淺析高職學校檔案管理中電子檔案的應用管理

安宗強

[摘 要]隨著科學技術的進步，網絡信息化漸趨成熟，電子檔案在高職學校的應用也更加普遍。在信息管理方面電子檔案憑借便捷、高效的優勢，幫助高職院校實現了全面化、規范化管理。本文從高職學校檔案管理中電子檔案的應用現狀出發，對電子檔案的應用管理進行探討研究。

[關鍵詞]高職學校；電子檔案管理；應用管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.066

[中圖分類號]G717.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）22-0-02

進入21世紀以來，我國全面進入信息化時代，作為一種新型的管理工具，電子檔案以其獨特的優勢廣泛應用于日常管理和辦公，在企業、學校等領域中應用普遍。與傳統紙質檔案管理模式相比，電子檔案更易于保存和查閱，不僅節約了檔案管理成本，而且極大地提高了工作效率。對于高職院校來說，選擇電子檔案對廣大學生的信息進行管理，不僅便于檔案管理人員進行學籍的整理、獎學金的評定等日常工作，減輕了工作人員的工作壓力，而且大大節省了檔案錄入、閱讀、查找的時間，在需要時能夠快速完成檔案查詢工作，確保整個學校的運行井然有序。因此，在高職學校實施電子檔案管理十分必要。

1 高職院校檔案管理中電子檔案的應用優勢

1.1 提高效率，資源配置合理化

與傳統紙質檔案相比，電子檔案具有方便、快捷、高效的優勢。對于高職學校來說，校內學生多達數萬名，同時還包括眾多教師及職工，如果采用紙質檔案的管理方法，不僅占據較大的空間進行檔案安放和儲存，耗費大量的人力完成檔案整理工作，而且易出現查找不方便和檔案丟失的情況。電子檔案則完全解決了這一弊端，充分保證了學生及教職工檔案的完整性并且更利于保存，當有查找檔案的需要時，可以使用電子設備快速進行查找，從而有效提升了辦公效率。同時，與傳統紙質檔案不同，電子檔案充分借助了網絡的力量，在電腦上即可查詢，不受時間和地點的限制，有效節約了時間和空間，具有很大的靈活性，而且僅需要部分工作人員即可完成管理工作，不需要動用大量的人力進行重復的信息錄入和枯燥的查閱工作，避免出現消極懈怠的工作情緒從而影響工作效率。一方面，采用電子檔案管理減少了這方面的人員投入，使得人才資源重新分配，各型人才在高職院校其他部門發揮自身作用，使高職學校的資源配置趨于合理，避免出現崗位分布不均的情況。另一方面，有利于高職學校各部門獲得均衡發展，共同推進整體進步。

1.2 降低強度，院校管理高效化

采用電子檔案的管理模式，對高職院校的學生和職工的信息進行統一整理，能夠實現資源共享，學生與學生之間可以進行直觀地對比，教職工之間的工作效績也可通過電子檔案呈現出來，在加強學校人才管理的同時，極大地促進學校的長遠發展。例如，在對學生進行評優時，就可以通過電子檔案搜索學生的平時成績、課堂表現等，通過各個方面進行評定。電子檔案不僅包含個人信息等內容，還以圖片、音頻、視頻等形式，便于對學生的個人情況進行詳細評估。檔案管理人員還可以進行排列比較，從而選擇合適的人選。電子檔案的內容客觀真實，檢索迅速準確，充分保證了評優的公平公正，并且在極短的時間內就可完成，為學校開展評優工作提供了極大的便利。同時，學生及教職工的檔案均是按照一定規則進行整理，檔案文本一體化，在查找過程中減輕了工作人員的負擔，降低工作強度，節省大量時間，檔案管理人員輕松就能完成工作，避免產生疲憊心態，有效地保證了工作的準確性，有利于多項工作正常開展，豐富了校園活動，有利于進行校園管理，對提升學校的綜合實力大有裨益。

1.3 減少風險，檔案傳遞快速化

電子檔案具有安全、低廉、快速等特點，主要體現在以下幾個方面。第一，電子檔案通過電腦錄入的方式，極大地縮短了錄入時間，減少了錄入過程所花費的人力和財力。在高職學校中，數萬名學生的檔案信息和千名職工信息的歸納整理就是一項龐大的工作，采取電子檔案管理模式則能夠快速地完成整理工作，有效地提高了檔案管理效率，為高職院校其他工作開展奠定了堅實的基礎。第二，電子檔案采取電子信息的方式完善個人信息，最大程度保證了學生信息的安全，有效地降低了信息泄露的風險，避免被有心之人利用，進而產生嚴重的后果。第三，電子檔案沒有時間和空間限制，無須大量的紙質資源和特定的空間進行檔案儲存，極大地削減了高職學校檔案管理的開支，有利于高職學校合理利用資金。第四，電子檔案管理依賴于電子設備，在穩定的校園網覆蓋下即可完成快速的檔案傳遞。通過電子檔案，可以將巨大的檔案信息儲存在一個較小的儲存卡里，正常的校園網下信息錄入和閱讀在幾秒內就可以完成。例如，需要對全校學生進行排列名次，在錄入成績幾秒后便可以得到結果。同時，在高職學校利用電子檔案進行檔案傳輸，既可以將檔案快速返還給每一位學生，又節約了檔案郵寄所花費的成本，還減少了檔案郵寄過程中出現的檔案丟失、未準確寄到學生家中等情況。電子檔案以其快捷、高效的特點，減少了各種潛在的風險，提高了檔案傳遞速度，充分發揮了巨大的社會價值。

2 高職學校檔案管理中電子檔案的應用管理方略

2.1 加大電子檔案在高職學校的管理力度

高職學校對學生和教職工進行信息錄入后，對其個人信息應該加密保存，避免個人信息泄露。電子檔案信息通常儲存在較小的儲存卡中，易出現損壞、信息丟失等問題，在電腦上操作不當時也會出現信息泄露等問題，高職學校相關部門應高度注意。一方面，學校相關管理人員應制定相應的規章制度，嚴格規范管理人員工作，加大處罰力度，防止管理過程中出現的一系列問題；另一方面，工作人員應定期對電子檔案進行更新修正，刪除錯誤信息，添加遺漏信息，確保檔案信息與真實情況相符。當檔案出現問題時，工作人員要及時上報處理，不應私自進行修復，避免造成信息丟失、泄露或更加嚴重的后果。同時，檔案管理人員要對工作認真負責，熟悉信息錄入和查詢檔案等基本流程，對不同專業、不同班級的學生進行分類整理，對學生的校園表現、獎罰情況也要如實記錄。例如：管理人員通過不同的記號對學生進行整理歸檔，在每個編號建立相應的文件夾，用于記錄該學生的表現。如此一來，管理人員查找時更加方便快捷，學校舉辦與學生有關的活動時，可通過電子檔案對學生進行初步了解，營造公平公正的校園氛圍。當需要檔案查詢時，嚴格遵守學校相關管理制度，不私自將檔案信息泄露給他人，不擅自更改檔案信息，確保檔案的真實性，保證在各項工作中電子檔案能夠發揮真正的作用。

2.2 重視電子檔案管理

電子檔案不僅在社會中應用更加廣泛，在高職學校也占據著越來越重要的地位。在高職學校中，電子檔案對于學生事務和人事管理都起到至關重要的作用。因此，從管理階層到工作人員都要提高對電子檔案管理的重視程度。首先，管理階層應樹立正確的觀念，充分認識電子檔案的巨大潛力，采取不同方式大力宣傳電子檔案的重要作用，積極呼吁全體檔案管理人員認真負責，確保學生檔案整齊有序，避免出現信息不匹配等問題。例如，管理階層可以針對相關檔案管理人員開展講座，宣傳電子檔案的優勢，引起檔案管理人員對自身工作的高度重視。高職學校也可以通過廣播等渠道加大宣傳力度，在整個校園營造相應的氛圍。其次，相關工作人員應逐漸摒棄傳統的紙質檔案管理方式，在觀念上認可電子檔案推廣，逐步了解電子檔案的優勢，熟悉電子檔案的工作流程，在每一次錄入時認真對待，保證信息的準確性，避免出現任何差錯。工作人員也要及時更新學生和教職工信息，例如學生學籍變動或者職工有崗位變動時，工作人員應及時更新，保證電子檔案的時效性。

2.3 提高高職學校電子檔案工作人員的專業水平

電子檔案在高職學校的廣泛應用，需要相關工作人員具有較高的電腦操作能力，熟悉相應的專業知識，抱有嚴謹認真的工作態度。例如在信息錄入時，需要工作人員將大量的信息輸入電腦里，這不僅考驗工作人員的動手能力，工作人員認真嚴謹的工作態度同樣至關重要。就像圖書館管理人員一樣，電子檔案工作人員需要熟悉不同檔案的編號規則，可以在第一時間準確找到相應檔案；工作人員也應掌握電子檔案的整理方法，便于統一歸檔，資源共享。電子檔案涉及的領域廣且雜，需要相關工作人員進行系統的學習。因此，高職學校可以為電子檔案管理人員提供相應的培訓機會，定期進行相互經驗探討和交流；邀請外校專業的講師傳授專業知識，講解不同意外的處理方法，培養工作人員的隨機應變能力，提高對電子檔案管理的重視程度，進而高效率地完成本職工作；提供外出學習交流的機會，借鑒不同的管理模式，讓每一位管理人員提升自身能力，遵守相關要求，嚴謹高效地完成本職工作并進一步優化創新，使高職學校的電子檔案管理更加完善。

2.4 優化高職學校電子檔案管理設施

隨著電子檔案在高職院校應用的日益廣泛，高職院校應更注重對電子檔案設施的及時升級和逐步優化，使電子檔案設施充分服務于日常工作，便于檔案管理人員熟練、流暢地操作，避免使用時出現各種故障，進而嚴重影響工作效率。因此，對高職學校來說，應定期對電子檔案設備設施進行檢查，排除已存在的故障，避免潛在的隱患。高職學校也要加強電子檔案設施安全管理，建立堅固的防火墻，升級和研發新型的殺毒軟件，避免出現不相關人員入侵檔案管理系統造成的信息泄露問題，使全校檔案管理工作在安全的環境下有序地開展。對技術人員來說，應更加注重完善電子檔案管理系統的漏洞，修復電子檔案管理系統的缺陷，降低電子檔案管理系統的風險，升級電子檔案管理軟件，使軟件應用與學校需求緊密結合。同時，高職學校要及時更新電子檔案設備設施，淘汰落后老化的設備，更換完整、齊全的設施，使得電子檔案管理系統與所需的相應設備相配合，進一步促進電子檔案管理工作高效開展。

3 結 語

科技在飛速發展，電子檔案也正在逐步取代傳統紙質檔案的地位。電子檔案以高效、便捷、省時等諸多優勢，有效提升了檔案管理效率，有力推動了高職學校的發展?，F如今，電子檔案仍具有無限的發展空間，需要高職學校管理階層和相關工作人員一起努力，共同挖掘電子檔案的巨大潛能。

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