外事出訪項目間知識轉移研究

李宗浩 白樺 王敏

[摘 要]新的歷史時期下，隨著我國國際地位的提升和中國特色大國外交的推進，外事出訪工作被賦予了更高的使命和意義。外事（因公）出訪工作作為各單位的重點工作，管理水平和精細化程度不斷提高，但是由于外事工作知識量大，過程繁雜，往往在辦結之后得不到制度性的總結歸納，造成項目健忘癥。文章旨在分析外事出訪項目間的知識和經驗的轉移，提出相關的合理建議，為外事管理提出新角度、新方法。

[關鍵詞]外事工作；外事出訪項目；知識轉移

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.36.065

1 知識管理和知識轉移相關理論

1.1 知識管理基本理論

“知識”起源于拉丁語“知道”、“noscere”和“邊緣”，最初可能意味著“過程”或“行動”。知識管理的概念比較豐富，各國學者科研機構有著相似或不同的界定。著名管理學家阿肖克·賈夏帕拉認為，知識管理是利用適當?shù)募夹g和文化環(huán)境，開發(fā)、利用和共享人類的知識，以增加組織智力資本，提高績效的過程。

1.2 知識轉移理論

1.2.1 基礎理論

管理學家Davenport認為，知識轉移是知識由知識發(fā)送方傳遞給知識接收方，知識接收方對接收的知識要加以吸收：一是知識轉移是知識從知識源到知識受體的傳遞過程；二是知識轉移包括知識受體對知識的吸收以及對知識源的反饋過程；三是知識轉移的目的是使知識受體掌握知識源的知識。

1.2.2 知識轉移影響因素

Teece認為影響因素包括源單元知識存量價值、源單元的激勵水平、傳輸渠道、目標單元的激勵水平和目標單元的吸收能力。

2 外事出訪工作

2.1 外事的概念

夏書章指出外事管理就是中央非外交部門、地方政府以及國家其他社團機構依法與境外的機構和個人所進行的一切和平交往的活動。廣義外事指在狹義外事的基礎上增加外交事務。

2.2 外事出訪項目管理是典型的項目管理工作

外事出訪項目是國家機關及其附屬單位、機構、組織因公出外活動的統(tǒng)稱。外事出訪項目可分為外交出訪活動和一般出訪活動。外交出訪活動是一國國家元首和政府首腦、重要領導人為參與國際關系、維護國家利益，對其他國家、地區(qū)或國際組織進行的訪問活動。一般外事出訪活動是指政府機關、國有企事業(yè)單位以拓展業(yè)務關系、促進對外交流為目的對其他國家、地區(qū)或社會組織進行的訪問活動。外事出訪管理是指在外事工作中運用外事政策、外事知識和項目管理方法，在計劃的時限內完成辦理工作，達到擬定期望和目標的管理工作。因此，外事出訪工作屬于項目管理工作，符合項目間知識轉移研究的要求。

2.3 外事出訪全過程知識轉移分析

2.3.1 出訪全過程的圖表

2.3.2 出訪前期準備

此階段工作是依照當年本單位外事計劃安排，結合本單位工作實際或結合與外方相關協(xié)議和約定，與外方邀請單位聯(lián)絡赴外出國具體的邀請事宜，包括出具邀請信和擬定公務安排等工作。

2.3.3 申報和護照簽證辦理

此階段工作是依照上級外事主管單位要求，上報申請因公出國團組任務，申請得到批復后再依照出訪國的相關要求辦理赴該國簽證。

2.3.4 執(zhí)行出訪任務

此階段工作是根據(jù)上級外事主管部門的批復和辦理完結的簽證，結合前期與外方約定的公務內容赴外執(zhí)行公務。具體包括以下幾種類型：洽商合作事項，簽訂合作協(xié)議；參加國際會議，執(zhí)行大會發(fā)言或領取相關獎項；學習先進管理經驗，執(zhí)行管理對標；輸出先進經驗，進行項目指導或建議；參加上級主管單位培訓。

2.3.5 成果轉化

此階段工作是按照上級外事主管要求，按時、按期公示團組出訪成果，按照單位具體規(guī)定，召開團組經驗分享會，或依照與外方的約定執(zhí)行團組后續(xù)工作。

2.4 現(xiàn)狀和問題分析——出訪項目管理的“健忘癥”現(xiàn)象

外事出訪項目在辦理過程中所需要的知識密集龐雜，主要包括中央外事政策和法規(guī)、地方外事政策和辦理規(guī)定、擬出訪國法律和文化、擬出訪國簽證相關知識，所在單位主業(yè)知識、語言知識、項目管理和財務管理等內容。避免項目“健忘癥”，制度化地從每個項目中學習總結問題，吸取收獲知識和經驗是外事工作管理上的重要環(huán)節(jié)，但由于一些實際情況和問題，在此環(huán)節(jié)往往不盡如人意。

3 出訪項目間知識轉移影響因素研究

3.1 項目間知識轉移影響因素

文章認為轉移影響因素包括知識源、知識受體、知識特性、轉移媒介。知識源指上一個出訪項目的項目文件（顯性知識）及參與人員經驗（隱性知識），知識源的受益程度及知識傳授能力對轉移效果影響較大。知識受體是出訪項目間知識轉移的受體與知識源是一個相對概念，指其知識吸收能力和檢索運用對轉移效果的影響較大。轉移知識特性是待轉移知識的性質，出訪項目知識的隱性只是比例較高。轉移媒介是指項目的組織形式與信息技術手段。

3.2 外事出訪項目間知識轉移影響因素

根據(jù)文獻研究和外事工作實踐，列出了以下4個方面、14個小項的轉移影響因素。

（1）轉移主體對外事出訪項目知識轉移的影響。知識源的轉移意愿正向影響轉移效果，知識源的轉移能力正向影響轉移效果，知識受體接受能力正向影響轉移效果，知識受體學習動機正向影響轉移效果，外事工作團隊的穩(wěn)定性正向影響轉移效果。

（2）任務特征對外事出訪項目知識轉移的影響。出訪團組項目的復雜性負向影響轉移效果，出訪團組的相似性正向影響轉移效果，出訪團組的緊迫性負向影響轉移效果。

（3）出訪團組知識特征。出訪團組隱性知識較多時負向影響轉移效果，出訪團組辦理過程或公務復雜程度高時影響轉移效果。

（4）轉移環(huán)境。外事管理部門的信息技術平臺（官方網站、微信公眾號）正向影響轉移效果，外事管理部門定期的外事工作人員培訓正向影響轉移效果，團組總結會制度正向影響轉移效果，善于分享的組織文化正向影響轉移效果，網絡社交模式（QQ群組、微信群組）正向影響轉移效果。

4 外事出訪項目知識轉移對策建議

4.1 加強制度建設，提高知識轉移績效

總結是知識轉移工作的起點，完善的總結制度是科學轉移外事出訪項目知識的基礎。首先，建立外事出訪工作總結制度，對出訪全過程進行項目后評價，總結成功或失敗的因素。與以往團組總結和報告不同，此總結評價更側重在對外事項目辦理環(huán)節(jié)的評價。其次，在外事項目后評價的基礎上，建立外事知識庫。知識庫應該基于此單位的OA系統(tǒng)，集中了外事出訪項目全過程、多環(huán)節(jié)的知識內容，包括辦理過程中各節(jié)點文件、會議紀要、出訪成果等因素，特別是相關的制度性文件都應該分類儲存，方便查詢索引。最后，加強引導，充分利用激勵制度，對善于總結、善于轉移的人員和團隊給予精神和物質層面的獎勵。

4.2 完善信息化技術，提高知識轉移效率

信息化技術是當前管理工作中重要的環(huán)節(jié)，合理組織運用相關方法是高效及時實現(xiàn)知識轉移的手段。首先，加強外事部門的知識平臺建設，充分運用官方網站和微信公眾號等手段和途徑及時發(fā)布出訪相關知識。其次，外事主管部門引導建立新型網絡社交平臺，在平臺基礎上不同項目團隊（個人）交流外事相關知識。最后，加強相似業(yè)務單位間的外事交流，出訪項目相似性有助于知識轉移，如水務局、北京市自來水集團、北控水務就可以共享出訪資源和出訪成果。

4.3 加強人才培養(yǎng)，提高知識轉移主體能力

外事管理隊伍是我國外事工作的載體，在上有外事管理部門（中央外辦、外交部、各省市外辦），在下有各單位的外事管理部門或專職外事人員，如何建立一支專業(yè)化的外事隊伍，對整個外事系統(tǒng)的知識轉移有著無可取代的重要性。首先，明確外事人員的待遇和培養(yǎng)（晉職）方向，建立穩(wěn)定的外事工作團隊；其次，加強外事人員相關知識培訓，包含國家外事方針、地方外事工作政策、各國外事政策和規(guī)定、法律文化等要素；再次，加強對項目管理和項目后評價工作的學習，培養(yǎng)外事團隊和個人的項目學習能力；最后，加強語言學習，語言是交流溝通的基礎。

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