檔案管理員檔案管理工作的現狀及對策研究

李媛媛 張海濤

摘 要：隨著我國國民經濟的迅速發展，人們的生活質量得到了顯著提升，在生活、生產中對信息量的需求也在不斷增加，積極開展事業單位檔案管理工作十分重要。本文首先從檔案管理員檔案管理工作的現狀入手，同時闡述了檔案管理員檔案管理工作的開展策略，最后總結了全文，旨在為推動事業單位得到更好的發展提供有效參考意見。

關鍵詞：檔案管理員；檔案管理工作；現狀；對策

當前時代背景下，我國事業單位各項工作均穩定有序開展，檔案管理人員應當注重檔案管理工作的改革與開發，積極引進各類先進的管理技術，實現檔案管理水平、管理效率的提升。就當前形勢而言，事業單位在檔案管理工作還存在著很多的問題，只有采取針對性的措施解決檔案管理中的問題，才可推動事業單位得到更好的發展。

1 檔案管理員檔案管理工作的現狀

1.1 檔案管理認知問題

正是由于事業單位內部人員、領導人員未能重視事業單位檔案管理工作，難以將檔案管理的作用發揮出來。在新時期下，黨組織的工作重心逐漸開展轉移，追求經濟效益成為事業單位發展的主要目標，進而導致事業單位檔案管理工作得不到重視。隨著各類新技術、新觀念、新工藝的不斷引入，使得人們忽視了檔案記錄的作用，進而受到事業單位的忽視，無法將事業單位檔案管理工作的作用發揮出來。

1.2 無法緊跟時代發展步伐

隨著經濟全球化發展，要求事業單位檔案管理工作開展中，應當采取紙質文件、數字音像、電子版三者并存的儲存方式，事業單位內部各個部門的辦公系統應當聯通，確保數據、資料的良好共享。但就實際情況而言，部分事業單位未能配備先進的事業單位檔案管理生產管理系統，普遍使用的是二線崗位辦公設備，難以滿足實際傳輸需求，進而導致大量的檔案資源流失。

1.3 檔案管理無法協調

部分事業單位為獲取更大的經濟效益，不斷縮減辦公人員，大部分辦公室文員已經精簡到一人，在檔案管理管理工作開展中，多半屬于兼職，難以保障文件收集、檔案整理、資料保存、文件檔案使用的規范性，加之事業單位檔案管理人員工資較低，領導的重視度不夠，因此工作積極性不強、責任感較低，未能按照相關規章制度開展檔案管理，使得檔案資料收集不全面，難以滿足檔案管理要求。

2 檔案管理員檔案管理工作的開展策略

2.1 提升人員綜合素質

事業單位檔案管理工作開展中，人屬于關鍵因素，事業單位只有具備專業、高素質的管理隊伍，才可保障檔案管理工作的有效落實。因此，事業單位必須要注重檔案管理隊伍的建設，選取責任心強、原則性強的員工參與檔案管理工作，積極向員工灌輸檔案管理知識。為保障檔案管理工作朝著自動化方向發展，應當配備電子技術人才，強化先進檔案管理設備的應用。同時，事業單位還要定期開展檔案管理人員培訓工作，實現事業單位檔案管理人員綜合素質、專業技能的提升。在計算機設備支持下，提升事業單位檔案管理操作能力，全面落實事業單位檔案管理工作。

2.2 完善檔案管理制度

只有完善檔案管理的規章制度，才可促使事業單位管理標準化與規范化，事業單位應當借助各項規章制度，規范檔案管理制作、檔案利用、檔案傳遞、檔案儲存、檔案調閱等，在相關規章制度的支持下，促使檔案管理的安全性、保密性。通過建立健全檔案管理制作、傳遞、儲存一體化制度，將檔案管理責任劃分到人頭。事業單位在檔案管理工作開展中，應當將其與現代化管理結合在一起，制定科學、嚴謹的考核方式，事業單位領導應將檔案管理列入考核之內，將工作職責劃分到人頭，依據實際情況，發放工資及獎金，做到有章可循、有據可依，保障各項工作制度與工作標準的有效落實，充分發揮出事業單位檔案管理的作用。

2.3 引進先進電子技術

通過引進電子技術，可促使檔案管理信息化、現代化，事業單位應當增加投入成本，為檔案管理室配備先進的辦公設備與傳輸設備。通過實踐證明，只有確保事業單位檔案管理現代化，才可充分發揮出檔案資料的作用。在檔案庫房內安裝一些電子軟件，包括：室溫控制軟件、火災檢測軟件、安防軟件，可實現事業單位檔案管理室的自動管理，如下圖1所示。借助計算機辦公系統，可實現檔案管理的快速檢索，檔案信息傳輸、查詢的便捷性，可在短時間內快速查找檔案管理，實現檔案管理的有效應用。

2.4 提升人員管理效率

檔案管理人員應當明確自身的職責，積極開展學習與教育工作，不斷更新自身的知識結構、技能結構，要求檔案管理人員應當掌握軟件技術操作流程，充分將各類先進技術引入到日常檔案管理工作中。只有檔案管理人員從內心認可檔案管理工作，始終以熱情的態度去面對工作，認真、負責開展檔案管理工作，如此才可保障檔案資料管理質量，保障檔案的完整性與安全性。事業單位還應當加大檔案管理宣傳力度，促使更多人認知到檔案管理的重要性，以此確保檔案管理工作的有序開展。

2.5 合理設置科技發展

不同地區科技水平發展也各不相同，事業單位應當依據本地的經濟情況，逐步完善檔案管理室的工作環境，事業單位還應當積極獲取政府部門的資金支持，在申請資金成功后，可將申請資金用作設備建設與更換，逐步改善檔案管理工作條件。事業單位還應當完善網絡管理系統，結合各類先進技術，強化網絡安全監管，以此實現檔案管理工作效率與工作質量的提升，降低人員工作強度。

3 結束語

綜上所述，事業單位應當順應時代發展需求，逐步完善檔案管理制度，樹立正確的檔案管理認知。針對檔案管理員檔案管理工作中的問題，應當采取有效的解決措施，逐步提升檔案管理員的業務處理能力、檔案管理效率，強化辦公室設備設施的建設。在后期檔案管理工作中，應當強化科學技術的應用，促使檔案管理朝著數字化方向轉變。

參考文獻

[1]李霞.淺議基層檢察院檔案管理人員專業發展對策[J].辦公室業務，2018，22（05）：143-145.

[2]徐莉婭，陳燕溪，楊林芬，馬媛蕊.淺析藥物臨床試驗檔案管理現狀及對策[J].中國中醫藥現代遠程教育，2016，14（13）：35-37.

[3]楊書彩.基層單位農業科技檔案管理工作思考[J].農業開發與裝備，2016，17（02）：109-110.

[4]周國勝，陳海芳，盧紅霞，何忠曲，王琳.新形勢下農業科研單位干部人事檔案管理現狀與對策[J].熱帶農業工程，2014，38（04）：58-60.

[5]蔡燕平.醫院檔案管理管理的現狀問題與對策[J].基層醫學論壇，2017（21）：1038-1039.