高新技術企業如何做好項目檔案

董月茜

摘 要：隨著企業改革的不斷深化，企業的項目檔案工作也變得尤為重要，特別是高新技術企業，因為高新技術企業的項目檔案相比于其他企業檔案來說更加重要，所以我們要更加做好項目檔案的管理工作。隨著企業的新項目不斷增加，如何治理好檔案問題也是當今企業遇到的一個問題。因為企業的項目檔案是在項目進行投產時的一個重要文件，有了項目檔案，整個項目才能正常運行，項目檔案管理是整個工程運行的重要環節。

關鍵詞：項目檔案；運行管理；措施

高新技術企業的項目檔案管理有其必要性，因為項目的實施計劃與項目檔案管理密不可分，工程的下一步計劃在項目檔案中有體現，項目檔案的完整性，準確性，系統性等這些優點可以確保整個工程的完美施行。項目檔案管理還可以保證各部門各司其職明確職責。

1 項目檔案的相關特點

1.1 項目檔案是對項目的信息收集

企業的項目檔案是在該項目成立時，通過相關部門的審批，企業的招標進行實地勘察以后，再對整個項目進行設計，通過項目檔案的指示進行施工，并通過項目檔案進行指示，利用項目檔案的標準來進行驗收。這一過程中所形成的全部文件資料，就是項目檔案，理解項目檔案的意義以后，有利于企業對項目檔案更好的利用，對項目檔案的內容有更好的認識，指導相關單位在利用項目檔案時，不僅利用企業項目檔案在項目完成時進行驗收，還有助于企業在項目實施時，對相關文件材料進行收集，有利于接下來的工作。

1.2 項目檔案的特點

第一點，項目檔案具有有序性。企業項目檔案并不是雜亂無章的。是經過一定的整理整合以后形成的對于整個項目的相關資料。項目檔案并不是參差不齊的一堆資料，而是經過相關單位的鑒定后，形成的完整的，有序的，準確的，系統的檔案。

第二點，項目檔案還具有多樣性。項目檔案不僅僅是指一堆文字資料，項目檔案是對整個項目的可行性分析及指導，所以項目檔案包括文字，圖表，聲像等形式。對項目檔案這一特點的認識，有利于加強我們除對紙質資料的收集以外，還要注重其他對于項目有利的資料的收集。

2 實現項目檔案信息化管理的優勢

2.1 可以做到資源共享

企業的項目檔案管理能夠很好的做到資源的共享，共享資源以后企業的各個部門都能查閱到相關的檔案，使組織和領導能夠更好的對干部及其部門的資料進行查閱。

2.2 可以提高利用價值

企業項目檔案能夠有效提高干部人事檔案的利用率，直接對干部人事進行調查，既能夠提高檔案的利用效率，也可以有效的保護紙質檔案。

3 企業項目檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理滯后于工程建設

企業的的項目管理工作在理論上是要求工程建設相同步的，但是在實際中我們卻做不到這一點，通常項目檔案的管理工作會滯后于工程建設，這就會帶來一些問題，例如，工程文件資料會在工程建設中丟失，相關的項目檔案收集不齊全，等問題這些問題為后期的檔案整理工作帶來了相當大的麻煩。

3.2 相關的單位對于企業項目檔案的管理工作不夠重視

在高新技術企業項目進行時，往往項目進行的如火如荼，項目檔案的編制工作，卻很落后，因為相關的單位對于企業項目管理工作不夠重視，而且對一個大型企業來說，進行的項目可能是多個的，如果相關的單位不進行趕制，那么項目檔案就不可能和相關項目同步。

3.3 檔案管理工作者素質低下

檔案管理工作不是很難，但是相關工作人員仍需要具備良好的素質，即使具備了專業的知識水平和綜合素質也需要定時學習，信息化更新速度太快了，學習的少就不能掌握更好的管理方式，加上企業的項目檔案工作又非常的重要，所以顯然不能用臨時的不具備專業知識的人員，檔案管理工作更需要誠信可靠之人，萬不可小看這份工作。所以要培養專業的人才。

4 高新企業項目檔案管理的措施

4.1 引進先進的設備設施

信息化建設自然是需要技術設備的支持，所以要合理的運用好現有的資金，籌備性價比好的電子設備，以便讓信息化管理工作更順利的進行，也可以更好地保障隱私安全和資源共享。即使有設備也應該定期維修更新，電子設備的更新也是為了更好的服務于管理工作的進行，更好的管理人事檔案。

4.2 建立科學完整的管理體系

在擁有好的設備基礎上要建立完善的管理體系，制定好相關的規章制度，定期學習新的管理方法，讓管理體系更好的服務企業，跟上時代的步伐，爭取讓工作事半功倍，取得更高的效益，科學的管理體系不僅可以節省時間，還可以提高效率，讓效益最大化，充分的將資源的使用好，達到資源共享。通過企業項目的檔案管理，來促進項目更好的執行。

4.3 將更多的項目檔案信息資源數據化

企業項目檔案多是以紙質形式或者電子版的形式出現，現在講信息資源數據化就是將原有的信息資源整合存檔，以便防止丟失以外的發生，建立一個完整的數據庫來保存信息更新信息，更好的實現資源共享和信息化管理。并且將紙質不能收錄的聲音信息收錄進檔案中。

4.4 做好信息安全防范

雖然信息安全有法律的保護，也很少出現不法分子的介入，但是實際實行起來也是會出現很多問題，還是會存在漏洞，讓不法分子利用項目檔案進行違法利益獲取，所以還要加強信息的保護工作，對調取管理實時記錄在案，只有符合身份的人員才可以查詢。

4.5 提高工作者的服務水平

要加強現有工作者的綜合素質，組織培訓相關管理知識，對工作人員的錄取要求要適當的提高，一定要保證綜合素質水平，要會對各種信息進行分類管理，還要保證信息的安全和去向管理。

5 結束語

高新技術企業項目檔案的管理工作在如今的發展形勢正變得尤為重要，因為項目檔案不僅僅為企業接下來項目的實行計劃和指導，而且還為企業將來的發展奠定了基礎，所以企業要重視項目的檔案的管理工作，并及時對項目檔案管理進行監督工作，防止項目檔案丟失，遺漏甚至外泄。我們要同時建立紙質和電子檔案兩種，有兩手準備，做好檔案信息的保密工作，提高檔案管理人員的素質，來確保項目檔案工作更好的完成。

參考文獻

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