淺析事業單位檔案規范化管理及優化策略

張育文

【摘要】隨著社會的不斷多樣性發展，我國信息化建設也在不斷推進，事業單位檔案管理工作顯得越來越重要。事業單位應該盡快適應新時代的潮流，推陳出新，不斷創新，不斷改革，使用新型科學技術，用新型的理念和技術手段對檔案管理工作進行重新審視，不斷完善檔案管理工作，使事業單位的檔案管理工作變得更加規范。

【關鍵詞】事業單位；檔案；管理；優化策略

事業單位的檔案儲存了本單位真實的歷史資料，真實記載了工作人員在工作時產生的所有資料，是工作執行的依據和標準。為了有效提高檔案的使用幾率，可以在工作過程中加強使用規范性檔案管理。本文重點探討了事業單位檔案管理的特征和規范性管理的重要性，并提出相應的建議。

一、事業單位檔案管理的特征

事業單位檔案管理是具有公共服務性和保密性的。事業單位是公益性的一種機構，其公益性就是無條件為社會提供檔案信息查詢和借閱的服務，保存的檔案都是各行各業的信息。事業單位通過檔案管理無法自動參與市場資源調配的社會信息，遵守為國家和人民服務的宗旨。事業單位是我國非常重要的信息管理組織，主要是服務國家機關，為國家機關提供信息和管理，因此存放的檔案都是保密的。

二、事業單位檔案規范化管理的內容

（一）事業單位檔案收集工作的規范化管理。檔案管理工作最基礎的就是收集工作，收集工作主要是為檔案管理提供管理對象，收集工作的質量對下一環節的檔案管理工作十分重要。最基礎的工作就是收集工作，為了給檔案管理工作的每個環節打下堅實的基礎，應該及時收集材料，保障收集材料的完整性。為了做好事業單位的收集工作，應該避免出現檔案收集過少或者收集的材料不真實的情況發生，如果發生這種情況，會嚴重影響檔案管理工作各個環節的工作，帶來不必要的麻煩，非常不利于檔案管理工作的開展。應該事先與各部門溝通清楚，確認檔案收集工作的工作步驟和詳細的收集內容。在工作過程中產生的各種文件都要經過相關人員的處理，及時整理入卷，定期交由檔案室進行儲存。

（二）事業單位檔案整理工作的規范化管理。檔案管理工作的收集工作下一個工作環節就是檔案的整理工作，其內容主要是對檔案進行分類存放，把收集的資料進行組合并且編制成文檔等，把檔案內容管理的有條理。檔案整理工作對事業單位的檔案管理非常重要，在事業單位檔案管理工作時，如果缺少整理工作，就會使檔案毫無章法，給檔案的使用造成巨大影響。為了使檔案清晰地表現主題，應該合理進行整理，提高檔案的使用率。在進行事業單位檔案整理工作時，為了有助于順利開展后續工作，首先需要保障收集工作的良好質量，然后才能對檔案進行整體的整理和編目。

（三）事業單位檔案鑒定工作的規范化管理。檔案鑒定工作就是工作人員考慮檔案的實際價值，依據檔案價值的大小，確定其保留時間。事業單位的工作眾多，檔案的數量就會隨之增加，要對沒有價值或者已經超出保留期限的檔案進行及時銷毀。檔案的價值是由檔案是否還具有利用價值決定的。因此，檔案鑒定工作時檔案管理工作中具有復雜而又重要的工作。

（四）事業單位檔案保管工作的規范化管理。檔案保管質量可以直接決定檔案管理的水平。在進行檔案保管工作時，需要踴躍和其他部門進行緊密合作，比如在檔案的整理工作和使用過程中注意保護檔案，使檔案延長壽命。檔案如果保管妥善，就可以延長檔案的壽命；反之如果保管不妥善，會給事業單位文檔管理工作帶來無法挽回的損失。

三、加強檔案規范化管理及優化管理的有效措施

（一）加強制度建設，建立檔案管理網絡。與管理層進行足夠的溝通，規定相關的規章制度，其規章制度一定要保證貼合實際工作，并且適合本單位，制定檔案管理三合一的制度，嚴格按照規章制度對檔案分類管理，保障檔案工作的基本內容能夠順利展開。嚴格按照要求對資料收集、整理、編目、保存，保障資料的真實性、有效性以及齊全性，制定檔案工作人員職責。檔案歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案室管理制度以及檔案鑒定與銷毀等制度，對檔案進行規范性的管理，使工作按照規章辦事和在使用過程中更加規范性、科學性。提高重視檔案的管理工作，使管理工作的程序性和制度性日益提高，由重要領導和部門負責人組成檔案管理網絡機構，明確責任到各部門的負責人，完善各部門之間的管理，每個部門都要設立檔案員，明確各檔案員的責任，嚴格控制工作質量，制定檔案工作階段性的規劃，確定檔案工作年度目標和任務，建立檔案工作聯絡員制度，制訂各部門資料收集、移交時間表，部署檔案工作形成常態，確保檔案管理工作的高效運轉。

（二）重視事業單位檔案的保密管理工作。事業單位檔案管理人員應該加強學習《保密法》，增強保密意識，定期對檔案管理人員進行保密教育，做好單位檔案資料保密工作，和確認好保管期限，未經批準，不能進行抄錄、復制或者翻拍檔案材料。根據不同密級程度，確定不同的利用對象以及利用范圍，保密材料僅限于閱文室內查閱，并且涉密材料不得進入編研范圍。相關工作人員不在公共場所談及保密內容。對需要進行銷毀的文件，首先經過上級領導批準，交由鑒定部門鑒定，通過后銷毀現場必須有多個人員參加監督銷毀。嚴禁發生泄密事件，比如把需要銷毀的文件變賣給廢品站等，對于泄密者必將究其法律責任。

（三）提高事業單位檔案管理人員素質。加強事業單位檔案管理工作人員的職業道德和專業素質。培養事業單位檔案管理人員做事嚴謹、有始有終的工作作風。培養事業單位檔案管理人員的事業心、責任感和高度的保密意識。在任何場合和時候都要嚴格保守秘密，保密是工作人員應盡的責任和義務。定期做好培訓員工素質的工作，對員工進行思想教育，從而有效提高事業單位檔案管理人員的管理水平。

（四）加強培訓。為了促進單位和諧發展，先進的檔案管理工作可以提高單位的工作效率。現在很多工作人員嚴重缺乏耐心，無視檔案的管理工作，使檔案失去了本身的作用。事業單位的領導層應該重視培訓工作，加強對檔案人員的培訓，使他們了解并認識到檔案管理工作的重要性。聘請檔案管理的專業人士對員工定期培訓，加強檔案相關的知識。并且加入評比的工作模式，有效調動其工作的積極性，使工作人員能更好的開展工作。

（五）逐步建立檔案信息化管理，提高利用效率。檔案的管理模式由傳統的紙質保存模式替換成軟件文檔模式向社會提供服務就是檔案管理的信息化的含義。使用先進的軟件，使檔案從紙質模式實現信息化，提高檔案管理的有效使用，有效為信息資源進行分類、分析、提取和加工。和傳統的檔案資料相比，電子檔案方便保管、修改以及查閱。為了有效地減少檔案管理的經濟成本，可以使用網絡傳輸功能進行快速的傳遞，從而保障工作效率。

五、結語

檔案規范管理對事業單位檔案管理是必不可少的，規范地管理檔案可以有效提高單位的工作效率和質量。為了更快適應社會的發展，接受新的挑戰，事業單位的檔案規范性管理必須不斷進行優化，與社會同時進步，為單位的快速運轉指明正確的方向，為社會和單位的發展盡其所能出份力。

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