淺析衛生監督檔案的數字化管理

閆海婷

摘 要：當前企事業單位中的檔案數量日益增加，同時部分企事業單位依然還未達到檔案的數字化管理，面對數量不斷增加的紙質檔案，如何確保檔案的質量則是目前亟待解決的問題。特別是衛生監督檔案的管理，為了確保檔案的質量，需全面實施數字化管理。

關鍵詞：衛生監督檔案；管理；數字化

1 引言

衛生監督檔案所指的是衛生監督主體根據有關規定對法人、個人以及組織實施和衛生相關的事項許可，對于落實衛生法律規范的狀況實施監管，同時對其行為做出相應處理的行政執法環節直接產生的具備儲存價值的圖表、文字以及聲像等各類不同形式的文件材料。其主要可以劃分為衛生監督檢查檔案、衛生審核檔案以及衛生監督監測檔案等等。

2 衛生監督檔案數字化管理的重要性分析

2.1 促進檔案數字化管理

衛生監督檔案將保存與運用檔案由以往手工操作轉變成收集信息與現代化管理，合理分配衛生監督檔案的各種信息資源，是向社會提供優質服務的關鍵渠道。經過衛生監督檔案數字化管理創建，能夠使得衛生監督執法部門及時、精準的采集信息，進而共同分享檔案信息資源。運用數字化技術，不僅能夠節約時間，同時還能夠有效拓展檔案內容。

2.2 充分保障領導決策

及時精準的決策，合理的管理措施，需經過平穩、可靠的信息與快速的分析能力提供保障。因此，衛生監督檔案數字化管理將會呈現出以下兩個方面的優勢：第一，衛生監督文書處理環節和管理實現數字化管理，為領導人員提供了相應的決策依據；第二，衛生監督執法部門依法監管形成的電子檔案，為衛生管理能力的加強奠定了較好的基礎。

2.3 提升執法效率

檔案數字化可以實現一次性投入，多次產出，資源分享，不但能夠節省保管空間，防止人員和紙張的大量浪費，同時確保了檔案保存的安全性，避免出現修改檔案的行為。數字化管理需要檔案第一時間歸檔，進而確保衛生監督檔案數據的及時性、全面性，便于檔案的查閱，在較大程度上加強了檔案的運用效率，增強衛生監督部分的執法質量。

3 衛生監督檔案數字化管理的途徑

3.1 加強檔案管理人員的數字化管理理念

長期以來，傳統模式的檔案管理理念對于管理工作者的影響非常之大，在針對衛生監督檔案進行管理的時候，在傳統理念的影響下很難創新管理模式。為了達到衛生監督檔案的數字化管理，完全突破傳統管理理念，數字化管理技術的應用是非常重要的。在進行檔案管理以前能夠對管理人員實施培訓，使得其可以充分意識到數字化管理所具備的優勢，借此加強檔案管理工作者數字化的管理理念，漸漸產生和檔案實體管理相迎合的管理形式。全面實現檔案的數字化管理需要突破以往的管理理念，樹立起數字化的管理理念，針對衛生監督檔案管理形式實施數字化改造，借此全面推動衛生監督檔案管理的數

字化。

3.2 創建完善的監管機制

需創建統一的檔案管理指標。因為各個部門的工作需求，各自明確了相應的檔案存儲格式，各個部門間的信息很難共享，所以為了防止以上問題的出現需創建起統一的檔案管理指標。統一的檔案管理指標需要格式統一、整潔大方、結構完善。檔案根據相應的指標轉、歸類、存檔。分門別類采集整理，并且根據相應的順序索引，在較大程度上加強了工作效率。創建完善的監督管理制度，激發管理工作者的積極性。績效考核機制的執行，全面激發管理工作人員的熱情，端正管理者的態度。同時監督不單單拘泥于考核，還需監管整個數字化系統的穩定運行，定期針對檔案實施檢查，軟件的日常維護、升級工作的全面貫徹。數字化的檔案管理不僅需求快捷性、合理性，更為主要的便是關注其實用性與時效性，在如此的監督管理狀況下，才可以安全、穩定地工作。

3.3 加強基礎設施建設

硬、軟件基礎設施是檔案管理數字化創建不可或缺的基本要素，是檔案信息資源開發運用與數字化技術運用的重要基石。所以，衛生監督部門需引進先進的計算機等完善的硬件設施，以使得其能夠適用于系統中海量數據的迅速處理，文字圖片的掃描以及聲像檔案材料的錄入、網絡系統的創建等等，并且按照衛生監督檔案的實際狀況，選擇一套功能完善的信息系統軟件。唯有硬、軟件設施同時兼備，才可以達到衛生監督部門檔案數字化建設的本質需求，達到衛生監督檔案的數字化管理。

3.4 加強人才隊伍建設

若想達到衛生監督檔案的數字化管理，便需要增強對于檔案數字化管理人才團隊的培育與建設。能夠繼續教育、崗位培訓等途徑，增強對于管理工作者的專業理論與技能的培養，全面普及數字化技術專業知識。除單位需增強對檔案工作者的業務培訓以外，檔案管理工作者本身同樣需增強學習專業理論與技能的自覺性，全面把握同時可以熟練的運用現代化技術。伴隨科學技術的快速發展，計算機技術在各個領域中的大量運用，因此，檔案的數字化創建已經成為了檔案管理工作發展的重要趨勢。實現衛生監督檔案數字化管理是一項系統性的工程，此環節并非是一蹴而就的，對于當前衛生監督檔案重點出現改變、科技含量較低以及管理制度不完善等問題依然存在，政府部門與衛生監督機構需要運用合理高效的措施以妥善處理并給轉變此種情況。由增大信息基礎設施投資、增強檔案數字化人才團隊培養以及加強檔案信息網絡管理等層面入手，必然可以加強衛生監督檔案的數字化管理水平，促使檔案管理工作更加好的符合時代發展要求，快速的進入數字化，為社會經濟的穩定發展作出巨大的貢獻。

4 結論

綜上所述，運用數字化技術有助于我們國家的衛生監督檔案管理工作取得更好的成績。衛生監督檔案數字化管理不但可以保障檔案信息的安全性，同時還可以在一定程度上減少管理工作的工作量，加強工作效率。

參考文獻

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