淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

申先華

摘 要：對企事業單位的長遠發展而言，管理的規范化具有極其重要的意義，尤其是生活水平提高后，人們對檔案管理工作的要求也相應提高。當下檔案管理工作中有較多的誤區，諸多管理人員未提高重視，甚至不了解檔案管理的重要作用。現通過分析影響檔案管理規范化的問題，并提出相應的對策。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規范化

檔案管理是將檔案實體和檔案信息進行管理并對其提供利用服務的業務工作總稱，同時也是我國檔案事業中重要的組成部分之一，另外，檔案管理工作對各行各業都有著重要的影響，因此，在開展檔案管理工作時必須要對其進行重視，保證檔案管理工作質量的同時還要提高工作效率。近年來我國信息技術等也有了逐步的提升，在新形勢下規范檔案管理工作勢在必行，那么想要使檔案管理工作更加規范化，相關部門就務必要找到目前檔案管理工作中的問題，從而研討相應的解決策略，推動檔案管理工作規范化的開展。

1 新形勢檔案管理工作概述

1.1 應用電子信息技術進行檔案管理

在信息化大潮來臨之際，應用電子信息方面相關的一些新技術進行檔案管理工作已逐漸成為了一種全新的潮流。這一檔案管理方式將傳統的紙質檔案轉化為了如今最為常用的電子檔案文件。通過對這些文件進行讀取、寫入、修改、查詢等操作，我們能夠十分方便地對我們的電子檔案進行管理。這種方式大幅顛覆了我們傳統的檔案管理過程，極大的提升了我們進行檔案管理的效率，是一種全新的檔案管理方式。且通過這種方式，在同樣的單位空間內我們能夠存儲更為大量的檔案數據，一塊小巧的硬盤便可存儲我們使用傳統方式需要使用一整個房間放置的檔案數據，在數據的存儲空間占用率上有著極大的提升。此外，通過這種方式，我們還能夠在文件的編輯、管理等各個方面獲得極大的便利，對我們提升我們的檔案管理工作效率有著很大的幫助。

1.2 真正意義上實現數據即時上傳

過去，如何及時地對檔案數據的更動進行及時的處理一直是困擾我們的一大難題。我們需要首先找到對應的檔案位置，前往該位置對檔案內的文件進行修改，將檔案放置到正確的位置……整個過程非常繁瑣，需要辦理諸多手續方可實現我們所要達成的目的，費時費力。而如今，通過結合我們現有的互聯網方面的一些技術，我們能夠十分輕松地對我們的檔案內數據進行修改和查詢，真正意義上地實現檔案數據更動即時上傳。應用這些全新的技術，我們能夠大幅度地降低我們檔案管理工作環節的繁瑣程度，并提高我們所存儲的檔案信息的準確程度，保證我們所存儲的檔案數據的真實性和完整性，從而幫助我們更好地運用、管理這些檔案信息。

2 新形勢下檔案管理中所存在的問題

檔案在我國各行各業的發展過程中，呈現的重要性越來越明顯，并且對檔案管理的要求越來越高。從當前我國的檔案管理工作的情況來看，還有許多不盡如人意之處，主要體現在以下幾個方面：

2.1 檔案缺失、不完整

當前檔案管理中所存在的最顯著問題，而且不是個別現象，可以說是在絕大多數企業中都存在的普遍現象。究其原因，主要是由于相關人員不重視，工作態度不積極、檔案信息整理不及時所導致的，那么由于檔案本身的繁雜瑣碎，有些又時隔已久，相關人員畏難心理嚴重，使得無數次的檔案整理無功而返，最終導致了檔案不夠完整、破損嚴重的現狀。

2.2 檔案管理工作規章制度不夠完善

檔案管理相關的規章制度是規范檔案管理工作人員工作行為的標準。但是，一些企事業單位中所設立的管理制度，對于如何做好檔案管理工作的描述幾乎是輕描淡寫、一筆帶過，不注重完善檔案管理制度。這些都些都就使得一些檔案管理工作人員消極怠工，工作效率低下。

2.3 管理者素質不高

盡管企事業單位管理工作融入了檔案管理規范化的理念，但因管理者綜合素質不高，進而使其管理工作的規范化受到影響。多數企事業運行時，管理者未對檔案管理工作的作用形成統一認識，進而阻礙了規范檔案管理工作的進程。同時，受現代化技術的限制，設計檔案管理工作時，無法深入應用各類信息化技術，相當一部分管理者無法對專業化的計算機檔案管理體系有效掌握，最終影響到信息的收集。

3 確保檔案管理工作實現規范化的舉措

檔案管理實現規范化，能夠為各行業的發展提供完整、連貫、準確的數據資料參考，并且能夠推動各行業各方面工作管理更加高效。結合當前我國檔案管理的實際情況，提高檔案管理工作實現規范化的途徑主要從以下幾方面入手：

3.1 健全和完善檔案管理制度

眾所周知，健全而完善的規章制度是確保一切工作得以順利規范進行的保證和基礎，對于檔案管理工作也不例外，它的作用在于對相關工作進行約束和管理，確保該工作能夠規范進行，是對相關人員責任的明確，從而有效促進相關工作的管理水平并激發相關人員的工作熱情。因此，健全和完善檔案管理制度對于新形勢下規范檔案管理工作來說至關重要，既是實現檔案規范化管理的前提和保證，也為責任追究提供了制度上的依據。

3.2 提高各行業領導對于檔案管理

工作的重視想要在新形勢下規范檔案管理工作，首先要做的就是提高各行業領導對檔案管理工作的重視，加強規范化檔案管理工作的措施，讓各行業領導認識到檔案管理工作的重要性，才能使檔案管理工作更加規范化，并將檔案管理工作的作用發揮出來。近年來我國也打開國門迎接了眾多國外經濟的往來，也是我國經濟走出國門，與國外經濟進行融合，使我國經濟發展成為全球化經濟，這也加劇了各行各業之間的競爭。

3.3 科學分類管理工作

一般情況下，設計檔案管理工作時，需科學劃分管理的內容。首先，應當明確標注案卷，將齊全的檔案規劃為同一種類，同時在計算機中遵照對應目錄排版；標識不同的資料，以達到科學化管理檔案的目的。其次，對于部分比較特殊的檔案資料，管理者需耐心仔細區分，結合檔案的類別，實施編號、姓名等形式的篩選，以達到設計檔案工作的需要，從而給構建檔案管理工作提供穩固牢靠的支持。

3.4 建立相應的監督管理機制

監督檔案管理人員的工作，一方面可以起到督促作用，保證他們較高的工作效率和質量；另一方面也可以起到威懾的作用，避免有些檔案管理人員消極怠工、不思進取的工作態度。但是，在建立相應的監督管理制度的過程中，也要考慮企事業單位自身的現實情況，建立的監督管理制度必須滿足公平、公正、合理、高效的條件。最理想的監督管理制度應該是既可以保證檔案管理人員高效工作，又能夠讓他們很樂意接受監督。

4 結束語

檔案管理工作一直以來都是企事業單位工作的重要內容，它對企事業單位工作的改進以及長期的發展都具有不可替代的作用。新形勢下，企事業單位檔案管理工作雖然發生了很大的轉變，但同時也出現了很多的問題，如何采取有效的措施彌補這些不足，使企事業檔案管理工作更加規范化、更加完善，是當前企事業單位檔案管理工作所必須面對的問題。因此，新形勢下企事業檔案管理工作規范化分析這一課題很有研究意義。

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