論紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

譚婧

【摘要】隨著社會的不斷進步發展，檔案管理工作的發展趨勢日漸明顯，紙質檔案的某些弊端也開始顯露，日常工作中的檔案的管理工作漸漸開始利用現代化科學技術進行，愈來愈趨于網絡化，在這樣的基礎上，電子檔案的管理方式也隨著社會發展而誕生。紙質檔案管理和電子檔案管理之間相互促進和融合，也讓我國的檔案管理方式越來越科學。這篇文章也針對此進行了系統的剖析和思考。

【關鍵詞】紙質檔案；電子檔案；管理方式；融合

在信息化時代背景下，對于我國檔案管理中傳統的紙質檔案管理來說，電子檔案管理方式的出現使檔案管理工作更進了一步，但是同時，檔案管理工作中也出現了一個很大的難題，那就是怎么樣才能更好地將電子檔案和紙質檔案兩種管理方式進行更好地融合。只有將二者進行充分的融合，相輔相成，互相取長補短，充分合作發揮各自的優勢，才能更好更高效地加強檔案管理工作。

一、紙質檔案管理工作的概述

在當代信息化極速發展的社會中，紙質檔案管理的方式所起到的作用仍然不容小覷，當然它在檔案管理工作中的地位也是舉足輕重的。這里我們也先說說紙質檔案管理所具有的特點。

（一）信息明了。紙質檔案存儲和檢索的信息都很明了，這樣便于工作人員管理和查找。紙質檔案管理中不需要借助任何現代化智能設備就可以展示相關信息，在很長一段時間的檔案管理工作中，大多數相關檔案管理工作者很容易接受并很快上手紙質檔案管理工作，在這過程中，它所受到的外部因素也較小。

（二）存放時間長。存放時間長也是紙質檔案最大的一個特點。造紙術是我國發明的，自從紙的出現，它就一直被作為檔案的載體而被廣泛使用。紙張的耐久性很強，雖然會出現某些特殊的情況，但只要精心管理，紙質檔案一般都能保存很長時間。

（三）同步歸檔。當一線城市的房產吸引了國內外投資，然后運用這些資本進行不動產投資以求資金翻倍，同時，產權利用資金進行運作，發生了上一次買賣的相關信息未完成時繼續進行下一次買賣轉移的現象。在這整個過程中，同步歸檔的方式便應運而生，它能有效提高相關工作效率。同時，同步歸檔既是一個城市快速發展的必然要求，也是一個城市進行國際化進程的相關配套措施。這里的同步歸檔是指：在接收檔案的24小時內完成整理和檔案上架。大大提高相關工作的效率，高效的工作能夠更方便地服務人民群眾。同時，檔案的數字化加工是一個比較繁瑣的流水作業，這需要幾個工作小組合作完成。大量的檔案經過多個環節，這期間怎么做到零失誤，也是需要注意的地方。我們也給出相關措施供相關工作者進行參考。首先，接收檔案的工作人員收到檔案的時候，同時必須從數據庫中調取出電子檔案表格，清點數目，確認無誤再進行下一步的工作。然后每件檔案按照表格內容清點內容等相關信息，確認沒有出現錯誤進行手工和電子的簽署，如果發現問題檔案，在簽署前進行檔案退檔處理。接下來，把檔案的手工簽署和電子簽署結合到組內并移交庫房。這一系列做完才算是真正完成檔案數字化加工的工作。

二、電子檔案管理工作的概述

在信息時代的推動下，電子檔案管理也被當作是一種新型的、更加高效的檔案管理方式。同時它也存在某些不可替代的特點。

（一）可以進行多樣化管理。這里的多樣化管理是指存儲內容的多樣化。電子檔案管理不僅僅是對文字信息進行管理，它也可以對圖片、聲音等信息進行管理。這種存儲方法是紙質檔案管理所無法做到的，改變了紙質檔案管理中只能對文字信息進行管理的狀況，它同時也讓檔案管理方式變得更加豐富多樣。

（二）載體小、儲存量大。電子檔案的管理是將需要保存的資料通過現代科技轉化為電子檔案進行存儲管理。這大大改變了紙質檔案管理中以紙張作為信息載體的傳統管理方式。同時，電子檔案管理所占據的空間非常小，儲存量很大，往往一個普通U盤就能存儲大量檔案信息，這些都是紙質檔案所無法做到的。

三、紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

（一）二者之間的共存。紙質檔案和電子檔案在未來很長一段時間內都要通力合作，一起進行檔案管理工作，兩者共存的原因也大致包括以下幾種：首先，第一種，電子檔案的形成是在紙質檔案的基礎上出現的，它就等同于是紙質檔案的數字化的表現形式，相關檔案管理部門剛接收檔案時，就要求改為電子檔案，這時電子檔案和紙質檔案是共存的。還有一種，是按照要求將以前的紙質檔案進行數字化，這也算是紙質檔案與電子檔案的共存。其次，先有電子檔案再將其改為紙質檔案。隨著當前我國社會信息化進程的發展，人們的日常生活節奏也逐漸加快，而電子檔案在功能上超越了紙質檔案，它能夠快速記錄一些相關工作內容，但是電子檔案也有一些缺點，比如它在管理過程中易遭到損壞，基于此，相關工作者常常把某些重要的電子檔案轉變為紙質檔案。這種情況也分為兩種形式：一種是已經歸檔的電子檔案根據相關行業要求和需要而轉換為紙質檔案，這時電子和紙質實現共存。另一種是電子檔案完成后以信息傳輸的形式進行傳送，在這過程中進行電子檔案紙質化，這也能夠實現紙質和電子的檔案共存。

（二）紙質檔案管理和電子檔案管理的互動。紙質檔案管理和電子檔案管理之間的互動是基于兩者間的共存而進行的。兩者共同合作相輔相成、相互依賴，但同時每個檔案管理的系統內部也獨立發展。紙質檔案管理和電子檔案管理這兩者既要完成自己本管理系統內的工作，也要發揮自身的特點互相配合，共同進行工作的推進。兩者之間在工作過程中互相影響能夠有效地提高工作效率，對檔案管理工作來說也具有一定的積極意義。紙質檔案管理和電子檔案管理之間互相影響主要表現為以下幾個方面：其中一方面是在紙質檔案管理的影響下，電子檔案管理可以根據其不斷完善自身的管理工作方式。兩者相互影響、共同進步，從而在檔案管理領域形成一個系統的綜合的管理體系。還有一方面是電子檔案管理對紙質檔案管理所帶來的影響，其中之一，紙質檔案管理受到電子檔案管理的影響能夠在一定程度上加速檔案管理進程，有效推進檔案一體化管理。從另一個角度來講，電子檔案管理的實體管理模式或多或少地促進了紙質檔案的管理，實體系統性管理也是紙質檔案管理的基本，這兩者只有更好地融合才能更加高效地進行工作。同時，電子檔案管理也具有快速檢索的功能，這個功能能夠更加方便快捷地進行信息的搜索，當電子檔案和紙質檔案合作工作時，紙質檔案也能夠借助電子檔案的管理模式通過信息檢索更快更準確地查找到檔案。

四、結束語

綜上所述，在紙質檔案管理和電子檔案管理進行互動融合的過程中，電子檔案管理的方式隨著當代信息化時代的發展其應用范圍日益擴大，相應的，紙質檔案管理的范圍規模則逐漸縮小。但是當今我國的檔案管理工作中仍存在著很多問題，檔案管理中的相關工作人員要多利用科學的手段對電子檔案進行管理保護，以推進電子檔案管理領域的發展，與此同時，也要對紙質檔案進行必要的保留和保護。只有電子檔案管理和紙質檔案管理之間二者完美結合，互相取長補短，加強檔案管理工作，才能促進我國的檔案管理工作更上一層樓。

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