論高校檔案管理信息化建設問題及對策探究

丁雪峰

摘 要：時代發展的同時，高校建設對于數字化的要求也越來越高，高校檔案信息化建設是數字化校園的重要支柱，對高校建設而言有著不可忽視的作用。本文以我國高校檔案信息化的進程為研究對象，分析探討了高校信息化的現狀，在此基礎上明確高校信息化的含義，根據研究獲得的結論提出改進建議，加快我國高校檔案信息化的速度。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化

一、當前高校檔案管理信息化建設存在的問題

（一）觀念滯后缺乏管理意識

高校檔案信息管理是高校信息化管理必不可少的組成部分，尤其是最近幾年以來，其成效十分顯著。國內科學水平獲得突破的同時，高校檔案管理工作也有所創新，但社會大眾對高校檔案管理工作的認知仍然十分片面，部分人根本不了解什么是檔案管理，在他們看來，高校檔案管理只是收集整理資料，對于實際工作完全沒有價值。還有部分人則覺得高校檔案管理無關緊要，工作好壞并不會影響其他領域，并不需要給予特別重視。事實上，上述觀點都存在錯誤，對高校檔案管理工作的順利進行也造成了相應的制約。除此之外，對于高校檔案管理工作，部分工作人員仍然以過去的觀念與思維分析問題，對檔案管理事業存在極大的誤解，這也是導致高校檔案管理工作難以順利進行的一大因素。

（二）資金不足硬件設備落后

我國高校在開展信息化檔案的進程當中，之所以處處受阻，很大程度上是因為投入資金不足，所以，要想改變這一現狀，就必須適當加大資金投入。檔案管理信息化進程對學校各個方面的條件提出了較高的要求，很多學校在資金方面都深感無能為力。檔案信息化建設需要比較漫長的時間，其成效也是逐步顯現的，在這個過程當中需要不斷地增加投入，我們必須保持足夠的耐心，不能過于強求。硬件及軟件的維護和更新，都需要投入較多的資金，單純只靠政府劃撥資金顯然不夠。所以，在資金方面，學校不僅應當盡可能爭取財政支持，同時還需要自己尋找新的資金來源渠道，要充分發揮自身優勢，豐富資金來源途徑，從外部獲取資金來滿足學校信息化建設的需求。

（三）網絡安全性保障差

信息大爆炸無形中加大了檔案工作的難度。由于信息的數量越來越多，檔案載體的形式也因此開始不斷變化，通過網絡，我們可以在最短的時間內找到需要的信息。檔案也是一種特殊形式的信息，除具備信息最基本的要素之外，還牽涉了保密及知識產權方面的問題。有鑒于此，網絡一方面使人們認識到檔案的價值，從而在最大程度上分享檔案，但同時也帶來了系列的問題，比如電腦病毒及黑客攻擊等，對高校檔案管理工作造成了一定的危害。此外，當前各個高校都紛紛創建了屬于自己的數據庫，但技術含量普遍較低，許多數據庫的內容存在重復，數據未能統一，給使用者帶來極大的不便，同時也招致用戶們抱怨。各個高校之間缺少有效的溝通渠道，資源信息無法共享，數據庫利用效率低下，上述各個方面都有待改進，需要我們不斷完善。

（四）人員專業素質欠缺

信息進程加快的同時，檔案管理人員也必須與時俱進。其一，作為檔案人員，必須要學習新的理論知識，重新認識檔案管理工作；其二，他們必須掌握與檔案管理相關的各種操作軟件，客觀正確地認識檔案管理的具體操作。但就當前國內各個高校檔案管理的情況而言，管理人員素質水平普遍偏低，很難滿足新時期檔案管理事業。高校檔案信息化建設之所以處處受阻，最大的原因在于人員素質不高，由于相關人員專業化水平低，未能完整地掌握行業技能，沒有正確認識檔案管理工作，上述種種都對檔案信息化工作造成了阻礙。

二、如何做好高校檔案管理信息化建設

（一）改變傳統觀念，加強信息化建設的認知

信息時代的來臨一方面為高校發展創造了機遇，另一方面也帶來了相應的壓力，但無論是學校，還是有關部門，都未能正確認識其中存在的問題，并沒有認識到檔案管理工作對其他領域的積極促進作用，使得高校檔案管理工作缺乏動力。所以，一方面我們要做好宣傳工作，讓更多的人懂得高校數字化檔案建設的真正價值。根據各個學校的特征，明確檔案信息化建設的價值所在，針對檔案管理進程當中出現的問題，采取有針對性的措施，科學合理地發現問題并認真應對，逐步將高校數字化檔案建設轉變為現實。

（二）完善數據庫建設，緊跟信息化發展

當前國內大部分高校都紛紛建設了數據庫，一般情況下以國家標準或者國際標準為參考，錄入相關信息并進行統一規范，將各種形式的信息轉化為數據之后，再輸入數據庫并保存，通過后臺支持服務于大眾。所以，對我國高校檔案信息化建設而言，數據庫建設十分重要，同時也是網絡信息資源必不可少的部分。DBase，FoxBase，FoxPro等是各個高校常用的數據庫系統，上述系統通過編程使操作系統得以深化，適用于單獨的電腦操作，但卻難以覆蓋整個網絡，覆蓋式的網絡系統通常采用服務器結構的數據庫管理系統，比如微軟推出的SQLServer，以及Sybase、Oracle等，以上系統無論是功能方面，還是安全方面，明顯更具有優勢，可以同時供多名用戶進行操作，能夠在多用戶多任務的背景下完成各項工作。

（三）構建完善的安全體系，保障數據安全

除不斷加強高校檔案信息化建設之外，還必須針對檔案信息化建設工作創建科學合理的保障體系。檔案通常都具備一定的保密性及時效性，根據檔案的保密程度，可以劃分為不同的等級，所有檔案均進行了加密處理，只有在通過批準的情況下才能進行查看。如果網站受到黑客攻擊，或者是受到電腦病毒的襲擊，很可能導致檔案信息泄露，對檔案安全造成極大威脅，所以必須創建一個完善的保障體系。在完善信息保障體系時，高校應當將管理體系作為切入點，對整個流程進行嚴格的把控，運用監控、物理隔離及邏輯隔離等方式，盡可能預防病毒，杜絕黑客攻擊，還可以采用紙質文檔的方式保存資料并作好備份，從而確保檔案信息化建設不會出現任何安全問題。

（四）提高專業素養，做好人才建設

在檔案管理工作進程當中，人始終是最主要的因素，人才素質水平很大程度上決定了工作的效果，所以，各個高校必須認真考慮如何提升人員的素質，如何建設一支具有高專業水平的優秀人才隊伍。本文在對相關資料進行系統梳理之后指出，在建設優秀人才隊伍時，可以從下述幾點著手：第一，高校有針對性地自主培養專業人才，運用高校的資源和優勢，加強對檔案專業的重視力度，為我國的檔案事業培養更多優秀的人才；第二，提升在職人員的綜合素養，可以通過講座、培訓等多種方式，組織檔案人員參與學習，幫助他們掌握新的知識和技能，提升他們的業務能力及素質水平；第三，對工作人員進行考核，考核的內容不僅包括理論部分，同時還包括實際操作部分，采用上述方法督促人員不斷提升水平，從而有效促進我國檔案事業的發展。

綜上所述，加強對檔案信息的管理，提高檔案使用的效率十分重要，不僅有助于學校開展教學工作及研究工作，同時還可以使高校信息資源得以共享。要想不斷提升檔案管理工作的效率，就必須更新人員的理念，增強培訓的力度，建設一支高水平的人員隊伍，采用科學的管理模式來完成檔案管理模式的建設，進一步提升檔案工作的地位，擴大其影響力。建立并完善真正適合現代社會的檔案管理系統，從而為使用者提供更加優質的服務。

參考文獻

[1]郭丹.高校檔案管理信息化建設研究[J].電大理工.2018（01）

[2]管有恒.對檔案管理信息化建設的若干思考[J].辦公室業務.2018（06）

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（作者單位：湖南省芷江民族師范學校）