淺談電子時代的檔案管理

朱麗麗

摘要：隨著人們生活水平的提高，科學技術的日新月異，人們對于檔案管理這種歷史沿襲下來的傳統事物也逐漸提高了認識。可是，現存的管理落后、效率低下、認識水平有限等問題也接踵而來。為了使檔案管理能夠順應時代發展，本文從正確認識檔案管理、檔案管理在當今面臨的一些顯著問題，以及如何讓檔案管理走進電子時代等幾個方面進行了一些簡單的分析。

關鍵詞：檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2018）19-0101-02

現當今，隨著我國經濟水平的發展，計算機走進了千家萬戶，電子檔案必然要取代以前那種相對落后的紙質檔案。可是，這種轉變還是需要時間的。因為從管理者到具體工作人員，意識都極為欠缺，特別是在這種急需轉型的情況下，檔案管理為了順應時代的發展，必須作出正確的調整。為了讓檔案管理更好地進行，我們可以從以下幾方面著手：

一、明確什么是檔案管理

現在，依然有很多人認為檔案管理就是抄寫、整理檔案，并做好保存，保證安全、不丟失就可以，而當面對一些查檔、外調等臨時性的問題時，往往草草了事。這是對檔案管理本身的不理解，也是對檔案工作的不負責。

實際上，檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。對整個工作進程以及財力物力利用情況的記錄，是相關部門按照國家法規，科學有效地對當地事業單位工作的記錄和總結，工作完成后給后人留下具有參考價值的經驗。[1]

例如：對于高級院校，那些出色的管理體系、優秀的科研成果、先進的教學理念，是進行檔案管理的重要內容。因此，平緩地將檔案管理過渡到電子時代下的模式中，對于高校的發展建設起到了至關重要的作用，具有劃時代的意義。這樣，就順理成章地為后續的教學評估、校史宣傳以及以后一系列冗長的檔案規劃指明了正確的方向。

二、目前檔案管理存在的問題

（1）檔案管理信息化相對落后。檔案管理信息化已經成為我國檔案管理的必然趨勢，實現檔案管理信息化是現代檔案管理工作的重點。采用科學的思想、組織、方法以及手段，對公務員培訓檔案管理工作進行有效管理，使之獲得最佳的工作效益。[2]檔案管理本就是一項非常傳統而又復雜的工作，每一項工作都有具體標準和具體操作規范，要將雜亂無章的人事檔案科學地分門別類，整理成高質量的卷宗，需要很強的綜合分析能力，只有分析人事檔案的形成，找出主線，才能有效地保持檔案卷宗之間的歷史聯系，組卷才能清楚合理。[3]檔案管理人員在管理的過程中，由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。總會出現各種各樣的問題，各種檔案由于各種原因，出現漏簽、錯簽情況以及清理不及時，沒有做到具體的檢查，等等。特別是還有一些人員，沒有經過正規的培訓就已經上崗工作了，缺少對于檔案知識的認識以及處理問題的能力，甚至對整個檔案工作流程不了解，使得工作進度緩慢，各種問題處理拖拉沒有章法，整個檔案管理體系不夠健全。綜上所述，人工的處理方案，比較滯后，整理、檢索、立卷等工作量也是十分繁重的，這些工作十分零碎，相應地也增加了難度并消耗了時間，而且，誰也不敢保證就萬無一失了。所以，完善檔案管理工作人員的硬件設施已經迫在眉睫。急需相關人員行動起來，盡快地讓設備上崗，更好地服務于檔案管理工作，讓檔案管理也追趕上信息化的熱潮。

（2）檔案管理工作人員技術不過關。要想實現電子時代的檔案管理，那必須有電子時代的人出現——高技術人才！

首先，領導部門要高度重視技術人員的培養，為技術人員搭建平臺，給予政策上的支持，使其做到認識上有檔案、組織上有檔案、措施上有檔案……讓檔案深入到當下的每一個計劃中。具體實施起來，就需要全員參與。一方面，要對檔案管理工作人員進行定期的技術和相關理論知識的培訓，使其能從簡單的輸入輸出功能逐步適應更加系統的理論。另一方面，也可以制定相應的考核制度，定期考核結合不定期抽查。這樣，全員參與，由上至下，會使檔案管理工作得到更好的落實。

其次，檔案管理人員，也要高標準嚴要求，不要只著眼于眼前的簡單的計算機應用，應該更充分地學習計算機知識，提升自身的知識層次以及技術水平。同時，也要起到管理作用，采取有效措施，調動全員積極性，讓每一位工作人員都做到與時俱進，雙管齊下，把效率和質量放在首要發展的位置。《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，能夠有效地調動和發揮檔案管理者的積極性。

最后，檔案管理部門的每位工作人員，本身需要強化自己的意識，無論年長年少，都要知道檔案管理追趕上信息化的熱潮是必然發展趨勢，所以，需要每位檔案管理工作人員從思想上意識到學習專業知識與應用計算機技術的關鍵之所在，讓檔案管理真正地具有規范化和科學化。

（3）檔案保存相對落后。現有的檔案管理部門其管理手段落后，用手工人工來完成。那么，處（下轉第100頁）（上接第101頁）理檔案還是人工抄記、整理；保存這些紙質檔案的依舊是占地面積浩大的鐵皮柜，既不安全也不規范。在清理時，難度大；在查檔時，不方便；在保存時，問題多。還大大地浪費了原有的空間。

三、如何進行電子時代的檔案管理

（1）加強宣傳、提高認識。檔案管理的宣傳十分重要，要使得各單位明確檔案管理的重要性。現在，所有單位基本上都認為做好工作是單位的重點，檔案管理不是很重要，可有可無，或者放著不管。而且很多個人自己都不知道自己檔案管理的應屬位置，連自己檔位應屬的單位都不明確，將其放在自己手里保管；使得一些本來已經及時歸檔的檔案沒有及時存檔。就是這樣的思想觀念導致了現在的人事檔案缺失、各種材料不足。特別是一些單位的檔案管理人員都是臨時兼任的，缺乏檔案管理方面的專業知識，對業務不熟練，較少掌握新知識。所以，檔案管理部門就要使得各單位能夠明確檔案管理的重要性，并能夠及時地請相關人員對現有檔案進行材料的改善、補充。從而提高各單位檔案相關管理人員的素質，使得檔案工作可以順利開展。

（2）規整檔案內容。有關部門已經作出相關要求，檔案管理部門需要和其他部門做好銜接，更好地進行檔案的整理、歸檔和檔案移交等工作。《檔案工作保密制度》《檔案材料歸檔制度》等相關檔案管理制度明確了檔案管理者的職責和任務，同時也規定了歸檔的范圍及整理要求，各部門要在整理檔案的同時，明確相關制度，做到有據可依。

檔案管理部門的工作人員要熟記檔案管理的要求以及規定，所有人員都必須謹記規定，對于檔案庫進行嚴格檢查，禁止在檔案庫出現易燃易爆物品，對于灰塵，或者蛀蟲、螞蟻等有害生物要及時清除。每日下班前要進行安全檢查、切斷電源、關好門窗。下班后做好防盜，緊鎖庫門。檔案管理的《借閱規則》和《保密制度》都時刻警醒著檔案管理人員，要做好保密與安保工作。除此以外，還有很多的條例，也需要相關人員做到心中有數，任何個人不得以權謀私擅自挪用檔案資料。

檔案管理工作繁重而瑣碎，需要緊隨時代步伐，實現檔案管理的電子化。這樣就需要引進各種復合型人才，既有專業的檔案管理知識，又掌握過硬的現代化信息技術，還有著先進的思想理念。這樣，才能實現檔案管理的電子化，讓檔案管理也能保質保量地完成任務。

參考文獻：

[1]林麗.淺談事業單位檔案管理現狀與優化對策[J].行政管理，2013（6）.

[2]袁菲.尼培紅淺談公務員培訓檔案管理信息化與應用[J].科技風，2013（19）.

[3]厲丹.加強對黨員的思想教育做好人事檔案整理工作[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2010（12）.

責任編輯：景辰