檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

周建平

摘 要：隨著社會的不斷發展，信息化檔案管理逐漸出現在人們的視線之中，并被廣泛運用。在信息技術飛速發展的今天，進行信息化檔案管理是檔案管理工作發展的必然之勢。信息化檔案管理不僅能適應社會的發展，還能提升檔案管理工作的有效性和便捷性。并且極大提升了檔案存儲的時間和安全性，實現檔案資源共享這一目標，為我國的可持續發展做出貢獻。本文針對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考進行探究，希望具有借鑒價值。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；建設

隨著時代的變遷，傳統的檔案管理已經不能適應社會的發展，并無法滿足人們對檔案的需求。針對這種現象，我國開始大力實行建設信息化檔案管理。但是在當下的信息化檔案建設過程中，仍然存有一些問題對信息化檔案管理建設的進程產生影響。基于此，如何提升信息化檔案建設的有效性以及加強檔案管理已經成為人們首要面臨的問題。

一、信息化檔案建設的組成內容

（一）建設數據庫

在信息化檔案建設過程中，數據庫的建設是信息化檔案能夠有效管理的根基，也是核心所在。數據庫是存儲檔案的主要場所，如果在建設信息化檔案管理時，沒有建設相應的數據庫，或者是數據庫建設的不合理、不可靠，那么會對檔案管理工作產生實質性的影響，在進行檢索文檔時，會產生諸多問題。在數據庫的實際建設過程中，不僅需要建設卷級目標，還需要細化到文件級目標，只有這樣才能使相關管理人員在進行檔案檢索時更加方便有效。除此之外，因檔案文件的重要性，所以在一般情況下，存儲的檔案會進行永久性保存，而隨著時間的累積，檔案的存儲量會逐漸增大。因此，在建設數據庫時要注重數據庫的容量和規模，以此來進行更加有效的檔案管理工作[1]。

（二）建設軟硬件設施

在建設信息化檔案管理的過程中，軟硬件設施的建設是最基本的建設部內容，也是最主要的建設內容之一。軟硬件的良好建設能夠確保信息化檔案管理工作能夠持續穩定的開展，如果對軟硬件設施建設不重視，那么會對日常檔案管理、檔案資源共享以及檔案傳輸等工作產生嚴重影響。因此，在實際建設過程中，要注重對軟硬件的建設，從而確保信息化檔案管理工作能夠發揮其真正的效用，提升檔案管理工作的質量和效率[2]。

（三）加強軟件系統的更新與開發

對信息化檔案管理中軟件設施的更新以及開發是保證檔案管理工作能夠在日新月異的今天保持穩定的發展，不與社會相脫節的重要途徑。當下的信息技術正在迅猛發展，要想讓信息化檔案管理系統能夠穩定流暢的運行，就必須要注重加強軟件系統的更新與開發，以此來避免因檔案管理系統得的性能過低，對管理工作產生影響。除此之外，對軟件系統不斷進行開發能夠讓檔案管路工作變得更加高效、便捷，開發出來的新功能、新程序對檔案管理效率而言，都是一種質的提升[3]。因此，在實際建設過程中，相關人員必須要重視對軟件系統的更新與開發。

（四）注重管理人員的職業素質

常言道“好馬配好鞍”，有良好的信息化檔案系統卻沒有與之匹配的專業管理人員，這對檔案管理工作質量和效率而言并不能起到提升的效果。因此，在建設信息化檔案管理的同時，需要建設相關管理人才隊伍的建設。信息化檔案管理需要管理人員具有較強的計算機技術與軟件技術，所以要注重對管理人員進行專業的培養。并且在管理過程中，要定期組織相關管理人員進行培訓，從而提升管理人員的自身專業素質，從而有效提升信息化檔案管理的質量和效率。

二、信息化檔案管理措施

（一）進行數字化建設

信息化檔案建設的最根本目標就是能夠實現資源共享，資源共享能夠在一定程度上提升檔案文件的利用率，并促進社會的發展。因此，在檔案信息化建設過程中，相關人員可以對數字化建設給予高度的重視。數字化建設在信息化檔案建設中有著巨大的作用，其具體細節為：信息化檔案的建設者應遵守信息化檔案建設的標準規范與原則，通過制定一份科學、合理的工作計劃來加快數字化建設的腳步。另外，在信息化檔案實際建設過程中，需要選派出一名專業的人士來對檔案建設進行管理和監督，從而確保建設過程中不會出現影響工程進度的問題，并保障信息檔案的質量，并不會發生資源浪費的現象。除此之外，在現階段的檔案管理中，部分檔案室中還存有一些較為珍貴的紙質檔案。因此，檔案管理部門應重視這些珍貴文檔的保護，并可以制定一些關于電子檔案和紙質檔案并用的體系，從而對有價值的紙質文檔進行保護[4]。

（二）建立、完善檔案管理體系

檔案管理體系的建立和完善能夠確保信息化檔案建設和信息化檔管理工作能夠有條不紊的展開，從而提升檔案管理質量。只有不斷完善檔案管理工作體系，才能讓信息化檔案這一工作切實有效的落實下去。要想完善信息化檔案管理工作的體系，可以從多個方面進行完善：1.需要建立完善的管理制度，并且將制度切實有效的落實下去，然后需要將傳統的檔案管理運行機制進行改進。關于電子檔案的管理需要完全依照我國相關部門制定的法規取執行，實行上下聯動管理制，并與相關檢查部門保持時刻聯系，確保電子文檔處于全程被督察管控的狀態。另外，實行國家檔案管理規定，可以讓相關的檔案部門進行行政管理，將一系列的信息化檔案管理的職能下放，進而提升信息化檔案建設和管理的有效性。2.在信息化檔案建設方面，必須要依照相關的法律規定，制定相關的項目計劃書。計劃中必須要細致體現，比如像建設單位、規定完成日期、建設標準規范等，如果建設完畢之后發現與項目計劃書中不符，需要采用法律手段來進行維護[5]。這種方式能夠有效的規范建設工作。除此之外，相關檔案管理部門可以針對信息化檔案管理工作制定績效評估體系，并實行獎懲機制，通過這種方式能夠讓相關的管理人員充滿工作熱情，并隨時規范自身的行為。

（三）保障資金體系和技術支撐

在信息化檔案管理過程中，技術支持和資金投入是確保管理工作能夠穩持續的重要保障。因為在實際管理過程中，檔案系統可能會出現系統崩潰、感染病毒以及硬件設施損壞等問題，而這時就需要通過技術支持來解決問題。當然，這一切都需要大量的資金投入。只有這樣，才能讓信息化檔案工作穩定持續下去。除此之外，檔案管理部門還需要重視對檔案管理設備的更新，從而確保檔案管理工作能夠一直保持著高質量、高效率的狀態[6]。

結束語：

綜上所述，信息化檔案的建設其目的就是為了能讓檔案管理工作能夠適應社會的發展，滿足人們的需求。因此，要重視對信息化檔案的建設以及加強相關管理工作，從而切實有效的提升檔案管理工作的質量以及有效性。隨著人們對信息化檔案建設的重視，我國檔案管理完全信息化的進程也在不斷加快。

參考文獻：

[1]彭柳. 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 辦公室業務， 2017， 8（21）：93-93.

[2]楊彩虹. 解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 才智， 2016（4）.

[3]王紀奎. 解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 卷宗， 2016（9）.

[4]秦虎. 解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 工程技術：文摘版， 2016（10）：00274-00274.

[5]褚志臣. 關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 科學技術創新， 2017， 8（13）：250-250.

[6]奎菊芳. 關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 祖國， 2017（21）：81-81.