淺析辦公室管理中人文溝通的必要性與策略

文/李強

辦公室管理的本質是現代管理理念下人的管理，其管理核心就是處理、協調好組織內部人與人的關系，以確保各項管理工作的順利、高效開展。因此，溝通環節是辦公室管理中的重要內容，也是提高管理者與被管理者之間進行思想、情感交流的重要載體。

一、人文溝通在辦公室管理中的必要性分析

辦公室工作具有一定的特殊性，其不僅僅是起到上傳下達的作用，還肩負著協調組織內部關系、輔助領導決策、促進組織間交流的重要使命，這也決定了辦公室管理工作具有重要價值。以研究院所為例，院所內部各個部門及工作人員之間的關系協調都需要通過有效的辦公室管理來實現，要求辦公室管理工作中必須要注重與各部門及工作人員之間的溝通交流，理順院所內部各方面的關系，促進各部門的協調配合，這樣才能保證院所包括科研工作在內的各項工作的順利開展。科研院所辦公室管理工作還要為院所領導所做出的重要決策提供輔助支持，這就要求辦公室工作人員既要與院所領導做好溝通交流，準確了解決策的要點，又要與院所內其他基層工作人員做好溝通，收集他們在實踐經驗基礎上對決策的意見建議，幫助領導做好決策可行性分析，并在最終決策確定后，通過良好的溝通確保決策的準確傳達和有效落實，溝通在這一過程中起到關鍵性的作用，且對提高辦公室管理效率具有重要意義。

二、辦公室管理中人文溝通存在的問題

（一）缺乏良好的人文溝通氛圍

調查發現，辦公室管理人員更側重對工作人員工作與業務能力的管理，并在管理過程中忽視了與員工的文化溝通，進而造成員工缺乏良好的協調能力，個人主義意識與觀念較強烈。另外，由于辦公室管理人員因缺乏與員工的良好人文溝通，也直接導致員工對其存在一定的畏懼心理，一些內心想法、工作建議往往得不到有效、直接的表達，并導致很多重要的政策、建議等得不到有效的實施。

（二）缺乏良好的人文溝通渠道

辦公室管理工作中，由于缺乏良好的人文溝通渠道而導致工作人員之間的有效溝通、交流存在諸多的局限性，其主要表現在上下級之間的溝通多為工作事宜，員工與領導之間的溝通相對較少，溝通時間也少。同時，領導與員工之間的溝通往往正式溝通渠道較多，深度溝通渠道較少，這也直接導致辦公室管理過程中易出現協調性不足、信息傳遞速度慢等問題，且對辦公室管理效率產生了諸多負性影響。

三、辦公室管理中人文溝通的途徑

（一）強化人本理念，正確認識人文溝通的重要性

人本理念是科學發展觀的核心理念之一，也是現代管理思想中的核心內容。因此，辦公室管理人員應在管理中強化人本理念，正確認識人文溝通在管理中的重要性。一是要在管理中積極轉變傳統的、硬性約束的管理思想，真正將人本理念作為辦公室管理的核心內容，并將“以人為本”作為管理著眼點，充分借助人文溝通技巧來突出辦公室管理的人性化、柔性化與個性化，并通過與員工之間高效的人文溝通來提高對員工思想動態、需求動機的掌握，并及時擬定針對性的管理方案與策略，真正將人文關心傳遞給每一位員工，并在滿足員工合理的內在需求過程中，也能夠從生活上、思想上對員工產生激勵作用，進而才能真正調動員工的工作熱情與積極性，最大程度地發揮其工作潛能與價值，為全面提升辦公室管理效率奠定基礎。

（二）創設人文環境，全面豐富人文溝通的渠道

辦公室主管領導應積極為管理者與員工建立一個良好、和諧、平等的人文溝通環境，使辦公室全體員工產生強烈的信賴感、歸屬感，為促進員工之間、上級與下級之間的良好人文溝通、信息交流奠定基礎，進而才能促使員工大膽地、積極地表達自己的內心想法、建議與意見。同時，主管領導也要不斷豐富人文溝通渠道，并在擺脫傳統硬性約束管理思想的基礎上，積極利用閑暇時間為員工創設更多的人文溝通渠道，增加更多的直接溝通渠道、非正式溝通渠道，也可以借助現代通信平臺進行一些非直面溝通的渠道，為員工增加更多的人文溝通渠道，達到事半功倍的效果。

四、結語

辦公室管理中的人文溝通既是提高管理效率的重要載體，同時也可以提高信息傳遞的有效性、部門的協調性，為全面促進員工之間、各部門之間的整體協作能力奠定良好的基礎。