理方法，在決策信息中總是不乏虛假信息和噪音信息。虛假信息或者噪音信息會擾亂和迷惑決策者、增加決策的混亂度。因此，如何甄別決策信息同樣是決策活動中無法回避的問題。

檔案信息不僅影響甚至決定著決策信息的總體真實性，還能夠對其他類型的決策信息起到一定的鑒別與辨識作用。一般而言，信息資源之間往往具有較高的相關性，也就是對于特定的主客體及歷史事件，既有圖書文獻信息的描述，也有情報信息記載、網絡信息及社會消息的傳播，而檔案信息也許有著更直接的記錄，這些信息會共同影響著決策者的分析與判斷。所以，決策者一定要充分分析這些信息之間的相關性，并基于真實程度最高的檔案信息來鑒別與辨識虛假信息和噪音信息，將其排除在決策影響之外，從而降低決策的風險。

因此，在對決策信息的分析鑒別中，檔案信息能起到一定的參照、鑒別的作用，對于有效剔除虛假信息和噪音信息提供了有效的技術選擇。

（3）提升決策信息的權威性。在決策活動中，決策信息的真實程度、可信程度影響著決策的成敗，而決策信息的權威程度決定著決策者的信息及決策的效率與效果。換言之，決策進程的快慢及最終決策效果的好壞很大程度取決于決策信息的權威性。決策信息越權威，就越不可替代，決策分析就越清晰，決策者的信心就越堅定，決策的進程就越快，最終決策的效果也不會出現大的偏差。

檔案信息的權威性是由兩個因素型塑的，一是基本來源于社會公信度較高、社會責任感較強的政府機關及企事業單位，二是檔案的生成、流轉遵從嚴格的法律法規及技術標準。

從來源及生成特點看，檔案信息主要來自于黨政機關、社會團體、企事業單位，通常都具有特定的“官方”色彩，本身的社會公信度較高。這些機構一般都是依法辦事，行為有嚴格的紀律及標準約束，文件的積累、歸檔、保管、鑒定都有嚴格的標準與規范，其形成的檔案具有較高的嚴肅性、權威性及社會認同度，這些信息絕大多數是唯一的、不可替代的，在決策活動起到決定性的作用。

而其他類型的信息就不一樣，他們往往來自于帶有利益色彩的市場化機構，或者大眾化的網絡傳媒，其自由度很高，缺乏嚴肅性，難言權威性，可替代性也較強，對于決策更多只是起到一定程度的參考作用。

因此，在決策信息中，檔案信息由于有生成機構的職責加持及生成過程的規范控制而最具權威性，是決策活動中的首選信息，同時也是最具信任度、最具價值的決策信息。

（4）增強決策信息的時效特征。任何信息形式的使用價值都存在對時間的分布規律，即時間效應[1]。有的信息僅在短期內存在一定的價值，具有一定的參考借鑒作用，超過這個期限就轉化為無用或者噪音信息。有些信息的時間效應沒有特定規律，會隨著環境條件的變化而變化，對決策的參考作用具有不確定性，使用起來也會有一定的風險。因此，對于決策行為而言，決策信息的時效特征如果比較明顯，那么使用起來就安全便利，這種特征將提升決策信息的指向性，降低決策風險，提升決策效果。

在所有信息形式中，檔案信息的時效特征最為明顯、易于把握，因為在文件的歸檔及在檔案的保管過程中，檔案文件有一套科學化、并經過歷史與實踐檢驗的文件價值鑒定標準與方法，在這一標準與方法的控制下，任何一件檔案都標識了保管期限，這個保管期限就是檔案信息的價值存續期限，超過這個期限，這件檔案的價值就非常低微，基本不具備決策的利用價值。

因此，對于已占有的決策信息而言，檔案信息因其具備明確的時效標簽而最具價值利用指向，也可利用其時效標簽的價值標準及信息內容的關聯關系，來判定其他信息形式的時效特征，從而從總體上增強決策信息的時效特征，使之更好地服務于決策。

（5）降低決策信息的成本。決策需要信息，但信息是需要成本的。無論是由決策者自己還是雇傭他人進行決策信息的采集、處理或者形成相關的信息分析報告，都需要一定的經濟支出，這個經濟支出就是決策信息的成本[5]。

決策信息的成本包括兩個部分。一是直接成本，即有關決策信息的購買成本或者使用成本。比如向有關機構或者人員購買情報信息的經濟支出、訂購有關數據庫使用權的經濟支出等。二是間接成本，就是對決策信息進行采集、整理、分析、技術處理、存儲保管等過程中產生的設備費用和人工費用。

不同的信息類型所產生的信息成本是有差異的，在決策信息中，檔案信息的成本是最低的。

首先，檔案信息具有很強的公益性，信息的直接成本較低。于政府決策而言，不僅可以任意調用公共檔案館的檔案信息，而且可以在不損害機構權益的前提下使用保存在社會各類機構的檔案信息，直接成本幾乎可以忽略不計。于機構決策而言，一是可以無償使用公共檔案館的檔案信息，二是可以自由支配機構內部保存的檔案信息，此外還可以通過合法途徑低成本使用其他社會機構的檔案信息，總體的直接成本也較低。

其次，檔案信息的結構化程度較高，間接成本也較低。檔案信息在歸檔、整理、鑒定過程中經過了科學的分類、著錄、摘錄、編研，信息的序化程度很高，可以直接供決策使用，避免決策信息的重復分析費用。而在現代信息條件下，檔案信息遵從知識管理的需要，充分運用了數據庫存儲、大數據分析等技術手段，數字檔案館提供服務的檔案信息已經是結構化的信息數據，可以直接應用于決策系統之中。簡言之，檔案信息是一種成品或半成品信息，決策時使用檔案信息不僅直接省略了對信息的采集、分析、處理的設備費用和人工費用，還節省了決策信息處理的時間，提升了決策的效率。

除檔案信息外的其他決策信息則不同，要么是信息與媒體機構提供的以贏利為目標的市場化信息，其獲取和使用需要較高的直接成本。要么是混亂度較高的初級信息，必須再經過序化與分析處理，需要較高的間接成本。

因此，在決策行為中，由于檔案信息的直接成本和間接成本很低，可以降低決策信息的總體成本，減少決策的經濟投入，提升決策的效率與效益。

（6）不改變決策信息的不完全性及非對稱性。雖然人類已經進入信息時代，各類信息呈爆炸式增長，但是信息分析告訴我們，人類對任何主客體及所發生的事件的了解是不全面的，對其的認知也不可能是完全的。也就是說，從純理論的角度分析，沒有人能夠窮盡任何主客體及所發生的事件的全部信息，人類對任何事物的認知永遠都是不完全的。同時，就算是這個不完全的信息集合，任何信息的采集方和管理方無論使用何種手段和方式，也都不能完全掌握這部分本就不完全的信息集合。因此，對于人類的任何活動而言，其所掌握的信息永遠是不完全的、相對有限的[1]。

信息不對稱原理告訴我們，在競爭性條件下，任何信息活動包括決策行為，不同的決策人掌握的信息是不對稱的。也就是說每一個決策機構和決策人所收集和占有的信息無論從數量、質量、內容上都是不一樣的，也就是不對稱的[4]。

對于決策行為而言，決策人主觀上一方面總是希望得到完全的信息、消除不完全信息現象，另一方面又渴望自己得到的信息比競爭方數量更多、質量更好、分布更合理，建立對己方有利的不對稱信息形式，因而在信息的采集上總是廣開門路，甚至不擇手段。但從客觀上說，這些意圖和行為是徒勞的，改變不了決策信息依然是不完全和不對稱的現實。

檔案信息雖然在真實性、權威性、可信度、成本與價值效應上具有獨特的優勢，但是同樣改變不了決策信息不完全性和不對稱的規律。因此，在決策行為中，決策人可以努力做好信息包括檔案信息的采集工作，但必須清醒地意識到信息的這種不完全性和不對稱性的存在，并恰恰要基于這種不完全及不對稱原理，利用不完全信息分析的手段，科學分析、處理和使用這些不完全、不對稱的信息，提升決策的科學化水平。

2. 檔案信息在決策行為中的應用特點

（1）提升決策的科學性。目標確立和措施（方案）選擇是決策活動的基本行為。決策是否科學，無非是目標確定得對不對和好不好、方案選擇得對不對和是否恰當。前者是是非對錯標準，后者是優劣比較與選擇標準；前者決定決策的成敗，后者關系決策的效果[2]。

首先，在目標的確定上，基于信息的目標判定非常強調目標描述的真實性、權威性與清晰度，容不得半點虛假和不確定性。在這里，檔案信息的優勢無與倫比，以其嚴肅、真實、權威的特性優先得到決策者的青睞。譬如人才的錄用、官員的任命、合作對手的選擇、投標企業的篩選，決策者一定是選擇調閱相關人員或者機構的檔案信息，而不是其他的描述或者道聽途說。又譬如經濟增長速度的估算、利潤增長目標的分配，也是基于相關歷史檔案數據的分析及發展趨勢而確定的。因此，在決策目標的確定上，檔案信息無疑最具話語權，較大程度上影響到決策的科學性。

其次，在決策方案的選擇和優化上，檔案信息依然能起到針對性、借鑒性很強的作用。決策方案是為實現決策目標而制定的，無論對于政府還是機構而言，工作總是連續性的、業務總是有關聯性的。新的決策與過去的絕大部分決策在性質和業務上是類似的。譬如年度工作安排、產品研發計劃、投資發展規劃等幾乎年年相似。過去的決策在執行中形成了真實的、系列的檔案資料，過去的決策所取得的經驗可以優化新的決策方案，過去決策存在的失誤與教訓可以給新的決策提供借鑒，避免重蹈覆轍，同時給新的決策方案提供選擇依據。

以史為鑒，可以知興衰、明得失、懂進退。過往決策的成功經驗、失敗教訓都體現在檔案記錄上，加強對這些檔案的分析研究，有助于決策者制定和優化新的決策方案，提升決策的科學化水平。

（2）強化決策的程序性控制。決策的科學性，首先強調的是程序的合法性、合規性。依法行政、依規決策，既是保障決策科學的程序性控制，也可保障決策的公平和公正，因為許多決策是會涉及利益分配和資源流向問題的。

決策盡管種類繁多、數量巨大，但是決策學研究及決策實踐發現，所有的科學決策存在相似的規律，并且這種規律體現在科學決策的一般程序上[3]。綜合決策科學研究的成果及決策實踐探索的經驗，科學決策的基本程序可分為：提出問題（目標）→分析問題→制定方案（對策或措施）→可行性分析與論證→審核方案→決定（決策或決議）[3]。只有經過這些程序，我們對決策目標的把握才最準確，對信息的分析才最全面，對解決問題的方案才最有把握，對決策目標的實現才最有信心。忽略或者跳過任何一個程序，都可能給決策留下隱患，決策目標的達成就具有不確定性。

因此，科學決策必須強化程序性控制，譬如我國在基本建設投資上，通過立法的形式，堅持一定規模的投資項目的決策立項，必須編制詳盡的《可行性研究報告》，并通過嚴格的審核。在我國，決策的程序性控制已經走上法制化軌道。

那么，從操作層面上看，決策的程序性控制怎樣才能行之有效呢？決策會留下痕跡，決策的每一個過程會產生相應的文件，越過某一個環節，這一程序的文件就會缺失，偽造的文件缺乏邏輯和事由關聯。因此，對決策文件進行歸檔，并依據決策檔案來檢查監督決策的程序性，具有理論與邏輯上的科學性。同時，實踐證明，加強決策檔案的管理是對決策進行程序性控制最為有效的策略。

黨的十八屆四中全會審議通過的《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》特別強調，要將行政決策限定在法制的框架內，保障決策的規范化、科學性，助力法治政府的建設。在重大行政決策方面，我國基本確立了基于科學決策基本程序的“公眾參與、專家論證、風險評估、合法性審查、集體討論決定”5個行政決策法定程序[7]。為此，我國許多檔案行政管理機關紛紛出臺有關規定，旨在通過對決策檔案的規范化管理與監督，控制同級或者下級政府科學決策的實施。

譬如北京市檔案局頒布的《關于加強行政決策檔案管理工作的意見》、四川省人民政府印發的《四川省重大行政決策程序性規定》、福建泉州市檔案局印發的《泉州市行政權力實施檔案管理暫行規定》，基本都規定決策過程的全部文件材料應及時整理歸檔，加強決策檔案的管理，并在行政執法檢查中作為行政決策合法性、合規性審查的主要憑證材料。

（3）增強決策的反饋性。由于決策終歸是對未來發生的行為與事件所進行的一種主觀判斷，而決策的內外部環境、執行主體、客觀需求總是在不斷地發生變化，因此，無論我們基于怎樣正確的觀念與理論、使用什么樣的科學分析方法、遵循多么嚴格的決策程序、執行如何周詳的論證與審核，都無法避免決策的失誤。

決策是人做出的，是人就難免有失誤。科學意義層面上的決策，既能容忍一定幾率的決策失誤，也會對可能發生的決策失誤提出應對措施，這個措施就是決策的反饋作用[3]。

決策的執行要經過一個過程，在實施中發現與決策預想不一致的情況并非要一條道走到黑，而是要適時對決策進行檢驗和修正，從而保障決策在實施中逐步完善，對不科學的決策予以矯正，甚至對錯誤決策適時終止、避免更大損失，這就是科學決策的反饋機制[5]。

決策反饋作用的實現是依據信息所作的行為及方案的調整，而這些信息除變化了的環境信息之外，最主要的就是在決策實施過程中產生并得以保存的檔案信息，這部分信息對決策具有直接的評價與驗證作用，對決策完善和修正的反饋能力也是最強的。

此外，決策過程產生的檔案信息的反饋作用并不僅限于對決策的調整與修正，還包括在決策后期補充、擴充與修正決策者的知識結構，豐富決策者的決策經驗，進一步提升決策者科學決策的能力[5]。

因此，及時歸檔與分析決策過程中產生的檔案信息，增強對決策的反饋作用，成為加強科學決策和檔案管理工作的雙重訴求。

自2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合頒布《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》以來，檔案工作在促進國民經濟發展、提升機構管理能力、提升政府決策與行政效能等方面作用越來越顯著。可以預見的是，隨著決策科學理論研究與實踐探索不斷深入、檔案信息資源開發逐步深化，檔案信息對于科學決策的促進作用也會上升至新的高度和水平。

正確認識科學決策與檔案信息的關系、掌握檔案信息對科學決策的作用特點，對于加強決策科學的理論與實踐探索，提升國家與機構的科學決策與管理能力，實現中華民族“兩個一百年”復興夢想有著重要意義。

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[責任編輯：鄒立鳴，楊一帆]