設備制造安裝監理日志管理與歸檔研究

張建 張宏飛 崔嘉昊

摘 要：設備監理日志是設備監理中重要的原始記錄，內容是否規范齊全完整是衡量設備監理工作質量重要的考核指標。作者根據設備監理檔案歸檔要求，結合其工作實踐，借鑒相關行業成功經驗，特提出加強對設備監理日志管理和歸檔的有關做法，以拋磚引玉。

關鍵詞：設備監理；日志；管理與歸檔；研究

當前，我國正處于經濟結構調整關鍵時期，重大設備呈現出投資規模大、技術復雜程度高、制造安裝周期長和生產運營過程中難以替換等特點，一旦發生質量安全事故，勢必造成重大人身傷亡和財產損失，實施設備監理，是促進重大設備質量提升和保障項目投資效益的重要手段，對推動國家和地區戰略落實具有重要意義。因此，國家三部委在2014年聯合下發了《關于加強重大設備監理工作的通知》，同時發布了鼓勵實施監理的《重大設備目錄》（2014版）[1]，為了指導新常態下設備監理工作，質檢總局2016年發出《關于繼續做好重大設備監理工作的通知》[2]，要求各部門、各單位要進一步增強狠抓重大設備質量監管的緊迫感和責任感，做好設備監理工作。本文根據設備監理檔案的歸檔要求，結合平時工作，針對設備監理工作中薄弱環節，特提出加強對設備監理日志日常管理與歸檔的有關做法和思路。

1 設備監理日志的重要性

在設備監理中形成的監理文件種類繁多，其中設備制造安裝監理日志是設備監理單位駐廠監理工程師對監理過程逐日記錄的筆記本。從監理人員入駐工廠開始，到竣工結束為止，全面記錄了監理工作的各項目活動及每天監理工作的點點滴滴。

設備監理日志作為監督承包商按合同要求制造安裝的監理行為記錄，在很大程度上反映了設備監理機構的工作業績、監理業務內容和質量、監理人員的行為軌跡和具體的監理活動，其作用有以下兩點：

1）設備監理日志又是監理機構加強內部行政管理的基本手段和工具。以設備監理日志為基礎，監理機構可以辨識各部件制造中所形成的各類監理記錄的相互聯系、前后順序，理清設備工程項目的來龍去脈，并利用其作為日后查找資料的重要線索。

2）建設單位（業主）通過查閱監理日志，能夠更好地了解和支待設備監理工作。監理日志使具體的設備監理行為有據可查，也是應對委托方檢查設備監理工作的一種自我保護措施。

2 設備監理日志與檔案失實的現狀和原因

目前由于我國設備監理市場尚未成熟，各設備監理企業的專業隊伍水平、人員素質良莠不齊，企業面臨業績下滑的隱憂，有少數設備監理公司被迫采用壓價競爭的手段，以期承攬較多任務，某些建設單位（業主）遂利用這種無序競爭局勢任意壓價，造成設備監理費偏低的現狀。這種惡性循環，加大了監理公司自身發展的困難，使其步履維艱無力承擔足額的高素質人員費用，而是采取低薪用人、消極應付以極少的成本來完成設備監理任務，從而出現了設備監理人員不穩定、不到位、駐廠總監不能常駐工廠，程序性監理不到位，技術性監理不嚴謹，有的甚至不能履職，忽視復核、抽查抽檢和校對工作，日志不記或相關過程無法記錄或亂記，致使設備監理工作水準嚴重

降低。

3 提高設備監理日志與歸檔質量的具體措施

在設備監理公司配置足額的高素質專業設備監理人員同時，設備監理機構及人員應做好以下四方面工作：

3.1 收集設備工程基本資料，確立設備監理日志和歸檔的依據

1）設備供貨合同、設計合同、安裝調試合同有關的技術和質量條款；2）設備監理合同；3）設計圖紙和文件、工藝方案和文件、工藝標準；4）產品技術標準；5）制造商質量體系文件；6）監理大綱、監理規劃、監理實施細則；7）國家和地方有關法律、法規；

8）發給承包商圖紙的憑據。凡經審核的圖紙和補充圖紙，發送給承包商時均應記錄在案，以免因遺失而延誤，并遭致承包商提出索賠；9）雇主、承包商、監理方所簽訂的各種補充協議；承包商的報告或通知。除正式例行報告和報表外，日常工作中各種正式函件、口頭通知，報告均應作記錄。

3.2 完善各類記錄，奠定監理日志和歸檔的基石

設備監理記錄可分為四大類：

1）歷史性記錄。是根據設備工程計劃，說明工程進度及實際完成步驟的相關事項。諸如：（1）天氣象記錄與天氣報告，以及異常天氣情況。過程環境和其他影響的因素（時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等）（2）各類會議的記錄，如有關設備工程事項的討論與決議記錄。（3）監理員的日報表，是對其負責的范圍內的主要工作所作記錄。如一天中的主要工作、進度、質量情況；所使用的人力、材料消耗和機械設備；工程延遲或工作質量低劣的情形；影響工程進度的其它事項。（4）監理月報包括工程概況、工程計劃、進度與完成情況，工程質量、工程費用及支付情況，工程延誤及主要原因，遇到重要問題或困難，重要糾紛和爭論。

2）質量記錄。包括材料檢驗的記錄；試件、試樣、樣品抽樣記錄；試驗、檢驗結果分析記錄；特殊規定定量化記錄；工序驗收記錄；隱蔽工程檢查記錄等。

3）竣工出廠記錄。包括：部裝、總裝工程所有的驗收資料，應按實際說明原有狀態和有關操作的指示，并繪出其完成時的狀態；依出廠驗收、監理預檢的情況記錄，編制工程監理總結；簽證確認制造單位整機性能驗收報告。

3.3 規范監理日志的記錄內容

監理日志的內容，主要應記錄以下幾方面情況：

1）主關零部件核查記錄（按產品質量特性分級為A類零部件），并把資料核查表粘附在監理日志本上；2）日期、氣象、過程環境和其他影響的因素（時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等）；3）制造、安裝情況概述，如工程進度、人員分布、加工設備能力及狀態、形象進度情況、合理化建議等情況，均應記錄在案；4）原材料、外購件、外協件及各階段的檢驗確認情況。設備進場及檢驗事宜。對不符合要求的情況須明確記錄，以引起注意；5）制造、安裝質量清況，當天協調的問題及其結果。監理日志對質量問題的記錄，要延伸到整改情況、整改驗收是否符合要求、參加驗收的人員清況等，使前因后果清楚以利追溯和分清責任。

3.4 建立健全監理日志的管理歸檔制度

設備監理日志最好按分項設置，由專業監理工程師負責填寫。

因工作需要而發生駐廠監理人員調動，原記錄監理日志的專業監理工程師應在調離時辦理監理日志交接手續。各駐廠設備項目總監必須及時檢查、審閱寫好的監理日志，做到心中有數，以便更好地組織、協調、指導各監理人員的監理工作，并隨時著錄審閱人姓名和日期。

設備監理公司應落實專業技術人員和檔案管理人員加強檢查、指導和督促，以前瞻性的技術管理和調控手段，實現監督管理，并定期抽查各駐廠現場監理人員所記錄的監理日志和所收集資料。在檢查中，發現質量較差的，對其批評教育，并要求及時改正，如有弄虛作假的，經核實后由公司對其嚴肅處理。最后，應明確監理日志隨設備工程監理資料一并歸檔的制度，檔案人員在接收檔案時也要對其內容進行技術性審查，不符合規范要求的要責令限期整改。

參考文獻

[1]質檢總局、發展改革委、工業和信息化部聯合下發《關于加強重大設備監理工作的通知》[S].（國質檢質聯〔2014〕60號）.

[2]質檢總局《關于繼續做好重大設備監理工作的通知》[S].（國質檢質〔2016〕461號）.

作者簡介

張建（1962-），男，漢族，江蘇省重大設備安全監督檢驗研究院南通分院副總工程師、注冊設備監理師、副研究館員，研究方向：重大設備檢驗技術和檔案管理。